Облік і аудит розрахунків із заробітної плати

П-14 «Табель обліку використання робочого часу»;

П-15 «Список осіб,які  працювали в надурочний час»;

П-16 «Листок обліку простоїв».

Для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням працюючими встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці використовують «Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати» (форма № П-12), який складається в одному примірнику уповноваженою на те особою. Після відповідного оформлення передається в бухгалтерію.

Відмітки у табелі про причини неявок на роботу, чи про фактично відпрацьований час, про роботу в надурочний час чи інші відхилення від нормальних умов роботи повинні бути зроблені тільки на підставі документів, оформлених належним чином (листок непрацездатності).

Форма № П-13 «Табель  обліку використання робочого часу»  застосовується в умовах автоматизованої системи управління підприємством. Бланк табеля форми № П-13 з заздалегідь заповненими окремими реквізитами може бути створений за допомогою засобів обчислювальної техніки. До таких реквізитів відносяться: цех (відділ), бригада, прізвище, імя, по батькові, професія (посада), табельний номер і т.д., тобто дані, що є у довідниках умовно-постійної інформації. В цьому випадку форма табеля змінюється відповідно до прийнятої технології обробки даних.

Разом з тим така форма  повинна забезпечувати можливість відображати у ній використання робочого часу.

Типова форма №  П-13, пристосована до різних умов організації  виробництва, може бути доповнена необхідними  даними, наприклад, для вугільної, гірничорубної  та інших галузей промисловості, з метою контролю за знаходженням робітників на роботі під землею, доцільно включити показники часу спуску в шахту та підйому з неї.

Для обліку використання робочого часу працівників з твердим  місячним окладом чи ставкою використовують типову форму № П-14 «Табель обліку використання робочого часу.

Для забезпечення обліку викорисання робочого часу у вказаних документах застосовуються умовні позначення, приклади яких вміщуються в табелях, зокрема; ВШ – вихідні (дні щотижневого  відпочинку), святкові та неробочі; Х – тимчасова непрацездатність та відпустки по догляду за хворим по карантину, оформлені листками непрацездатності; К – відрядження службові; В – відпустка (основна щорічна); ПЦ – цілозмінні простої не з вини працюючого; ПР – прогули та інші неявки з поважних причин.

Табель ведеться на протязі  місяця керівником або обліковцем конкретного  підрозділу, у нашому випадку –  це майстер цеху, або бригадир, а  в кінці місяця із підписами начальника відділу кадрів, нормувальника, передається  до бухгалтерії.

Для працівників з  погодинною оплатою праці дані табеля є основою для нарахування  їм заробітної плати. Поряд з тим, для працівників як із погодинною, так і відрядною оплатою праці  дані табеля є основою для здійснення аналізу використання робочого часу працівників підприємства.

Для обліку часу, який відпрацьовано  надурочно, та оплати роботи в надурочний час використовується «Список осіб, які працювали в надурочний час» (форма № П-15), який заповнюється майстром та передається в бухгалтерію.

Облік часу простоїв здійснюється на підставі «Листка обліку простоїв» (форма № П-16). Аркуш обліку простоїв з відміткою про час простоїв використовується для запису в табелі.

Для обліку обсягів виконаних  робіт, затрат робочого часу і нарахованої  заробітної плати членам бригади, оплата праці яких здійснюється за відрядною формою оплати праці, у первинних виробничих підрозділах використовують «Наряд на відрядну роботу (для бригади)». Наряд виписують строком до одного місяця в одному екземплярі. В ньому на протязі місяця поряд із обсягами виконаних бригадою робіт, на зворотній стороні щоденно відмічається також кількість відпрацьованого часу кожним працівником бригади.

По факту виконання  завдання або закінчення календарного місяця визначається загальна сума заробітку, яка належить бригаді за виконані роботи. Заробіток кожного працівника визначається, виходячи із його кваліфікаційного розряду та кількості відпрацьованого ним часу.

От наприклад, заробітна  плата слюсарів апаратного цеху склала за березень місяць 2006 року 2690 грн. 00 коп. Враховуючи те, що слюсарі цеху мають різні кваліфікаційні розряди, а також різну кількість відпрацьованого часу при виконанні роботи цехом, здійснюється розрахунок загальної кількості по цеху розрядо-годин: (4*176+2*176+3*176+1*160+2*152)=(704+352+528+160+304)= 2048 розрядо-годин.

