Отчет по практике на ОАО "Минский моторный завод"

В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию - документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Делопроизводство на ОАО ММЗ осуществляется согласно СТП 212-1224-2013 (стандарт предприятия).

Вся поступающая в организацию корреспонденция принимается и обрабатывается работниками канцелярии.

До вскрытия конвертов (пакетов) работник канцелярии проверяет правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей.

Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено». Поступившие конверты (пакеты) вскрываются работником канцелярии, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату.

Упаковка документов, поступивших на съемных машинных носителях (дисках, дискетах и др.), не вскрывается, обработке подлежит только сопроводительная документация.

После вскрытия конвертов (пакетов) работником канцелярии проверяются комплектность и сохранность вложений.

В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт произвольной формы работниками канцелярии, подписывается заведующим канцелярией, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии.

Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются работником канцелярии у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса.

После вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:

–дата на оттиске календарного штемпеля необходима, как свидетельство даты отправки или получения документа;

–на документе отсутствует реквизит «Дата»;

– дата документа существенно отличается от даты его получения;

– в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В указанных случаях конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию в качестве оправдательных документов. Регистрации подлежат входящие документы, требующие учета и исполнения.

Документы регистрируются независимо от способа их создания.

Регистрация внешних входящих документов осуществляется работником канцелярии централизованно в канцелярии ОКиКИП в день поступления, внутренних документов осуществляется в структурном подразделении работником, ответственным за делопроизводство.

Регистрация входящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

В канцелярии на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется регистрационный штамп. Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается.

На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках документов регистрационный штамп не проставляется.

Зарегистрированные документы работник канцелярии направляет руководству организации (по принадлежности) для рассмотрения и принятия решений. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям по принадлежности.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководству по мере поступления. Документы, рассмотренные руководством организации, возвращаются в канцелярию с резолюцией с указанием исполнителей.

Документ с резолюцией направляется работником канцелярии исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Если документ согласно резолюции требует контроля и исполнения, экземпляр передается лицу, ответственному за контроль исполнения поручений.

Документы, зарегистрированные в канцелярии, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях. Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю, согласно установленному распределению обязанностей. Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается. На исполненном документе исполнителем или руководителем  структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Работник канцелярии переносит отметку об исполнении документа и направлении его  в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

Исходящие документы регистрируются в канцелярии делопроизводителем после их подписания генеральным директором, в структурных подразделениях работником, ответственным за делопроизводство, после их подписания руководителем подразделения.

Документы регистрируются в день их подписания.

Регистрация исходящих документов производится в «Журнале регистрации исходящих документов»:

– в графе «Дата и номер исходящего документа»  указывается дата документа и номер, присвоенный ему в подразделении;

– в графе «Куда и кому направлен документ» указывается наименование подразделения или организации, куда направлен документ;

– в графе «Краткое содержание отправляемого документа» указывается заголовок или краткое содержание документа.

Отправка документов осуществляется канцелярией и ОКиКИП. В канцелярии проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования.

Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям.

Обработку отправляемых документов в организации осуществляет работник канцелярии в следующей последовательности:

– сортировка по адресам и видам почтовых отправителей;

– определение стоимости отправления;

– составление   списка заказных отправителей;

– заполнение   «Реестра   на   отправляемые документы».

Обработка и отправка документов осуществляется в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Организация материальной ответственности за сохранность имущества.

 

Материальная ответственность работника за ущерб, в т.ч. за недостачу, причиненный нанимателю при исполнении трудовых обязанностей, предусмотрена трудовым законодательством.

На ОАО «УКХ «Минский моторный завод» с работниками заключаются договоры о полной материальной ответственности, для возмещения имущественного ущерба, причиненного нанимателю неисполнением или ненадлежащим исполнением возложенных на работников трудовых обязанностей (при наличии такого договора работодатель страхует себя от недостач).

