Методика автоматизации бухгалтерского учета банковских операций на примере ООО «Диана»

Распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы  и затем происходит "введение данных в программу". Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал  результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно  можно разбить на пять этапов.

Этап I. Оптимизация бухучета.

Как уже отмечалось, автоматизация  имеет смысл лишь тогда, когда  она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления  того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие  современные пограммы по автоматизации  бухучета - очень гибкие системы, они  позволяют настраивать на нужды  конкретного предприятия буквально  все, начиная от плана счетов и  кончая формами отчетности в налоговую  инспекцию. Проводится анализ имеющейся  на предприятии системы бухучета, а именно:

1. Применяемый план счетов  и использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики  по различным счетам.

3. Использующиеся типовые  проводки для отражения типовых  хозопераций.

4. Формы и содержание  первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет  того, что можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета

Этап II. Выбор масштабов  автоматизации

Под выбором масштабов  автоматизации понимается то, в каком  объеме будет автоматизироваться бухгалтерия  и в каком порядке будут  переведены на компьютер разделы  бухучета. Эта проблема тем более  актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если  в отделе сбыта есть своя  программа, при помощи которой  отслеживаются расчеты с заказчиками,  то делать то же самое в  рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться  просто отражением проводок по  счетам реализации, товаров отгруженных,  авансов и пр. Часто встречающийся  фактор, также, состоит в том,  что на всех бухгалтеров не  хватает компьютеров, а средств  на их покупку нет, значит  какие-то разделы неизбежно будут  вестись на бумаге.

2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать  результат, затем переходить к  другому разделу и так далее,  а не стараться сделать все  сразу. Очень важно спланировать  порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что  какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится  донастраивать, чтобы он совмещался  с другими, на что уйдет дополнительное  время и деньги. Очевидно, что  почти в большинстве случаев  начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Он состоит  в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах  и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать  о состоянии дебиторской и  кредиторской задолженности (также  в аналитике по должникам и  кредиторам), объемах реализации и  ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю  эту информацию с учетом всех специфических  требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый  для внутреннего пользования  в организации и произвести настройку  программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными  службами предприятия и руководством и определяется что конкретно  и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.

Когда бухучет ведется  коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации  бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому  важно заранее распределить, какой  бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке  программы каждый на своем рабочем  месте имел то, с чем ему предстоит  работать.

Этап III. Постановка задачи.

Когда определено, что будет  изменяться в бухучете (Этап I) и какие  разделы в каком порядке будут  автоматизироваться (Этап II), следует  четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для  бухгалтерии.

3. Регистры и информацию  для внутренних нужд предприятия  (см. предыдущий этап).

4. Бухгалтерскую отчетность  и расчеты по налогам и другим  платежам.

Постановка задачи состоит  в том, что в письменном виде фиксируется  конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие  как информация, содержащаяся в учетных  регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и  пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например в накладных на отпуск товаров  в одной фирме требуется наличие  долларового эквивалента цене, в  другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или  ни того ни другого). Отделу сбыта может  потребоваться ведомость отгруженных  товаров с указанием продажной  цены товара и датой отгрузки.

Постановка задачи очень  важна, поскольку без ясного перечня  того, что надо сделать и каким  условиям это должно удовлетворять  практически невозможно получить результат  от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что  программа будет настроена таким  образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине  отсутствия необходимой аналитики  по счетам, которая устанавливается  в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы  придется заново переделывать.

Этап IV. Выбор программного средства.

Только тогда когда  спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок  автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее  или по принципу "подешевле" программа  просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую.

Программы для автоматизации  малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как  правило, не содержат автоматических функций  позволяющий вести бухгалтерию  с учетом всех нюансов, таких как  особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а  вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что  часть бухучета придется вести вручную  и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур".

Этап V. Вопросы техники.

Технические вопросы, связанные  с компьютерами не входят в бухгалтерские  функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая  зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера".