Заробітна плата слюсарів апаратного цеху у розрахунку на 1 розрядо-годину розраховується діленням загальної  заробітної плати на загальну кількість  розрядо-годин по цеху. Множенням  заробітної плати у розрахунку на 1 розрядо-годину на кількість розрядо-годин конкретного слюсаря визначають його розмір заробітної плати.

При нарахуванні оплати праці слюсарям цеху можна також  використовувати й інший варіант  розрахунку, згідно з яким відпрацьований час кожного слюсаря множиться  на його годинну тарифну ставку і таким чином визначається заробіток слюсаря по тарифу. Співвідношенням нарахованої по цеху суми заробітної плати до суми заробітку слюсарів по тарифу визначається співвідношенням у процентах загального відрядного заробітку до тарифного. Враховуючи даний процент, визначають заробіток кожного слюсаря.

Для обліку обсягів виконаних  робіт, затрат робочого часу і нарахованої  заробітної плати слюсарів – відрядників  використовується також «Наряд на відрядну роботу», який відкривається на кожного слюсаря у розрахунку на календарний місяць.

Для нарахування заробітної плати водіям вантажних автомобілів  використовується «Подорожній лист вантажного автомобіля», зокрема: типова форма № 1 і типова форма № 2 –  в межах України. Подорожній лист виписується у розрахунку на кожен день. Для нарахування оплати праці водіям легкових автомобілів використовуються «Подорожній лист службового легкового автомобіля» (типова форма № 3).

Враховуючи особливості  окремих галузей економіки, відповідним  галузевим міністерствам надано право запроваджувати також інші спеціалізовані форми первинних документів по обліку праці і її оплати.

 

1.3. Основи аудиту розрахунків із заробітної плати

Аудиторський контроль являє собою підприємницьку діяльність аудиторів (аудиторських фірм), що здійснюють незалежні позавідомчі перевірки бухгалтерської (фінансової) звітності, платіжно-розрахункової документації, податкових декларацій і інших фінансових зобов’язань і вимог економічних суб’єктів.

 Основна задача  аудиту розрахунків із заробітної плати – ретельна перевірка дотримання трудової дисципліни і трудового законодавства, підтвердження перевіреної інформації висновком.

В залежності від того, хто проводить перевірку, аудит  підрозділяють на внутрішній і зовнішній.

Внутрішній аудит здійснюється аудиторською службою, яка діє на підприємстві, він спрямований на підвищення ефективності управлінських рішень щодо економічного і раціонального використання ресурсів підприємства з метою максимізації прибутку і рентабельності. Особливості внутрішнього аудиту в тому, що, по-перше, він проводиться всередині організації,  її фахівцями-аудиторами; по-друге, організаується за бажанням керівництва для одержання інформації, що служить підставою для прийняття управлінських рішень; по-третє, витрати на його проведення фінансуються самою організацією. Отже, при проведенні аудиту держава одержує можливість забезпечити високу якість і вірогідність бухгалтерського (фінансового) обліку і звітності, правильність нарахування і оплати праці. Але це не показує, що аудит заміняє державний бюджетно-фінансовий контроль, що здійснюють відповідні контрольно-ревізійні органи.

Зовнішній аудит виконують  спеціальні аудиторські фірми чи окремі аудитори за договором з Державною  податковою інспекцією або іншими установами, банками і іншими кредитними установами, страховими фондами і т.п. Основною задачею зовнішнього аудиту, що проводиться на платній основі, є не тільки встановлення достовірності звітності підприємства, що перевіряєтья, але і розробка рекомендацій по усуненню наявних недоліків і порушень фінансової діяльності, надання пропозицій по поліпшенню і підвищення фінансових результатів діяльності.

Аудиторська перевірка  може бути обов’язкова і добровільна (ініціативна). Обов’язкова перевірка  проводиться у випадках, встановлених законодавством України.