Письменный договор о полной материальной ответственности может быть заключен с работником только при наличии следующих условий:

– работник достиг возраста 18 лет;

– работник должен занимать должность или осуществлять работу, которые включены в специальный перечень должностей и работ, по которым можно заключать договор о полной материальной ответственности, который утвержден в порядке, установленном Правительством (ст. 405 ТК).

 Договоры о полной материальной  ответственности подразделяют на 2 вида:

1) договор о полной индивидуальной  материальной ответственности (заключают с одним работником) определяет условия возмещения работником ущерба в случае недостачи вверенного ему имущества;

2) договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности, который заключается с группой работников, объединенных в коллектив (бригаду), и определяет условия возмещения группой работников ущерба при недостаче вверенного ей имущества.

 В основе материальной ответственности  лежит обязанность работника добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, бережно относиться к имуществу работодателя (в т.ч. к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если он несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников.

 Материальная ответственность  работника ОАО «УКХ «ММЗ» возникает, как правило, лишь при наличии  ряда обязательных общих условий  материальной ответственности:

 – наличие ущерба, причиненного  нанимателю при исполнении трудовых обязанностей;

 – противоправность действия  или бездействия работника;

 – прямая причинная связь  между противоправным поведением  работника и возникшим у нанимателя ущербом;

 – вина работника в причинении  ущерба.

Существуют 2 вида материальной ответственности: ограниченная и полная

 Работники, как правило, несут  полную материальную ответственность  за ущерб, причиненный по их вине нанимателю (за исключением случаев полной материальной ответственности, предусмотренных ст. 404 ТК (ст. 402 ТК).

Ограниченную материальную ответственность несут:

1) работники – в размере причиненного  по их вине ущерба, но не  свыше своего среднего месячного  заработка за порчу или уничтожение  по небрежности материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в т.ч. при их изготовлении, а также за порчу или уничтожение по небрежности инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных им в пользование для осуществления трудового процесса;

2) руководители организаций, их  заместители, руководители структурных подразделений и их заместители – в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше 3-кратного среднего месячного заработка, если ущерб причинен неправильной постановкой учета и хранения материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер к предотвращению простоев или выпуска недоброкачественной продукции.

Полная материальная ответственность бывает индивидуальной или коллективной (бригадной)

 По договору о полной индивидуальной  материальной ответственности работник  самостоятельно и в полном объеме несет ответственность за ущерб, причиненный имуществу работодателя. Данный договор подлежит оформлению в соответствии с Примерной формой договора о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденной постановлением № 764.

 Решение нанимателя об установлении полной коллективной (бригадной) материальной ответственности оформляют приказом (распоряжением). Основанием для привлечения бригады к коллективной материальной ответственности также являются результаты инвентаризации, установившей наличие ущерба.

 Если принято решение об  установлении бригадной ответственности, то в состав бригады в обязательном порядке включают руководителя структурного подразделения и его заместителя (заместителей). В случае если отдельные работники подразделения не выполняют операции с вверенными им материальными ценностями, а всего лишь имеют доступ в помещения, где хранят указанное имущество, то их, как правило, не включают в состав бригады (например, уборщики служебных помещений, иной обслуживающий персонал).

 Вместе с тем, если эти работники участвуют в выполнении работ с вверенным имуществом, то они могут быть включены в состав бригады, но с оговоркой о степени несения ответственности за причиненный ущерб.

 Возмещение работниками ущерба  в размере, не превышающем среднего месячного заработка, производят по распоряжению нанимателя путем удержания из заработной платы работника.

 Если работник не согласен  с вычетом или его размером, трудовой спор по его заявлению  рассматривают в порядке, предусмотренном  законодательством (ст. 408 ТК).

Возмещение ущерба производят независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие или бездействие, которым причинен ущерб нанимателю.

 Нанимателю при подаче заявления  о возмещении работником, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, ущерба необходимо иметь в виду, что суды требуют результаты проведенных инвентаризаций либо аудиторских проверок, выявляя факты возможности длящегося ущерба, а также лиц, возможно причастных к возникновению ущерба.