Организация бухгалтерского учета на предприятии

Поступающие в бухгалтерию документы  проверяют по форме и по существу. В ходе формальной проверки бухгалтер  обращает внимание на наличие в документе  всех необходимых реквизитов, подлинность подписей лиц, участвовавших в составлении документа, отсутствие подчисток, помарок, не оговоренных исправлений (для некоторых видов документов, например для кассовых, банковских, недопустимы любые исправления), проводит арифметическую проверку точности произведенных в документе расчетов.

Проверка по существу предполагает установление законности и экономической  целесообразности совершенной хозяйственной  операции.

За достоверность содержащейся в документе информации, а также  за правильность его составления несут ответственность лица, подписавшие документ (кладовщик, мастер, продавец и т.д.). Документы, составленные с нарушением установленных требований, не имеют юридической силы и, следовательно, не могут служить основанием для записи в бухгалтерском учете. Поэтому их либо возвращают материально ответственным лицам для оформления (переоформления), либо (если в ходе проверки обнаружатся подделка реквизитов, другие злоупотребления) оставляют в бухгалтерии и немедленно сообщают руководителю организации для привлечения виновных к ответственности.

Следующим этапом учетного процесса является бухгалтерская обработка  первичных документов. Она объединяет такие приемы, как:

• группировка документов – деление их по тем или иным признакам: объектам учета, времени совершения операций, виду операций (на поступление и отпуск материальных ценностей) и т.д.;
• расценка приведенных в документах трудовых или натуральных величин;
• таксировка документов (например, в документах, которыми оформлена передача материалов со склада организации в производственный цех, проставляют цены и умножают их на количество отпущенных материалов);
• контировка, которую осуществляют путем проставления на каждом документе корреспондирующих счетов – бухгалтерских проводок.

Информация из обработанных первичных документов переносится в учетные регистры, на основании которых впоследствии составляется отчетность организации. До окончания финансового года все документы находятся на текущем хранении в бухгалтерии. После составления годовой отчетности первичные документы передаются в бухгалтерский архив, где их хранят переплетенными, в виде книг. Выдача документов из архива производится только с разрешения главного бухгалтера организации, изъятие документов – на основании письменного запроса судебно-следственных органов. На место изъятых документов прикладываются их копии. Для каждого вида документов законодательно установлены свои сроки хранения. Например, оправдательные документы и ведомости должны храниться не менее трех лет; акты документальных ревизий, проверок государственных органов, главные книги – не менее пяти лет; лицевые счета работников по заработной плате – не менее 75 лет и т.д. По истечении этих сроков наиболее важные документы передаются для хранения в специальные государственные архивы; остальные как утильсырье реализуются заготовительной организации.

Оптимизация организации учета  наряду с прочими включает такие  направления, как:

• ускорение документооборота;
• унификацию и стандартизацию документов;
• применение средств вычислительной техники для выписки и обработки документов.

Документооборот – движение каждого  первичного документа от места выписки (или поступления в организацию) через все стадии его приемки  и бухгалтерской обработки до сдачи в архив (рис.1

Выписка документов		Приемка документов		Бухгалтерская обработка документов
				Текущее хранение документов
		Бухгалтерия организации		Бухгалтерский архив		Утиль-переработка
				Государственный архив

Рис.1. Документооборот организации

Согласно действующему законодательству ответственность за организацию документооборота возложена на главного бухгалтера. В соответствии с учетной политикой организации он разрабатывает график документооборота, который является обязательным к исполнению всеми подразделениями и службами. В графике указываются порядок и сроки сдачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и исполнители. Нарушение графика документооборота на любом этапе неизбежно приводит к снижению качества управления, текущего и последующего контроля, аналитической и планово-экономической работы.

Унификацией документов называется разработка и применение единых форм для регистрации  однородных хозяйственных операций независимо от отрасли, вида деятельности, формы собственности организации. Унификация форм первичных документов проводится Минфином России, Госкомстатом России, другими министерствами и ведомствами и имеет огромное значение, как для экономики всего государства, так и для экономики конкретной организации. Унификация позволяет снизить затраты на изготовление документов, упрощает их оформление, облегчает применение средств вычислительной техники.

Стандартизация – централизованное установление одинаковых размеров бланков  однотипных документов. Стандартизация позволяет значительно сократить  расход бумаги, упростить обработку и хранение документов.