Обов’язковій перевірці  підлягають:

1. Всі акціонерні товариства, незалежно від числа акціонерів  і розміру статутного капіталу;

2. Банки й інші кредитні  установи, страхові організації,  товарні і фондові біржі, інвестиційні інститути, позабюджетні і інші фонди;

3. Економічні суб’єкти, що мають у статутному капіталі  частку іноземного капіталу;

При проведенні аудиту слід керуватись Законами України та іншими нормативними документами, що регулюють  питання заробітної плати, її оплати і нарахування.

Ще до початку роботи аудитору з метою зниження свого  підприємницього ризику необхідно  обумовитити всі питання перевірки  цих розрахунків з клієнтом та відобразити їх в договорі, в загальному плані та програмі.

Слід чітко встановити та погодити обсяг перевірки (період, що перевіряється; види податків тощо) та метод організації перевірки (суціальний, вибірковий), Як правило, правильність нарахування заробітної плати, утримань з неї та своєчасність її оплати проводять суцільним  методом. Суцільний метод організації перевірки дозволяє максимально знизити ризик, але вимагає багато часу і трудозатрат, що в свою чергу збільшує оплату за аудит.

Суцільним методом перевіряються  усі документи та записи у регістрах  бухгалтерського обліку. Суцільній перевірці підлягають касові і банківські операції, розрахунки зі звітними особами та внутрішньогосподарські розрахунки.

Достовірність фінансово-господарських  операцій встановлюється формальною та арифметичною перевіркою документів. Також за допомогою спеціальних прийомів документального та фактичного контролю.

Під час формальної перевірки  перевіряється наступне:

• правильність заповнення всіх реквізитів документів;
• наявність виправлень, підчищень, дописувань тексту чи цифр;
• підписи керівних і матеріально-відповідальних осіб.

Під час проведення арифметичної перевірки визначається правильність розрахункових даних.

Достовірність фінансово-господарських  операцій, що їх відображено у первинних  документах за умови необхідності може бути встановлено шляхом проведення зустрічних перевірок на підприємстві.

При перевірці розрахунків  з оплати праці треба встановити, які форми та системи оплати праці  використовуються на підприємстві; чи є внутрішнє положення про  оплату праці персоналу та колективний  трудовий договір; перевірити списковий та середньосписковий склад працівників, прийнятих на роботу з дня зарахування.

Окрім цього, доцільно встановити, хто веде облік розрахунків з  персоналом з оплати праці, посаду, освіту, бухгалтерський стаж, якими  нормативними документами керується, його підпорядкування.

Взагалі то аудиторська  перевірка нарахування оплати праці  здійснюється за такими напрямками:

1. формування та використання фонду оплати праці;
2. розрахунки з оплати праці.

Аудит обгрунтованості  визначення, формування та використання фонду оплати праці включає:

• дотримання підприємством чинного законодавства з оплати праці;
• вибір раціональних форм оплати праці;
• своєчасне впровадження прогресивних розцінок;
• доцільність впровадження контрактної форми оплати праці (в моторвагонному депо-це провідники);
• структуру джерел формування фонду оплати праці;
• ефективність використання фонду оплати праці та правильність відображення його в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності;
• наявність та правильність оформлення документів та регістрів обліку, на підставі яких нараховувалась заробітна плата.

На початковому етапі  аудиторської перевірки з’ясовується правильність записів в особистих  справах працівників, наявності  трудових книжок, штатного розкладу, правильності використання тарифних сіток, ставок, розцінок та надбавок при обчисленні заробітної плати; оформлення документів (табель обліку використання робочого часу, нарядів, контрактів, розрахунково-платіжних відомостей).

Під час аудиторської перевірки встановлюється правильність посадових окладів і ставок. Дотримання відповідності посадових окладів і ставок встановлюють шляхом їх порівняння зі штатним розкладом. Аудитору слід пам’ятати, що правильність застосування тарифних ставок потрібно перевіряти при погодинній оплаті праці, виконання кількісних і якісних показників роботи, норм і розцінок – при відрядній. Також йому слід ретельно перевірити табель обліку використання робочого часу. При його перевірці особливу увагу слід звернути на наявність підставних осіб, яким нараховують заробітну плату, правильність проставлення відпрацьованих годин і т.д.

При перевірці контрактної  форми оплати праці слід враховувати, що контракт є особливою формою трудового  договору з строком його дії від 1 до 5 років, в якому права, обов’язки  і відповідальність сторін, умови організації праці та припинення дії визначається за згодою сторін.