Организация бухгалтерского учета на предприятии

Мемориально-ордерная форма

Мемориально-ордерная форма счетоводства в коммерческих организациях в настоящее время применяется сравнительно редко. Это обусловлено тем, что, по сравнению с журнально-ордерной формой, она предполагает большее количество документов. Кроме того, группировка данных в журнально-ордерной форме более удобна для их использования в целях финансового анализа и выработки управленческих решений.

Мемориально-ордерная форма  используется во всех бюджетных учреждениях, использующих план счетов для бюджетных  учреждений.

При использовании этой формы проверенные и принятые к учету первичные учетные документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и оформляются раздельными мемориальными ордерами - накопительными ведомостями, которым присваиваются следующие постоянные номера. Для бюджетных учреждений используется следующая нумерация мемориальных ордеров:

• мемориальный ордер 1 (накопительная ведомость по кассовым операциям) ф. 381;
• мемориальный ордер 2 (накопительная ведомость по движению бюджетных средств на субсчетах 090, 091, 097, 100, 101, 102) ф. 381;
• мемориальный ордер 3 (накопительная ведомость по движению средств, полученных за счет внебюджетных источников, на субсчетах 110, 111, 114, 115, 118) ф. 381;
• мемориальный ордер 4 (накопительная ведомость по расчетам чеками из лимитированных книжек) ф. 323;
• мемориальный ордер 5 (свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям) ф. 405
• мемориальный ордер 6 (накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами и кредиторами) ф. 408;
• мемориальный ордер 8 (накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами) ф. 386;
• мемориальный ордер 9 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению основных средств) ф. 438;
• мемориальный ордер 10 (накопительная ведомость по выбытию и перемещению малоценных предметов) ф. 438;
• мемориальный ордер 11 (свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания) ф. 398;
• мемориальный ордер 12 (свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания) ф. 411;
• мемориальный ордер 13 (накопительная ведомость по расходу материалов) ф. 396;
• мемориальный ордер 14 (накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) ф. 409;
• мемориальный ордер 15 (свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание детей в детских учреждениях) ф. 406.

По остальным операциям и  по операциям «сторно» в бюджетных  учреждениях составляются отдельные мемориальные ордера ф. 274, которые нумеруются, начиная с номера 16 за каждый месяц.

В том случае, когда принято решение  использовать мемориально-ордерную форму  бухгалтерского учета в организациях сферы торговли или материального  производства, следует проверить наличие отраслевых нормативных документов, регулирующих учет по этой форме, так как в настоящее время нет нормативного документа, принятого на федеральном уровне,  котором бы регулировалось использование  такой формы в организациях сферы материального производства и торговли. Если такого нормативного документа нет, организация должна сама определить номера мемориальных ордеров, оформляемых по каждому счету или группе однородных счетов, и закрепить номера и формы мемориальных ордеров в учетной политике организации.

Записи в мемориальные ордера осуществляются по мере совершения операций, но не позднее  следующего дня (по получении первичного учетного документа) как на основании  отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту нескольких счетов (кредиту одного счета и дебету нескольких счетов).

Для контроля за правильностью бухгалтерских  записей по счетам синтетического и аналитического учета составляются оборотные ведомости по каждой группе аналитических счетов и материально ответственным лицам, объединяемым соответствующим синтетическим счетом. Оборотные ведомости составляются ежемесячно, кроме основных средств, по которым оборотные ведомости составляются ежеквартально. Итоги оборотов и остатки по каждому субсчету оборотных ведомостей сверяются с итогами оборотов и остатками этих счетов книги «Журнал-главная». Записи в оборотных ведомостях могут производиться при необходимости в течение нескольких лет.

Мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в  регистрационный журнал. После записи в регистрационных журналах хозяйственные  операции, на которые выписан мемориальный ордер, заносятся в книгу «Журнал-главная». Книга «Журнал-главная» открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключительным балансом за истекший год. Учет в книге «Журнал-главная» ведется по счетам, определенным рабочим Планом счетов.

Пример заполнения мемориального ордера по учету кассовых операций (для организаций, не являющихся бюджетными учреждениями):

Мемориальный ордер № 1 по счету 50 «Касса» за февраль 2009 года

№ п/п	Дата выписки банка или отчета кассира	С дебета счета 50 в кредит счетов:			Итого
		51	73	71
1	05.02	100000			100000
2	07.02		3000		3000
3	10.02			1000	1000
	Всего	100000	3000	1000	104000

 

Остаток на

Сумма

Остаток на

 

начало месяца 10000          оборотов 104000              конец месяца 11000

Форма «Журнал-главная»

Форма «Журнал-главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Применяется, как правило, в организациях с ограниченным количеством счетов синтетического учета, применяемых в организации. Аналитический учет ведется в книгах. На развороте книги (при необходимости – на двух-трех разворотах) в каждой графе указывается номер синтетического счета с разбивкой по дебету и кредиту. Записи делаются в хронологическом порядке по каждому мемориальному ордеру. При этом по строке в соответствующих графах отражается сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Сальдо по каждому счету выводится ежемесячно. Сравнительными достоинствами этой формы учета является его наглядность и исключение составления оборотных ведомостей. Недостаток – ограниченность (практически невозможность) использования формы в организациях с большим количеством синтетических  счетов в рабочем плане счетов и большой номенклатурой хозяйственных операций, так как трудоемкость процесса обработки данных при этом возрастает в геометрической прогрессии.

