Организация учета и анализа расчетов с покупателями и заказчиками (на примере ООО «НПО «ПромТехЭкспорт»)

Соотношение темпов роста дебиторской задолженности и темпов роста выручки от продаж увеличивается, что является отрицательной тенденцией: в 2011 году при увеличении выручки на 1% дебиторская задолженность увеличивается на 0,74%, а в 2012 году - уже на 0,84%. Также неудовлетворительным является соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей на предприятии. Дебиторская задолженность по результатам 2012 года может погасить только 11% кредиторской задолженности. ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» не имело значительных потерь от несвоевременной уплаты долгов дебиторами, а на сегодняшний момент такие убытки и вовсе отсутствуют. 

Дебиторская задолженность срочная возникает вследствие применения форм расчетов, предусмотренных в договорах и иных документах, а просроченная - из-за отсутствия работы с дебиторами или неэффективности принимаемых мер по ее погашению. Просроченную дебиторскую задолженность принято считать как неоправданную.

В ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» просроченные дебиторские задолженности отсутствуют, что положительно характеризует организацию и показывает, что ликвидность имущества предприятия не снижается.

 

3.2 Контроль состояния  расчетов с покупателями и  заказчиками

 

Для контроля дебиторской задолженности предприятия нужна различная информация о дебиторах и их платежах. Как правило, такие сведения можно получить путем контроля за расчетами с покупателями и заказчиками.

В 2010, 2011, 2012 годах в организации просроченной задолженности не было. Если в будущем появится просроченная задолженность, то есть предложения активизировать работу с дебиторской задолженностью.

а) Для этого необходимо определить должностное лицо, которое будет заниматься контролем за состоянием дебиторской задолженности покупателей и заказчиков. Предлагается с этой целью ввести в штатное расписание должность бухгалтера по работе с дебиторами, который будет заниматься заключением договоров с контрагентами, следить за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности, вести претензионно-исковую работу с организациями, просрочившими срок оплаты по договору.

Для эффективной работы должностного лица, отвечающего за состояние расчетов с покупателями и заказчиками необходимо предложить такие мероприятия, как присвоение группы риска покупателю (заказчику) и установление параметров коммерческого кредита, формирование базы данных (досье) на покупателей (заказчиков).

Присвоение группы риска покупателю (заказчику) и установление параметров коммерческого кредита. В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами по коммерческим договорам и недопущения ухудшения результатов деятельности ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» из-за неверного их выбора каждому покупателю (заказчику) присваивается категория риска. Ранжирование заказчиков (покупателей) по категориям риска (классы заказов по рискам: высокий, средний, низкий и др.) производится по разработанному алгоритму на основе следующих условий:

а) степень выполнения обязательств по расчетам за продукцию отдельными покупателями, а также группами покупателей.

б) наличие и содержание первичной информации о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.).

В целях предотвращения ситуации, связанной с ухудшением финансового состояния вследствие роста просроченной дебиторской задолженности, заказчикам (покупателям) с учетом категории риска их заказов ставятся в соответствие параметры коммерческого кредита (лимит суммы дебиторской задолженности и предельный срок коммерческого кредитования). Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам предлагается внести в компетенцию директора «НПО «ПромТехЭкспорт». При составлении договора подряда должно быть предусмотрено в его приложениях такое соотнесение календарного графика выполнения работ с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности не превышала установленный данному заказчику критический уровень задолженности.

Предлагается формирование базы данных (досье) на покупателей (заказчиков). Форма досье утверждается директором. Досье - это утвержденная форма внутреннего учета, определенным образом структурированная совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе).

