Организация учета и анализа расчетов с покупателями и заказчиками (на примере ООО «НПО «ПромТехЭкспорт»)

1.Д- 62-1 «Расчеты с покупателями  и заказчиками» К-т 90 = 236 000 руб. –  отгружены товары покупателю

2.Д- 90 К-т 68 =36 000 руб. – начислен  НДС с отгруженных товаров

3.Д-т 68 К-т 76-АВ «НДС по  авансам полученным» = 18000 руб. – принимаем к учету вычет НДС с аванса

4.Д-т 62-2 «Авансы полученные» - Кредит 62-1 «Расчеты с покупателями  и заказчиками» - на сумму 118 000 руб. – зачтен аванс от ООО «Альянс».

Т.е. за первый квартал ООО «ПромТехЭкспорт» перечислит 18 000 руб. НДС, а за второй квартал 2013 года:

36 000 -18 000 = 18 000 рублей.

Если возвращен аванс.

При возвращении предоплаты в случае расторжения договора компания также имеет право на вычет НДС с авансов. Реализовать это право можно только в течение года с момента возврата аванса. Делаем проводки в учете.

Д-т 62 «Авансы полученные» К-т 51 – с расчетного счета произведен возврат аванса покупателю

Д- 68 К-т 76-АВ «НДС по авансам полученным» - НДС с аванса принят к вычету.

Авансовый счет-фактура при этом должна быть зарегистрирована в книге покупок.

Бывают ситуации, когда вы не можете вернуть аванс покупателю, с которого уже начислен и уплачен НДС. Если покупатель, которому вы возвращаете аванс, ликвидирован, например, то вычет НДС с авансов вы не сможете вернуть. Тогда полученный аванс учитывается в составе внереализационных доходов в полном размере. К сожалению, уже уплаченный аванс нельзя принять к вычету, а также списать в затраты, поскольку не выполняется условие принятия к вычету авансов: реализации товара не было (п.6 ст.172 НК) и аванс не возвращен покупателю (п.5 ст.171 НК).

Рассмотрев как ведется синтетический и аналитический учет в ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» и проведя общий анализ деятельности можно сделать следующие выводы:

а) Из анализа структуры и динамики имущества организации за 2012 год мы видим, что в ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» по бухгалтерскому балансу на конец года низкий уровень дебиторской задолженности (всего 31% от общей суммы активов), что можно рассматривать в качестве положительного факта.

б) За 2012 год в организации произошло увеличение суммы имущества организации.

в) Анализ структуры и динамики источников финансирования организации показал, что в конце года кредиторская задолженность ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» по сравнению с прошлым годом повысилась на 35%.

г) Анализ ликвидности бухгалтерского баланса ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» показал, что у организации активы с низкой ликвидностью, то есть организации теоретически будет очень сложно погасить свои обязательства за счет оборотных активов.

Чтобы улучшить финансовое состояние ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» необходимо:

а) Стремится к снижению себестоимости за счет уменьшения затрат на приобретение сырья путем поиска новых поставщиков;

б) Следить за своевременным погашением кредиторской задолженности кредитов и займов, изыскивать для этого средства, так как просроченность кредита может повлечь за собой штрафные санкции, дополнительные расходы и понижение статуса организации как заемщика;

в) Уменьшить дефицит собственного капитала можно за счет ускорения его оборачиваемости путем сокращения сроков производственно-коммерческого цикла, сверхнормативных остатков запасов и т.д.;

г) С целью сокращения расходов и повышения эффективности основного производства в отдельных случаях целесообразно отказаться от некоторых видов деятельности и перейти к услугам специализированных организаций и т.д.

Данные анализа баланса показывают, что определенные меры должны быть приняты для повышения финансовой устойчивости и ликвидности. Для этого необходимо добиться увеличения удельного веса основных источников формирования запасов и затрат в составе общей величины источников средств. Этого можно достичь либо увеличить размер собственных источников средств - осуществляется за счет увеличения размера уставного фонда, а также за счет, либо увеличить размер заемных источников средств - достигается путем привлечения долгосрочных и краткосрочных банковских кредитов.

В Приложении 12 представлена схема взаимосвязи первичных документов и регистров учета (аналитический и синтетический учет) по учету расчетов с покупателями и заказчиками.

Аналитический учет по счету 62 ведется по:

-  контрагентам (плановые платежи);

-  договорам (счетам);

     При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по:

- покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам;

-  авансам полученным;

-  векселям, срок поступления денежных средств по которым не наступил;

-  векселям, дисконтированным (учтенным) в банках;

-  векселям, по которым денежные средства не поступили в срок.

 

2.3 Инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками

 

Ежегодно ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» проводят инвентаризацию расчетов с покупателями и заказчиками, результаты инвентаризации расчетов оформляются актом по форме «Акт сверки расчетов с покупателями и заказчиками», формируемый в программе по любому контрагенту. (Приложение 10). Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии.

В акте указывается:

а) наименование организации дебитора (кредитора);

б) счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность;

в) суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

г) суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности.