2. Формы бухгалтерского учета

Рациональная организация бухгалтерского учета возможна только при условии  выбора формы ведения бухгалтерского учета. Для того чтобы такой выбор  стал возможен, необходимо знать основные принципы ведения учета по каждой из существующих форм.

Под формой бухгалтерского учета (формой счетоводства) понимается определенная система обобщения и детализации  бухгалтерской информации, представляющая собой взаимосвязанную совокупность учетных регистров, схем документооборота, приемов и методов учета и обработки бухгалтерских данных.

В организациях могут применяться  различные формы счетоводства. Однако в рамках одной организации может  использоваться только одна форма из выбранных. Выбор формы определяется:

• размерами предприятия;
• его структурой;
• технической оснащенностью организации и уровнем автоматизации вычислительных работ;
• схемой документооборота;
• формой счетоводства, которая традиционно используется в данной организации.

Форма счетоводства является элементом учетной политики и может быть изменена только с начала очередного календарного года. Переход на другую форму счетоводства в течение отчетного года не допускается.

В настоящее время выделяют следующие формы бухгалтерского учета:

• журнально-ордерная;
• мемориально-ордерная;
• журнал-главная;
• автоматизированная;
• упрощенная – форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (две разновидности).

Журнально-ордерная форма

Наиболее распространенной формой бухгалтерского учета до настоящего времени продолжает оставаться журнально-ордерная - форма бухгалтерского учета, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах – журналах-ордерах. Журналы-ордера ведутся по кредиту бухгалтерских счетов и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При журнально-ордерной форм учета исключается многократность записей и происходит объединение статистического и аналитического учетов. Как форма счетоводства используется с 1960 года. В основе журнально-ордерной формы лежит принцип накапливания данных первичных документов, согласно которому регистрация операция сочетается с группировкой их в учетных регистрах по корреспондирующим счетам. Основные регистры, применяемые в этой форме счетоводства, представляют собой журналы, в которых документы регистрируются в хронологическом порядке.

Организации, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут его  в зависимости от отраслевой принадлежности с применением регистров согласно перечню типовых форм.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производятся в учетных регистрах, которые  дают возможность отразить все подлежащие учеты средства и все хозяйственные  операции по их использованию за отчетный месяц.

Записи в накопительные  регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический  учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости оставляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные  ведомости применяются обычно в  тех случаях, когда требующиеся  аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному и  спецссудному счету в банке и по зачету взаимных требований регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

Итоговые данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  Главную книгу. Шахматная контрольная  ведомость или шахматный баланс не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги, с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации  учетных данных  по кредитовому  признаку записи по кредиту каждого  синтетического счета (в корреспонденции  с дебетуемыми счетами) производятся полностью в журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах – по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, что  в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно-связанные между собой. Поэтому  некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Записи в регистрах  производятся по мере поступления документов, либо итогами за месяц, в зависимости от характера и содержания операции.

Данные журналов-ордеров  в конце месяца аккумулируются в  Главной книге.

В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты  и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах

В Главной книге текущие  обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту  каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету – в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной  книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы  дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или  два листа. Если открываются два  листа, то второй лист используется как  вкладной к основному.

Пример заполнения журнала-ордера № 1 по кредиту счета 50

Журнал-ордер № 1 за февраль 2009 года

№ п/п	Дата	Содержание операции	С кредита счета 50 в дебет счета			Итого
			70	51	71
1	05.02	Выплачена заработная плата по ведомости  № 12	55000			55000
2	05.02	Выплачена заработная плата по ведомости  № 2	35000			35000
3	08.02	Сдано в банк по объявлению		10000		10000
4	10.02	Выдана подотчетная сумма Григорьеву И.П.			5000	5000
		Итого:	90000	10000	5000	105000

 

Пример заполнения ведомости № 1:

Ведомость № 1 за февраль 2009 года:

№ п/п	Дата	Содержание операции	С дебета счета 50 в кредит счета			Итого
			51	73	71
1	05.02	Получено по чеку № 553421 в банке	100000			100000
2	07.02	Поступили наличные деньги от Смирнова А.А. в возмещение ущерба по приходному ордеру № 44		3000		3000
3	10.02	В кассу сдан остаток неиспользованной подотчетной суммы Григорьевым  И.П. по приходному ордеру № 45			1000	1000
		Итого:	100000	3000	1000	104000