Ревизия использования средств на оплату труда

Для оформления материалов ревизии  расчетов с персоналом по оплате труда  ревизор должен систематизировать  накопленные материалы и факты в рабочих документах (журналах, таблицах, справках). Рабочие документы должны оформляться четко, ясно, так как при поверхностном и неконкретном изложении и плохом оформлении материалов невозможно определить сущность выявленных недостатков и нарушений.

По результатам проверки составляются обобщающие аналитические документы, чтобы получить общее представление о положении дел в организации, где была проведена ревизия, наметить пути для устранения недостатков. В рабочие документы ревизора необходимо включать факты, которые выяснены полностью.

По результатам ревизии, которые  отражены в рабочих документах, ревизоры составляют акты ревизии, которые подразделяются на основные, частные, промежуточные  и разовые.

Основной акт отражает результаты ревизии хозяйственно-финансовой деятельности проверяемой организации. Его составляют по завершении ревизии после того, как все установленные факты найдут отражение в других видах актов.

Частные и промежуточные акты составляются в тех случаях, когда выявленные недостатки и нарушения требуют срочного принятия мер по их устранению или наказанию виновных лиц. Промежуточные акты подписывают руководители и члены ревизионной бригады, а также виновное должностное лицо. К акту прилагаются объяснительная записка или возражения.

Разовые акты составляют при проверке отдельных операций, в том числе при проверке расчетов с персоналом по оплате труда (Приложение К).

Если в ходе ревизии расчетов с персоналом по оплате труда выявлены факты нарушений, целесообразно  отражать их в «Ведомости установленных ревизией нарушений». В этой ведомости все факты нарушений фиксируются со ссылкой на учетный регистр и документ с указанием нарушенного положения и лица, виновного в нарушении. Итоги ведомости включаются в обобщающий акт, а ведомость прилагают к акту.

На основании и промежуточного акта, разового акта, накопительной  ведомости установленных комиссией  фактов нарушений, рабочих документов (таблиц, справок), расчетов, составленных членами ревизионной комиссии, составляется обобщающий акт ревизии.

Подводя итог, следует отметить, что в процессе проверки начисления  заработной платы в ОАО «Любанский завод стеновых блоков» за 2011 год были проверены некоторые виды начисления заработка при повременной и сдельной оплате труда; правильность и обоснованность начисления больничных, пособий по беременности и родам, правильность, идентичность и обоснованность сделанных бухгалтерских записей, соответствие нормам действующего законодательства.

 

 

 

 

5. ОСОБЕННОСТИ РЕВИЗИИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СРЕДСТВ НА ОПЛАТУ ТРУДА В УСЛОВИЯХ ПРИМЕНЕНИЯ ПЭВМ

 

Внедрение компьютерной обработки данных субъектами предпринимательской  деятельности на базе современных ПЭВМ вносит существенные изменения в  организацию и методику проведения ревизии (аудита) средств на оплату труда. Бухгалтерский учет в условиях применения ПЭВМ является не только информационной, но и контрольной подсистемой. Ее функция - обеспечить все уровни управления необходимой информацией для непрерывного контроля за различными сторонами финансово-хозяйственной деятельности управляемого объекта. Создание информационного банка плановых, нормативных и фактических данных позволяет использовать в любой период времени большие объемы экономической информации для контроля за выполнением плановых (прогнозных) заданий, выявления и устранения нарушений и недостатков в расходовании ресурсов.

Применение компьютерной обработки данных расширяет круг задач ревизии (аудита) средств на оплату труда. Прежде всего, в тщательном изучении нуждаются используемая на предприятии программа автоматизации бухгалтерского учета и ее применение в части учета оплаты труда, достоверность носителей входящей информации и выходных документов на машиночитаемых носителях. Неотъемлемым элементом проверки становится изучение качества самой программы и предусмотренной ею системы контроля, регистров аналитического и синтетического учета, выявление и исправление ошибок, возникающих при выверке исходной информации. В процессе проверки необходимо установить, насколько эффективна применяемая система текущего контроля на следующих стадиях технологического процесса обработки учетно-аналитической информации по затратам производства:

- приемка и регистрация первичной документации по учету расчетов с персоналом по оплату труда;

- арифметическая обработка документов (таксировка);

- создание учетных регистров по расчетам по оплате труда.

