Организация учета и анализа расчетов с покупателями и заказчиками (на примере ООО «НПО «ПромТехЭкспорт»)

После подписания сторонами Соглашения о новации составляются необходимые первичные документы на отгрузку товара. После отгрузки документы принимаются к учету у кредитора и дебитора, после чего задолженность считается погашенной.

Учитывая отрицательное влияние дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля за сохранностью активов, вместе со счетом-фактурой покупателю целесообразно высылать «напоминание об оплате»,  где необходимо указать следующие данные: номер и дата договора, общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). «Напоминание об оплате» создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно напоминает ему о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Еще одним эффективным приемом контроля за дебиторской задолженностью являются периодические сверки с покупателями. Для этого всем покупателям по установленному порядку (например, не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации.

Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров, номера и даты выписки отгрузочных документов, даты  совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов-фактур), а также данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями. В акте сверки также содержится просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10 дней со дня получения акта, а при наличии разногласий указать их причины. 

Акт сверки составляется в двух экземплярах: 1-й экземпляр, подписанный генеральным директором и согласованный с главным бухгалтером, скрепленный печатью организации, отправляется покупателю, при этом регистрируется дата и точное время его отправления; 2-й экземпляр регистрируется в специальном журнале и хранится в соответствующей картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности. Покупатель должен в течение 10 дней со дня получения указанного акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить акт (или возражения к акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица. Подтвержденный акт сверки либо возражения к акту также регистрируется с указанием даты его получения. В ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» акты сверки составляются, но покупателями и заказчиками они признаются неохотно. Большая часть актов сверок остается непризнанными, в результате увеличиваются сроки погашения дебиторской задолженности.

В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом оперативно ставится в известность руководитель организации. Директор совместно с юристом принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).

В случае если ответ на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки не получен, определенными работниками (по установленному порядку) выясняются причины непредставления ответа на обращение с просьбой выверить задолженность. При получении отказа выверить задолженность материалы об этом оперативно передаются дирекции организации для принятия соответствующих решений. При отсутствии связи с организацией-должником выясняются причины этого.

Если в результате сбора соответствующей информации выясняется, что организация-должник не ликвидирована, то необходимо применить претензионный или судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров.

Если организация-должник ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом.

Гражданское законодательство допускает изменение цены договора купли-продажи или поставки, в том числе и путем предоставления скидок, которые можно разделить на две группы:

– в форме пересмотра цены товара, отраженной в договоре;

– в виде бонуса, премии, вознаграждения без изменения стоимости продукции.

Ситуации, когда продавец и покупатель в договоре фиксируют, что скидка предоставляется путем уменьшения стоимости единицы товара, на практике достаточно распространены. Такая скидка – не что иное, как изменение цены сделки [2]. Затраты продавца в этом случае относятся к прочим расходам и уменьшают его базу по налогу на прибыль. Если цена товара изменилась уже после его отгрузки, то у продавца возникает необходимость исправления записей в бухгалтерском учете, в первичных документах, а также корректировки налоговых обязательств путем представления уточненных деклараций за тот период, в котором произошла реализация ценностей.

Следует учитывать, что покупатель обязан выполнить условия, которые являются основанием для предоставления ему скидок по контракту.

Таким образом, скидка может фактически являться изменением цены товара, пересмотром задолженности клиента, вознаграждением покупателю при выполнении им определенных условий продажи либо дополнительной отгрузкой товара.

Четкая организация расчетов между поставщиками и покупателями оказывает непосредственное влияние на ускорение оборачиваемости оборотных средств и своевременное поступление денежных средств.

Для предприятия рост дебиторской задолженности означает отвлечение из оборота средств, что крайне отрицательно сказывается на финансовом положении предприятия, поэтому в современных условиях кризиса неплатежей управление дебиторской задолженностью является первоочередной задачей, что в свою очередь позволяет значительно снизить сроки её погашения, ускорить её оборачиваемость.

Решить проблему неплатежей поможет факторинг – финансовая услуга по управлению текущей дебиторской задолженностью и финансированию оборотных средств. За этой услугой обращаются, как правило, в банки или факторинговые компании. После отгрузки товара продавец представляет в банк отгрузочные документы. Затем банк предоставляет финансирование в размере 90% от суммы поставки (10% удерживается банком в качестве комиссионного вознаграждения). После чего, получив от должника оплату, банк вычтет причитающееся ему комиссионное вознаграждение, а остатки суммы перечислит поставщику. Факторинг бессрочен и может включать в себя оплату целой серии поставки в течение срока действия договора. Это позволит планировать программу развития организации на годы вперед.

Анализ дебиторов предполагает прежде всего анализ их платежеспособности с целью выработки индивидуальных условий представления коммерческих кредитов и условий факторинговых договоров. Уровень и динамика коэффициентов ликвидности могут привести менеджера к выводу о целесообразности продажи продукции только при предоплате или наоборот - о возможности снижения процента по коммерческим кредитам и т.п.

Анализ дебиторской задолженности и оценка ее реальной стоимости заключается в анализе задолженности по срокам ее возникновения, в выявлении безнадежной задолженности и формировании на эту сумму резерва но сомнительным долгам.