При автоматизации бухучета важно, чтобы компьютеры, на которых  установлены программы, были достаточно мощны, чтобы программа работала быстро, в противном случае бухгалтер  будет периодически ожидать пока компьютер "переварит" введенную  в него информацию, а то и просто сталкиваться с ошибками и неполадками, происходящими от того, что компьютер  слишком маломощен для той  программы, которая на нем установлена  и того количества операций, которые  в него введены. В условиях каждодневной напряженной бухгалтерской работы это может свести на нет эффект от автоматизации. Для того, чтобы  определить какой компьютер необходим, следует обратиться к тем, у кого программа куплена и они, с  учетом версии программы и предполагаемого  объема хозопераций дадут рекомендацию.

Процесс автоматизации.

Только тогда, когда определены цели автоматизации, ее масштаб и  порядок, сделана постановка задачи, выбрана и куплена оптимальная  для предприятия программа и  решены технические вопросы можно  приступать к собственно работе с  программой. Качественное внедрение  программы (не "псевдоавтоматизация") - процесс очень трудоемкий и сложный, затраты на него, как правило, значительно  превышают затраты на приобретение программы и компьютеров, причем доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку  при большем количестве нюансов  и особенностей необходимо больше работы по настройке на все эти нюансы и особенности.

Внедрение можно производить  своими силами, можно заказать сторонней  организации. Если пытаться внедрять самим, то приходится сталкиваться с трудностями:

" отсутствие опыта  автоматизации;

" отсутствие времени  на внедрение, поскольку бухгалтерия  должна выполнять свою текущую  работу, которая, как правило,  и съедает весь рабочий день.

Этап настройки.

Все широко распространенные программы автоматизации бухучета (и большие и малые) имеют аналогичные  набор изменяющихся составных частей, поэтому, в целом, правильный процесс  настройки любой программы можно, в хронологическом порядке выполнения, расписать на следующие этапы:

1. Настройка (доработка  стандартного поставляемого с  программой) плана счетов в соответствии  с особенностями предприятия,  проведенной оптимизацией бухучета  и постановкой задачи.

2. Настройка (доработка  стандартных поставляемых с программой) типовых проводок в соответствии  с особенностями предприятия,  проведенной оптимизацией бухучета  и постановкой задачи.

3. Настройка (доработка  стандартных поставляемых с программой) форм первичных документов в  соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи.

4. Настройка (доработка  стандартных поставляемых с программой) форм бухгалтерской отчетности  и расчетов по налогам в  соответствии с особенностями  предприятия, проведенной оптимизацией  бухучета и постановкой задачи.

Этап обучения.

По окончании настройки  программы начинается этап обучения персонала работе с ней (в случае, если программа внедрялась собственным  силами, обучения, разумеется, не требуется). Изначально необходимо, чтобы бухгалтер  умел просто работать на компьютере, то есть выполнять элементарные операции по запуску программ, копированию  файлов и проч., психологический  барьер "боязни компьютера" должен быть преодолен. Если бухгалтер не умеет  работать на компьютере вообще, то его  можно либо послать на курсы компьютерной грамотности, которых сейчас очень  много, они недорогие и за неделю-другую дают результат, либо пригласить в бухгалтерию  знакомого, владеющего компьютером, который  в порядке частного общения поможет  бухгалтеру освоиться за несколько  дней.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Методика автоматизации бухгалтерского учета  банковских операций на примере  ООО «Диана»

 

2.1 Общая характеристика  ООО «Диана»

 

Тема курсовой работы рассматривается  на материалах предприятия ООО «Диана». Основной вид деятельности ООО «Диана» является организации оптовая торговля промышленной химии.

ООО «Диана» является юридическим лицом, имеет круглую печать и штампы со своим наименованием (эмблемой), свой торговый знак, расчетный и иные счета в банках, другие реквизиты, необходимые для хозяйственной и иной деятельности; ведет бухгалтерский учет и статистическую отчетность.

ООО «Диана» обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах определения формы управления, принятия хозяйственных решений, сбыта товара, установления цен на товары и услуги, оплаты труда, распределения прибыли