В акте инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками комиссия констатирует факт наличия задолженности, указывает счета, на которых она числится, суммы согласованных и не согласованных с должниками обязательств, безнадежных долгов и долгов с истекшим сроком давности. Акт заверяется членами инвентаризационной комиссии, председателем и для проверки передается главному бухгалтеру, который проверяет правильность указанных в нем необходимых реквизитов.

К акту инвентаризации по указанным видам задолженности прилагается справка. В  справке расшифровываются наименование, адрес, размер и содержание обязательств дебиторов или кредиторов, время возникновения и первичные документы, на основании которых она зафиксирована в учете. Справка составляется в одном экземпляре в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета и является основанием для составления акта.

Инвентаризацию проводят в присутствии лица, ответственного за ведение документов по расчетам с покупателями. Комиссия проводит инвентаризацию на основании договоров, платежных документов, актов сверки расчетов, налоговых деклараций, авансовых отчетов. В первую очередь проверяются расчеты с предприятиями-дебиторами. Проверка осуществляется либо путем командировки работника бухгалтерии на предприятие, числящееся дебитором, но чаще путем посылки письма.

В результате сверки может выявиться, что задолженность стала нереальной: предприятие ликвидировано, и правопреемников установить не удалось, пропущен срок исковой давности, дебитор не признает долга. В таких случаях бухгалтер составляет списки на безнадежную дебиторскую задолженность. В списках против каждого дебитора и кредитора указываются причины, по которым долг следует считать нереальным. Списки представляются инвентаризационной комиссии на рассмотрение. После заключения комиссии долги, с истекшим сроком давности, а также присужденные судом, но не взысканные с должника, списываются по распоряжению руководителя организации за счет резерва по сомнительным долгам.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками инвентаризационная комиссия предпринимает следующие меры по взысканию дебиторской задолженности:

- направляет должникам  письма с просьбой подтвердить дебетовое сальдо по расчетам;

- предъявляет письменные  претензии дебиторам, не погасившим

задолженность в сроки, установленные договором лизинга;

- предъявляет иски по  возмещению причиненного ущерба в арбитражный суд.

Обязательства с истекшим сроком исковой давности  подлежат списанию на основании приказа руководителя организации с отнесением соответствующих сумм на внереализационные доходы (кредиторская задолженность) или прочие потери (дебиторская задолженность). Результаты инвентаризации оформляются актом по форме № ИНВ-17 в двух экземплярах и представляются руководителю, который принимает окончательное решение о порядке списания выявленных результатов. Списание долгов производится на основании письменного обоснования и приказа руководителя организации.

Результаты инвентаризации оформляются приказом директора и следующими бухгалтерскими записями (таблица 2.3.1)

 

Таблица 2.3.1 -  Результаты инвентаризации с покупателями и заказчиками

Хозяйственная операция	Документ – основание для регистрирования хоз.операции	Дебет	Кредит
Включены в состав прочих доходов суммы кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.	Акт инвентаризации (ф.№ИНВ-17) Приказ	62	91.1
Списана на прочие расходы сумма дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности.	Акт инвентаризации (ф.№ИНВ-17) Приказ	91.2	62
Списана в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов	Приказ	99.1	90.1
Оплачена дебиторская задолженность раннее списанная в убыток	Выписка из расчетного счет или приходный кассовый ордер	51(50)	91.1
Погашена дебиторская задолженность в связи с поступлением денежных средств от покупателя	Приказ	50(51)	62

 

В соответствии Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.

Инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками непосредственно заключается в проверке правильности и обоснованности, числящихся на счетах бухгалтерского учета сумм дебиторской задолженности.

Последовательно анализируется каждый вид инвентаризируемого расчета:

- расчеты с покупателями  и заказчиками (балансовый счет 62) Аналитика ведется в разрезе  задолженности за поставленные  товары (работы, услуги) и авансов  полученных по каждому покупателю (заказчику). Данные аналитического учета за поставленные товары (работы, услуги) должны обеспечивать возможность получения необходимой информации: 

 - по покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;

- по покупателям и заказчикам  по не оплаченным в срок расчетным документам; 
- по покупателям и заказчикам в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность.

Проверяются акты сверок с покупателями и заказчиками. Акты подписываются обеими сторонами. Суммы, отраженные в акте, сверяются с данными бухгалтерского учета.

На основании данных аналитического учета и актов сверок выявляется:

           - задолженность, подтвержденная дебиторами;

- задолженность, не подтвержденная дебиторами;

- задолженность с истекшим  сроком исковой давности.

Проверяется обоснованность списания безнадежной задолженности. Задолженность списывается при наличии письменного обоснования и приказа руководителя. Списание безнадежной задолженности возможно: 
- по истечении срока исковой давности. Срок исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности;

- при неплатежеспособности  должника. Суммы списанной задолженности  сопоставляется с суммами, отраженными  на забалансовом счете 007 «Списанная  в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» (задолженность учитывается за балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников).

Данные инвентаризации заносятся в опись по каждому покупателю (заказчику). Расчеты с поставщиками и подрядчиками (балансовый счет 60). Аналитика ведется в разрезе задолженности за поставленные товары (работы, услуги) и авансов выданных по каждому поставщику (подрядчику). Данные аналитического учета должны обеспечивать возможность получения необходимых данных о расчетах с поставщиками (подрядчиками):