При проведении проверки использования средств на оплату труда в системе компьютерной обработки данных сохраняются основные элементы его методологии. Использование ПЭВМ существенно влияет на процесс изучения ревизором системы учета оплаты труда субъекта предпринимательской деятельности и сопутствующих ему средств внутреннего контроля.

Применение ПЭВМ в  учетно-аналитической работе проверяемого предприятия приводит к изменению  отдельных элементов организации  бухгалтерского учета и внутреннего контроля:

- для проверки правильности использования средств на оплату труда наряду с традиционными первичными документами используются и первичные документы на машиночитаемом носителе;

- постоянные нормативно-справочные показатели могут быть проверены по данным, хранящимся в памяти компьютера или на машиночитаемых носителях информации (например, заноситься в константы);

- вместо журналов-ордеров по счетам могут формироваться автоматизированные учетные регистры (например, анализы, карточки счетов, оборотно-сальдовые ведомости по счетам).

Субъект предпринимательской  деятельности обязан предоставить контролирующей организации необходимый доступ к системе компьютерной обработки  данных. Если это условие проверяемой  организацией не выполняется, ревизор имеет право потребовать представления необходимых ей документов на бумажных носителях информации, чтобы не было ограничения объема проверки.

При проведении ревизии использования средств на оплату труда в условиях применения ПЭВМ проверяющий должен иметь представление о техническом, программном и математическом обеспечении компьютеров, а также системах обработки учетно-аналитической информации.

В процессе проверки в  качестве одного из основных источников информации используются машинограммы по счетам учета расчетов по оплате труда, созданные в результате обработки учетно-аналитической информации и использования ПЭВМ. Необходимыми условиями, придающими машинограмме юридическую силу, являются:

- соблюдение требований стандартов, предусмотренных программами автоматизации учета;

- наличие таких реквизитов, как дата создания машинограммы, наименование и местонахождение создавшей ее организации, подписи ответственных лиц.

Если в машинограмме обнаружены сделанные от руки исправления, то она должна содержать дату и подпись внесшего их должностного лица, а также необходимые пояснения. Обоснованность этих исправлений (замена одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т.п.) нужно выяснить в ходе проверки. В условиях использования ЭВМ для обработки учетно-экономической информации перенос данных с первичных документов на магнитные носители сопровождается их кодированием на основе предварительно разработанных программ и алгоритмов.

В условиях применения в  учете ПЭВМ значительно снижается  трудоемкость проверок, так как отпадает необходимость производить арифметические проверки множества накопительных документов, учетных регистров и отчетных таблиц, составленных c помощью компьютеров в виде машинограмм. Достоверность арифметических подсчетов в них обычно сомнений не вызывает. Тщательного изучения требуют только сделанные в машинограммах исправления: замены одних показателей другими, внесение дополнительных данных и т.п. При проверке машинограмм важно выяснить правильность их оформления: наличие заголовка, подпись работника, составившего данный документ.

Ревизору необходимо убедиться в том, что информационная база внутри компьютера обеспечивает сохранность информации, ее архивирование, простоту доступа, кодирование и  декодирование информации, ограничение  несанкционированного доступа к ней. Актуальность данных обеспечивается регламентированием источников и потребителей информации, периодичностью и условиями ее обновления и использования.

При проверке использования средств на оплату труда в условиях применения ПЭВМ следует обращать внимание на следующие вопросы:

- необходимость сверки регистров расчетов по оплате труда, получаемых с помощью ПЭВМ, с данными первичного учета;

- наличие несанкционированных изменений программного обеспечения. Изменения, вносимые в программное обеспечение проверяемой организацией в связи с изменением законодательства, должны быть документированы, согласованы, одобрены и проверены разработчиком программного обеспечения.