Пример оформления записей в  книге «Журнал-главная»:

Журнал-главная за 2009 год

№ мем. ордера	Дата ордера	№ операции	Содержание операции	Сумма оборота	50		51		И т.д
					Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	28.02	1	Получено в банке по чеку	100000	10000			100000

Автоматизированная форма учета

Автоматизированная форма учета  в последнее время получает все  большее распространение в связи  с расширением использования  в организациях различных форм собственности  средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм учета, по которым ведется учет, в данном случае не установлено – формы определяются исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и возможностей средств вычислительной техники, которой располагает организация, внедряющая автоматизированную форму учета.

Как правило, за основу при разработке экранных форм учета принимаются  соответствующие формы, оформляемые  на бумажных носителях, - чаще всего  журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при  введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.

В практике чаще всего используется программное обеспечение общего назначения, адаптированное под потребности  конкретной организации. Однако нередко используется и создание программ по индивидуальным заказам. В последнем случае программа не является функционально перегруженной. Кроме того, в этом случае могут быть учтены пожелания конкретных работников, занятых на отдельных рабочих местах, а также традиционная схема обработки учетной информации.

Преимуществом автоматизированной формы  является существенно более низкая трудоемкость учетных процессов  и возможность многократного  использования однажды введенных  данных. Основным недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) по адаптации и поддержке программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократного использования одних и тех же данных может послужить причиной для допущения ошибок – при ручном введении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.

1.3 Учетная политика

Учетная политика организации является основным внутренним документом, регулирующим все существенные элементы организации и ведения бухгалтерского учета. При проведении налоговых проверок именно учетная политика и соблюдение ее положений являются объектами пристального внимания проверяющих. Поэтому необходимы глубокие знания о принципах разработки, утверждения и раскрытия учетной политики.

 

1.3.1 Общие положения

Порядок составления учетной политики организации установлен ПБУ  1/2008. Из пункта 1 ПБУ 1/2008 следует, что процесс составления учетной политики, как внутреннего документа организации, состоит из двух этапов - формирование (выбор и обоснование) и раскрытие (придание гласности) учетной политики.

Первый этап обязателен для всех организаций, имеющих статус юридического лица. Исключение сделано только для  кредитных организаций (в силу особой специфики осуществления ими предпринимательской деятельности) и для филиалов и представительств иностранных организаций, находящихся на территории РФ (которые могут формировать учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения иностранной организации, при условии, что эти правила не противоречат Международным стандартам финансовой отчетности).

Раскрывать учетную политику обязаны  только организации, публикующие свою бухгалтерскую отчетность полностью  или частично согласно законодательству РФ, учредительным документам либо по собственной инициативе. К числу таких организаций относятся, например, открытые акционерные общества, публичность отчетности которых установлена законодательно.

 

Учетная политика организации - это  принятая организацией совокупность способов ведения бухгалтерского учета:

• первичного наблюдения;
• стоимостного измерения;
• текущей группировки
• и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности.

К способам ведения бухгалтерского учета (в соответствии с пунктом 3 ПБУ 1/2008) относятся:

• способы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности;
• погашения стоимости активов;
• организации документооборота; инвентаризации;
• способы применения счетов бухгалтерского учета;
• системы регистров бухгалтерского учета, обработки информации
• и иные соответствующие способы и приемы.

В соответствии с пунктом 9 ПБУ  1/2008 принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации. Поскольку вид организационно-распорядительного документа жестко не определен, наиболее целесообразным представляется оформление принятия учетной политики приказом руководителя организации, в котором должны быть изложены основные элементы, а те элементы, которые требуют подробной разработки и занимают сравнительно большой объем, помещать в приложения к данному приказу. В число таких приложений могут входить:

• формы первичной учетной документации, не предусмотренные альбомами форм;
• структура и состав структурного подразделения организации, занимающегося бухгалтерским учетом и отчетностью, а также основные функции, выполняемые этим подразделением;
• график документооборота

Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа. Это значит, что приказ (или распоряжение), утверждающий принятие учетной политики, должен быть подписан руководителем организации не позднее 31 декабря года, предшествующего тому, в котором данная учетная политика будет применяться.

Вновь созданная организация оформляет  избранную учетную политику в  соответствии с настоящим пунктом  до первой публикации бухгалтерской  отчетности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации). Принятая вновь созданной организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).