Досье включает:

- все реквизиты заказчика, в том числе его наименование, адрес (юридический и фактический) и телефон (факс), платежные реквизиты;

- данные по должностным  лицам заказчика, принимающим решения  по тем или иным пунктам договоров (т.е. влияющих на закупки);

- дату и результаты  предварительных переговоров; данные  по результатам анализа финансового  состояния и надежности (деловой  порядочности);

- данные по всем заключенным  с заказчиком договорам и их  фактическому исполнению, в том  числе оперативные данные по  полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического  и критического уровня дебиторской  задолженности, по расчетам за  продукцию;

- сведения о проведенной работе по инкассации просроченной дебиторской задолженности (звонки, уведомления, личные посещения, взыскания долгов через специализированные агентства, продажа долгов);

- итоги сверок дебиторской  задолженности;

- информацию о спорах (в части претензионной и судебной работы);

- статистические данные  по частоте заключения и преимущественным  срокам договоров, по выполнению  заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и другие возможные сведения  по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

Досье (или база данных) должно регулярно обновляться в соответствии с новыми сведениями о клиенте.

Такое досье служит для контроля покупателя на предмет его надежности и финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, для контроля выполнения договорных обязательств самой организацией (имеется в виду организация-продавец).

б) Для обобщения информации о состоянии расчетов с покупателями и заказчиками предлагается использовать следующую таблицу, на основании которой бухгалтер по работе с дебиторской задолженностью сможет контролировать своевременность платежей и при необходимости реагировать на возникновение просроченных обязательств со стороны дебитора. Такая форма должна будет заполняться на каждого покупателя.

Для контроля поступления платежей и ведения статистики средней просрочки по каждому дебитору предлагается формировать отчет о погашении дебиторской задолженности по каждому покупателю. Отчет предлагается оформить в виде таблицы, ответственным за заполнение отчета назначить бухгалтера по работе с дебиторской задолженностью.

Для того чтобы иметь оперативные данные о дебиторской задолженности в разрезе всех покупателей и заказчиков, был разработан реестр старения дебиторской задолженности.

Для того чтобы сократить рост дебиторской задолженности, необходимо с контрагентами, с которыми заключены договора с отсрочкой платежа, заключить дополнительные соглашения. Дополнительные соглашения должны предусматривать размер штрафных санкций, которые будут применены к покупателю, если он допустит просрочку платежа. Размер пеней за просрочку платежа определить 0,4% от суммы неоплаченной в срок задолженности за каждый день просрочки. Данная мера необходима для того, чтобы стимулировать оплату, а также для того, чтобы дебиторская задолженность не «висела мертвым грузом», а «работала».

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации часто сталкиваются с невыполнением контрагентами своих договорных обязательств. Спор, затрудняющий осуществление участниками договорных отношений своих прав и обязанностей, может быть решен посредством претензии. Претензия (рекламация) - требование о добровольном урегулировании спора, связанного с нарушением имущественных интересов участниками контракта, предъявляемое субъектом хозяйствования к своему контрагенту при нарушении последним условий контракта.

Претензионный порядок предусматривается законодательством либо соглашением сторон и применяется, как правило, при обжаловании действий одной из сторон гражданско-правовых отношений. Претензия предъявляется дебитору в письменной форме, поскольку ведение претензионной работы предполагает документальное оформление результатов с отражением их в учете. В претензии требование к виновной стороне должно быть сформулировано четко и понятно, например: догрузить, заменить, устранить дефекты, оплатить затраты по устранению дефектов третьим лицом, уменьшить контрактную цену, расторгнуть договор и возвратить уплаченные по нему денежные средства. Наряду с этим в тексте претензии должны содержаться:

- все необходимые сведения о сроках и размерах предъявляемых требований с приведением обоснованного расчета, если заявленное требование подлежит денежной оценке;

- обстоятельства, на которых  основываются требования, и доказательства, их подтверждающие, со ссылкой на нормы договора и акты законодательства;

- перечень прилагаемых  к претензии документов, доказывающих  факт причинения убытков;

- номер и дата ее  составления;

- подпись уполномоченного  на то лица и дата ее совершения;

- иные сведения по усмотрению  покупателя, необходимые для урегулирования спора.

Как правило, в претензии ущемленная в своих правах и интересах сторона в зависимости от сложившейся ситуации выражает свое недовольство виновной стороне: несоответствием цен и тарифов; несоответствием качества поставленного товара стандартам, техническим условиям; несоответствием количества поставленного товара (недостача); несвоевременной оплатой или неоплатой, а также выставляет требование по выплате неустойки за нарушение условий хозяйственных договоров. Размер неустойки и порядок ее взыскания определяются условиями договора. Со стороны, нарушившей условия договора, по претензии могут не только взыскиваться штраф, пеня, неустойка, но и возмещаться убытки, проценты за пользование заемными денежными средствами.