Источниками получения  доказательств при проведении проверки являются данные, подготовленные в системе компьютерной обработки данных субъекта предпринимательской деятельности в виде таблиц, ведомостей, регистров бухгалтерского учета проверяемой организации. Ревизор имеет возможность применять их, их копии, в том числе фотокопии, в качестве рабочей документации, сопровождая обработку этих документов ссылками, пометками, специальными символами. В случае работы проверяющего непосредственно в системе компьютерной обработки данных субъекта предпринимательской деятельности (без вывода на печать) рабочие документы, подтверждающие факт сбора доказательств, составляются ревизором самостоятельно.

Для использования возможностей программы ревизору необходимо получить разрешение руководства организации  на ее использование в целях проверки.

Помимо использования  бухгалтерских программ, ПЭВМ может  применяться ревизором для получения  нормативно-правовой, справочной и  другой информации, необходимой для  качественной проверки правильности кассовых операций в проверяемой организации. Проверяющими сегодня широко используются возможности информационно-аналитических систем "Консультатн-плюс", "Эксперт", "Главбух-инфо" и других.

Таким образом, применение средств автоматизации повышает эффективность проверки использования средств на оплату труда, сокращая при этом время на ее проведение и трудоемкость.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Контроль наряду с планированием, учетом и анализом является одной  из функций управления любого экономического субъекта. Основными методами контроля являются ревизия и аудит. Ревизия  хозяйственной деятельности организаций – это система контрольных действий, осуществляемая ревизионной комиссией, группой специалистов или ревизором, при которой за определённый период времени в соответствии с  утверждённой программой устанавливается достоверность совершённых операций и процессов, правильность действий выполнявших их должностных лиц.

Во многом достоверность бухгалтерской  отчетности и финансовой положение  организации зависит от постановки внутреннего контроля проверяемого субъекта хозяйствования. При хорошо организованной системе внутреннего контроля повышается надежность учетных и отчетных данных, а также минимизируется вероятность недостач и растрат активов (имущества), нецелевого и нерационального использования ресурсов. 

Нами была проведена ревизия использования средств на оплату труда в ОАО «Любанский завод стеновых блоков», по итогам чего были получены следующие результаты:

1. в организации налажена эффективная  система ведения бухгалтерского  учета и составления отчетности, так как хозяйственные операции отражаются в тех отчетных периодах, в которых они производились; в тех суммах, которые указаны в первичных документах; а также правильно и в соответствии с законодательными и инструктивными актами Республики Беларусь и учетной политикой организации;

2. расчеты с персоналом по  оплате труда являются законными,  то есть соответствуют нормам  законодательства, и документально  обоснованными, так как все  начисления и удержания производятся  на основании первичных документов;

3. начисление основной и дополнительной оплаты труда, а также выплат специального характера (отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, и др.) по итогам проверки ведется в установленном законодательством порядке;

4. подоходный налог исчисляется и удерживается ежемесячно нарастающим итогом с начала календарного года с суммы облагаемого дохода физического лица, исчисляемого как сумма дохода физического лица, уменьшенная на доходы, по которым имеется льгота, с зачетом ранее удержанной суммы налога;

5. в процессе проверки начисления  заработной платы были проверены некоторые виды начисления заработка при повременной и сдельной оплате труда; правильность и обоснованность начисления больничных, пособий по беременности и родам, правильность, идентичность и обоснованность сделанных бухгалтерских записей, соответствие нормам действующего законодательства;

6. по результатам тестирования  налажена эффективная система  внутреннего контроля как в  целом за деятельностью организации,  так и в частности за объемом  и качеством труда, а также за средствами на его оплату.

В завершение проведения ревизии ревизионная  комиссия составляет обобщающий акт  ревизии, где находят отражение  выявленные недостатки хозяйственной  деятельности, которые обосновываются прилагаемыми документами (первичными и рабочими). Что касается, документального оформления материалов ревизии расчетов с персоналом по оплате труда, то указанный участок деятельность организации находит отражение в рабочей документации ревизора, а при выявлении нарушений составляется разовый либо частный акт ревизии.