Определенный интерес представляет анализ динамики дебиторской задолженности по срокам ее возникновения и/или по периоду оборачиваемости. Подробный анализ позволяет сделать прогноз поступлений средств, выявить дебиторов, в отношении которых необходимы дополнительные усилия по возврату долгов, оценить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей - характеристика финансовой устойчивости фирмы и эффективности финансового менеджмента. В практике финансовой деятельности российских фирм зачастую складывается такая ситуация, которая делает невыгодным снижение дебиторской задолженности без изменения кредиторской (обязательств). Уменьшение дебиторской задолженности снижает коэффициент покрытия (ликвидности), фирма приобретает признаки несостоятельности и становится уязвимой со стороны госорганов и кредиторов.

Дебиторская задолженность - элемент оборотных средств, ее уменьшение снижает коэффициент покрытия. Поэтому финансовые менеджеры решают не только задачу снижения дебиторской задолженности, но и ее балансирования с кредиторской.

При анализе соотношения между дебиторской и кредиторской задолженностями необходим анализ условий коммерческого кредита, предоставляемого фирме поставщиками сырья и материалов.

Условия платежей за отгруженную продукцию - один из факторов, влияющих на объем продаж. Под условиями платежей понимается:

а) предоставление отдельным покупателям коммерческого кредита (отсрочки платежа);

б) срок кредита;

в) скидка за своевременность оплаты. Перечисленные три условия могут быть выражены распространенной схемой.

На уровень дебиторской задолженности влияют следующие основные факторы:

- оценка и классификация  покупателей в зависимости от  вида продукции, объема закупок, платежеспособности клиентов, истории  кредитных отношений и предполагаемых  условий оплаты;

- контроль расчетов с дебиторами, оценка реального состояния дебиторской задолженности;

- анализ и планирование  денежных потоков с учетом  коэффициентов инкассации.

Для определения инвестиции в дебиторскую задолженность применяется расчет, который учитывает годовые объемы продаж в кредит и срок неоплаты дебиторской задолженности.

Делая обобщение можно сделать вывод что в основе управления дебиторской задолженностью лежит два подхода:

а) сравнение дополнительной прибыли, связанной с той или иной схемой спонтанного финансирования, с затратами и потерями, возникающими при изменении политики реализации продукции;

б) сравнение и оптимизация величины и сроков дебиторской и кредиторской задолженностей. Данные сравнения проводятся по уровню кредитоспособности, времени отсрочки платежа, стратегии скидок, доходам и расходам по инкассации.

Оценка реального состояния дебиторской задолженности, т. е. оценка вероятности безнадежных долгов - один из важнейших вопросов управления оборотным капиталом. Эта оценка ведется отдельно по группам дебиторской задолженности с различными сроками возникновения. Финансовый менеджер может при этом использовать накопленную на предприятии статистику, а также прибегнуть к услугам экспертов-консультантов.

 

Заключение

 

В качестве заключения проведенного исследования можно отметить, что цель, поставленная перед написанием дипломной работы, была достигнута, задачи решены, а именно:

- рассмотрены теоретико-методические  аспекты учета дебиторской задолженности;

- отражена дебиторская  задолженность в бухгалтерской отчетности предприятия;

- исследованы теоретические  основы организации синтетического  и аналитического учета дебиторской  задолженности;

- проанализированы финансовый  учет дебиторской задолженности  предприятия;

- рассмотрена характеристика  финансово-хозяйственной деятельности объекта исследования;

- исследован аналитический  учет дебиторской задолженности  и документальное оформление, синтетический  учет и отражение в отчетности  дебиторской задолженности предприятия;

- предложены основные направления совершенствования по учету дебиторской задолженности.

Основную массу всех расчетных операций в коммерческих предприятиях занимают расчетные операции, и в том числе операции по учету расчетов с покупателями и заказчиками. Огромный оборот денежных и материальных ресурсов приводит к повышенному вниманию со стороны контролирующих органов к правильности постановки организации и ведения бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками. Существование различных методов учета, организация учета расчетов с множеством поставщиков и покупателей, постоянно изменяющаяся законодательная база делает работу бухгалтера предприятия, занимающегося производством и реализацией продукции, крайне сложной и ответственной. аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» должен обеспечивать возможность формировать в балансе информацию о задолженности покупателей и заказчиков по сроку ожидаемого платежа после отчетной даты - в течение 12 месяцев или более 12 месяцев.

Во второй главе рассмотрены особенности бухгалтерского учета расчетов с покупателями и заказчиками ООО «НПО «ПромТехЭкспорт», из чего следует, что по мере отгрузки товаров и продукции, выполнения работ, оказания услуг и предъявления к оплате расчетных документов при определении выручки от продажи по отгрузке их договорная (продажная) стоимость отражается по кредиту счета 90 в корреспонденции с дебетом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Одновременно себестоимость продукции, работ, услуг списывается с кредита счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 43 «Готовая продукция», а стоимость товаров - со счета 41 «Товары» или 45 «Товары отгруженные» в дебет счета 90.

Аналитический учет по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» в ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным.