Методика автоматизации бухгалтерского учета банковских операций на примере ООО «Диана»

Из  оформленных документов формируются  журналы-ордера по кредиту, ведомости  по дебету синтетических счетов бухгалтерского учета; карточки, накопительные, сальдовые  по аналитическим счетам.

Из  сформированных журналов-ордеров автоматически  заполняется Главная книга. Оборотные  ведомости за период с начала года, за месяц заполняются с данных Главной книги.

Учетные данные   распечатываются в  виде традиционных журналов - ордеров, ведомостей, главной книги, оборотных  ведомостей, таблиц.

Валютные  операции оформляются в любых  видах валют с автоматическим пересчетом по текущему курсу в валюту учета и определением курсовой разницы. Контрольный Баланс выдается также  в валюте по заданному курсу и  дате.

Осуществляется  программный контроль за вводом и  целостностью информации.

По  данным бухгалтерского и налогового учета формируются отчеты с анализом и оценкой финансовой устойчивости предприятия.

Установка системы.

В стандартный  комплект поставки входит дистрибутив  на CD-ROM и ключ защиты от несанкционированного копирования (ключ Hasp).

Работа с меню.

Меню - одно из главных элементов программы, которое служит для выбора различных  частей программы, управления режимами и т.п. В системе "Предприятие" используются линейные и всплывающие меню.

При работе с программой внизу экрана выводится описание основных действий и назначенных им клавиш. Выбор  нужного действия осуществляется с  помощью клавиш или нажатием клавиши  мыши на соответствующую позицию.

Работа с документами.

Основным  режимом работы с программой является работа со списками документов, которые  прилагаются к кредиту счетов, а при выборе вида операции по дебету счетов - к дебету.

Окно  просмотра списка документов появляется на экране после определения кредита  синтетического счета и выбора соответствующих  ему аналитических показателей  по Плану счетов.

Система помощи

Обращение к системе помощи осуществляется нажатием клавиши <F1> или через  пункт «?»"Помощь" системного меню. Помощь по программе является контекстно-зависимой, т.е. справочный текст выдается в соответствии с текущим положением. Кроме того, пользователь может выйти на оглавление и получить информацию по темам, содержащемся в справке. Система помощи является дополнением к документации.

Фильтрация и поиск данных.

При работе с первичными документами, сальдовыми и накопительными ведомостями, аналитическими оборотками, журналами - ордерами и  др., часто возникает необходимость  найти конкретную запись по тексту, шифру, дате, сумме, выделить некоторый  объем записей, которые имеют  общий признак. Для этих целей  в системе предусмотрены режим  отбора и сортировка данных, а также  поиска и фильтрации.

Поиск возможен по нескольким критериям, на экране возникает меню выбора критерия, по которому будет происходить поиск. Это может быть дата или строка символов, для строки символов возможен поиск по частичному соответствию. В процессе выполнения поиска курсор остановится на первой записи, в  которой есть эти символы, по умолчанию  программа покажет другие записи, которые удовлетворяют условию  фильтра.

Начальная настройка

Бухгалтерский учет в системе «Предприятие 2012» ведется, начиная с указанной даты и в рамках установленного расчетного периода.

Наилучшая ситуация, когда система вводится в эксплуатацию с января месяца текущего года, но можно начинать и с любого месяца.

В рамках начальной настройки устанавливается  и валюта учета (учетная валюта по России - Рубли, Копейки). Если нужна  другая валюта, то её вводит пользователь.

Для преемственности бухгалтерского учета (с ручного или по другой программе) необходимо ввести начальные остатки  по всем аналитическим счетам.

После введения в модуле "Остатки" остатков по аналитическим счетам необходимо выполнить контроль счетов и остатков. Для этого следует сформировать Главную книгу и баланс. Если все  сделано правильно, то актив и  пассив баланса равны.

Реорганизация счетов.

Данный  режим предназначен для изменения  номера синтетического счета в Плане  счетов. Необходимость в таком  изменении возникает при изменении  законодательства. Такие изменение  в системе «Предприятие 2012» делаются с использованием отдельного модуля "План". Модификацию рекомендуется производить поставщиком программного продукта.

Задание паролей.

Для защиты системы от несанкционированного доступа устанавливается пароль, который будет запрашиваться  при входе в систему.

Первый  пароль - это комбинация буквенных  символов, второй пароль - любая комбинация цифровых символов. Пароль устанавливается  администратором системы или  главным бухгалтером и определяет полномочия пользователя.

Восстановление файлов и индексов.

При сбоях в системе питания чаще всего портятся заголовки баз  данных и индексы. При последующей  работе могут появиться сообщения  об ошибках. В таких случаях следует  провести проверку файлов и индексов. Испорченные индексы можно удалить.

При обращении к этой опции меню программа  автоматически производит проверку испорченных и восстановление отсутствующих  индексов. В системе действует  программный контроль за достоверностью и целостностью информации.

Форма Банк открывается через меню Учет \ Учет денежных средств \ Банк.В данной форме собираются все операции по расчетным и валютным счетам организации, у которых по Дебету и/или по Кредиту имеется счет 51 или 52. При этом отражаются операции, как введенные в данной форме, так и банковские операции введенные в иных формах программы.  

Для корректного заполнения отчетов, а также для удобства пользования программой рекомендуется  заполнять платежные поручения:

по расчетам с контрагентами - в формах Учет покупок и Учет продаж;

по налогам - в формах Начисление и уплата налогов и Уплата налогов с зарплаты.

Остальные операции можно  заполнять в форме Журнал операций или непосредственно в форме Банк.

Для ввода операции по банку  необходимо: установить дату операции, выбрать номер счета из списка и нажать на кнопку Добавить, выбрав Приход или Расход.

Если это приход, то в  поле Д автоматически будет проставлен счет 51(52) плана счетов.

Необходимо заполнить  поля:

В поле "Д" - прописать корреспондирующий счет.

В поле "Сумма" - прописать сумму, поступившую в кассу организации.

В поле "Содержание" - прописать содержание операции.

В поле "Контрагент" - с помощью кнопки … выбрать из предлагаемого списка контрагента, если такого контрагента нет, то добавить его.

Если все данные заполнены, верно, то нажать на кнопку Сохранить.

Если операция введена  ошибочно, то нажать на кнопку Отмена.

Так же можно править и  удалять записи. Для этого выделить необходимую для корректировки  или удаления операцию и нажать на кнопку Править илиУдалить соответственно.  

В форме банк можно править  и удалять только те записи, которые  введены непосредственно в форме  Банк. Записи введенные в других формах нужно исправлять там где  они были введены.

С помощью кнопки Фильтр можно отфильтровать записи по банку.  
 

При нажатии на эту кнопку открывается форма Фильтр, в которой необходимо заполнить поля, по параметрам которых будет отфильтрованы операции по банку после нажатия на кнопку Фильтр. При нажатии на кнопку Отмена форма закроется. При нажатии на кнопку Очистить все ранее заполненные поля будут очищены.

Распечатать платежное поручение, реестр платежных поручений и  сводный отчет по банку при  помощи кнопки Отчеты.

При выборе "Платежка" откроется форма Платежное поручение. Подробнее о форме Платежное поручение.

Распечатать эту форму  можно при помощи кнопки Печать.

Платежное поручение можно  распечатать через следующие  формы:

- по расчетам с контрагентами  через форму Учет покупок / кнопка Отчеты (если есть оформленная оплата через счет 51 или 52)

- по уплате налогов  с заработной платы через форму Уплата налогов по зарплате (Платежи)

- по уплате прочих налогов  через форму в меню Отчетность

- по уплате любых платежей  через форму Банк / Отчеты (по расходным операциям).

При вызове платежного поручения  открывается предварительная форма, которая используется для редактирования данных исходящих платежных поручений  организации.

 

Поля для редактирования

"№" - номер платежного поручения.

"Дата" - дата платежного поручения.

"Вид платежа" - По умолчанию не заполняется.

. В платежных поручениях, представляемых в учреждения Банка России для осуществления платежа почтовым или телеграфным способом, проставляется соответственно "почтой" или "телеграфом". В платежных поручениях, представляемых для осуществления электронных расчетов, в этом поле проставляется "электронно" согласно нормативным актам Банка России, регламентирующим электронные расчеты. В платежных поручениях, представляемых для осуществления срочных платежей, проставляется "срочно" согласно нормативным актам Банка России. В других случаях поле не заполняется.

"Сумма" - сумма оплаты.

"Банк получателя" - можно изменить банковские реквизиты получателя, при наличии у него нескольких расчетных счетов (стрелка рядом с полем "Банк")

"Вид оп." - вид операции. По умолчанию 01 – это банковский шифр оплаты платежным поручением.

"Срок пл." - срок платежа. Не заполняется.

"Назн.пл." - назначение платежа кодовое. Не заполняется.

"Оч.пл." - очередность платежа. . ГК РФ. Статья 855. Очередность списания денежных средств со счета

При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех требований, предъявленных к счету, списание этих средств со счета осуществляется в порядке поступления распоряжений клиента и других документов на списание (календарная очередность), если иное не предусмотрено законом.

При недостаточности денежных средств на счете для удовлетворения всех предъявленных к нему требований списание денежных средств осуществляется в следующей очередности:

в первую очередь осуществляется списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или  выдачу денежных средств со счета  для удовлетворения требований о  возмещении вреда, причиненного жизни  и здоровью, а также требований о взыскании алиментов;

во вторую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим перечисление или  выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и  оплате труда с лицами, работающими  по трудовому договору, в том числе  по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности;

в третью очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим перечисление или  выдачу денежных средств для расчетов по оплате труда с лицами, работающими  по трудовому договору (контракту), а также по отчислениям в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации и фонды обязательного медицинского страхования;

в четвертую очередь производится списание по платежным документам, предусматривающим платежи в  бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены в  третьей очереди;

в пятую очередь производится списание по исполнительным документам, предусматривающим удовлетворение других денежных требований;

в шестую очередь производится списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности. 
Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступления документов.

"Код" - Не заполняется.

"Рез.поле" - резервное поле. Не заполняется.

"Назначение платежа" - заполняется вручную либо выбирается из справочника назначения платежа. Справочник назначения платежа вызывается нажатием на кнопку ... Подробнее о справочнике назначения платежа.

"в т.ч. НДС" - галочка ставится если выделяется НДС.

"ставка" - ставка НДС в процентах.

"Примечание" - поле для примечаний.

 Правила заполнения  информации в полях расчетных  документов на перечисление налогов   утверждены Приказом Минфина РФ "Об утверждении Правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации"

В частности:

"Статус" - статус плательщика.

Статус плательщика может  принимать следующие значения:

01 - налогоплательщик (плательщик  сборов) - юридическое лицо;

02 - налоговый агент;

03 - сборщик налогов и  сборов;

04 - налоговый орган;

05 - территориальные органы  Федеральной службы судебных  приставов; 
06 - участник внешнеэкономической деятельности;