Претензия подлежит рассмотрению в срок, определенный сторонами в договоре, а если он не установлен, то данный пробел восполняется применением общего правила о разумном сроке, в течение которого контрагент обязан осуществить необходимые действия по рассмотрению поступившей претензии и предоставлению ответа. Во избежание разногласий по поводу даты поступления претензии целесообразно претензию отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. К претензии прилагаются надлежаще заверенные копии документов.

В соответствии с Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета, для учета расчетов по претензиям, предъявляемым поставщикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявляемым и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 3 «Расчеты по претензиям». По дебету данного субсчета отражаются суммы выставленных претензий.

Субсчет 76-3 «Расчеты по претензиям» кредитуется на суммы удовлетворения претензий в корреспонденции с дебетом счетов учета денежных средств или производственных запасов. Суммы, которые, как может быть выяснено впоследствии, взысканию не подлежат, относятся на те счета, с которых были приняты на учет по дебету субсчета 76-3 «Расчеты по претензиям».

 

3.3 Пути улучшения расчетов  с покупателями и заказчиками

 

Все фирмы стремятся осуществлять продажу своих товаров или услуг на условиях предварительной оплаты, но под влиянием конкуренции продавцам приходится соглашаться на отсрочку платежей. Возникающая при этом дебиторская задолженность может привести как к дефициту оборотных средств, так и служить действенным инструментом увеличения товарооборота продавца. ООО «НПО «ПромТехЭкспорт» не является исключением в борьбе за покупателя.

Организация ищет свои пути для улучшения состояния расчетов с покупателями:

1. следит за состоянием дебиторской и кредиторской задолженности, чтобы значительное преобладание дебиторской задолженности не создало угрозу финансовой устойчивости предприятия; контроль за превышением кредиторской задолженности над дебиторской осуществляется по этапам (Приложение 12);
2. производит классификацию покупателей в зависимости от вида продукции, объема закупок, платежеспособности, истории кредитных отношений и предлагаемых условий оплаты;
3. имея оперативные данные по просроченной задолженности, начинает претензионную работу, то есть высылает уведомления – претензии со всеми расчетами пени за просроченную задолженность;
4. разрабатывает разнообразные модели договоров с гибкими условиями оплаты, в частности предоставления покупателями скидок при досрочной оплате, так как гибкое ценообразование приводит к расширению продаж и интенсифицирует приток денежных средств. Возможность предприятия изменять цены на свои товары предусмотрена гражданским законодательством. Они свободно могут устанавливать в договоре перечень своих прав и обязанностей и определять любые условия контракта, не противоречащие законодательству. Если содержание соответствующего требования соглашения не предписано нормативными актами, то продавец и покупатель вправе определить его самостоятельно;
5. контролирует оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, состояние расчетов по просроченной задолженности в условиях инфляции приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому прибегает к расчетам по бартеру.

Предприятия-дебиторы не всегда могут покрыть свою просроченную задолженность деньгами. Они предлагают закрыть возникшую задолженность товаром, который у них есть в наличии. Данная операция не будет считаться взаимозачетом, т.к. отгрузка товара кредитору произойдет намного позднее, чем была произведена отгрузка дебитору. В данном случае между дебитором и кредитором составляется Соглашение о новации, в котором оговариваются: вид товара, количество товара, цена на этот товар, выделяется НДС, условия доставки товара. Цель новации – замена по соглашению сторон первоначального обязательства, существовавшего между должником и кредитором, другим обязательством, с иным предметом или способом исполнения. Новация является двусторонней сделкой. Так, долг покупателя по оплате полученного товара может быть заменен заемным обязательством. При заключении соглашения о новации задолженность по договору купли–продажи прекращается и у покупателя возникает обязательство по займу. И если ранее правоотношения сторон регулировались гл. 30 «Купля-продажа» ГК РФ, то после новации – гл. 42 «Заем и кредит».