Кәсіпорынды басқарудағы бухгалтерлік есептің ақпараттық жүйесін тұрғызу

Кт = ((негізгі құралдар мен басқа да айналымнан тыс активтер)+(запастар мен шығындар))/((ұзақмерзімді несиелер мен міндеттемелер)+(қысқамерзімді несиелер несиелер мен міндеттемелер))

 

Қаржылық талдауда запастар жайын, техникалық жабдықталуын, саласын ерекшелейтін  баланс активтерінің құрылымына ерекше мән беріледі. Оларға:

Негізгі құралдың үлестік қатысу коэффициенті былай есептелінеді:

 

Кн = (негізгі құралдар және басқа да айналымнан тыс активтер)/(жалпы баланс)

 

Айналым капиталының үлестік қатысу коэффициенті былай есептелінеді:

 

К = (запастар мен шығындар)/(жалпы баланс)

 

Ақша капиталының үлестік қатысуы былай есептелінеді:

 

К = (ақша құралдары, есептесулер және басқа активтер)/(жалпы баланс)

 

Қаржылық талдауда сонымен қатар дебиторлық және кредиторлық борыштардың арақатынасын қарастыру да ерекше мәнге ие. Олардың арасында әдетте тіке байланыс болады. Жеткізушілерге төлемнің кешігуі әдетте ақшаның капиталдан тысқаруынан болады. Егер олардың арақатынасы 1 – ге тең болса, онда есептесулердің жағдайы тұрақты деп есептелінеді. Ағымдағы борыштардың коэффициентінің формуласы былай бейнеленеді: /22,157-бет/

 

Кб = (орташа дебиторлық борыштар)/(орташа кредиторлық борыштар)

 

Жоғары ликвидті активтердің ағымдылығын талдау үшін мынадай формула қолданылады:

 

Ка = (сатылу көлемі)/(ақша құралдары, есептесулер және басқа да активтер)

 

Ағымдағы активтердің ағымдылығын талдауы кезінде мына формула пайдаланылады:

 

К = (сатылу көлемі)/( ақша құралдары, есептесулер және басқа да активтер)

 

Активтердің ағымдылығының жалпы коэффициенті

 

К  = (сатылу көлемі)/( активтердің жалпы бағалануы)

 

Осы көрсеткіштерді жүйелі түрде бақылау жоспарлау мен жобалау кезінде оларды пайдалану мүмкіндігін қамтамасыз етеді. Талданатын көрсеткіштердің оптималды жиынтығы болып жатқан тәуелділіктер мен заңдылықтарды табуға көмек тиіседі және олар кәсіпорынды тиімді басқаруға жәрдемдеседі. 

 

* 2.2. Кіріс және  шығыс құжаттарының сипаттамасы.

2.2.1. Кіріс құжат

 

Кәсіпорын өндіріліген өнімдерді келісім шарттармен жүзеге асырады. Кәсіпорынның бухгалтерлік есеп бөлімінде жарлық бойынша қоймадан алынған өнімнің бухгалтерлік есеп бөлімінен есеп айырысу құжаты беріледі.

Ақпарат тізімді есеп-шот фактурасы, бұйрық, көшірмелер бекітіледі.

Қазақстан Республика президентінің бұйрығы бойынша салық төлеуші міндетті түрде тиелген өнімді және сол өнімнің сатылғаны туралы есеп-шот арқылы тіркеуден өткізуі қажет.

 

2.2.2. Шығыс құжаты

 

Жоғарыда айтылған құжаттар бойынша өнімнің түсіні және есеп-қисап туралы ақпараттық тізімі болады. Баланс үшін ең бастысы айналым ведомсті болып табылады.

Ақпараттық тізімде ең негізгі болып айдың басындағы және соңындағы жіберілген өнімнің өзіндік құны саналады. Басты сальдо және соңғы сальдо.

Накладная – бұл құжат арқылы өндірілген өнім бір адамнан екінші адамға беріледі. Берілетін тауардың анықтама құжаты бір адамнан алынып екінші адамға жазылып берілетін 2 данадан тұратын құжат. Ол құжатта қол қойылады және мөр басылады. Бір данасы тауарды беретін адамда қалады, ал екінші данасы затты алушы адамда қалады.  

2.3. Ақпараттық  база

  Ақпарат базасы – бұл АЖ-ні жұмыс істеуде қолданылатын реттелген ақпараттың бірігуі. Ақпарат базасы машинадан тыс ақпарат базасы және машинада ішіндегі ақпарат базасы бөлімдерінен тұрады.Машинадан тыс ақпарат базасы – АЖ-ні жұмыс істетуде құжаттар мен белгілердің (сигналдардың), мәлімдемелердің бірігуін бейнелеп, есептеу техникасынсыз (ЕТ) адамға түсінікті болатын ақпарат базасының бөлігі. Машинадан тыс ақпарат базасына жіктеу мен шартты белгілеу жүйелері, мөлшерлік анықтама құжаттар, жедел ақпарат жатады. Жіктеу мен шартты белгілеу жүйелері мәліметтерді бірмәнді жазып, ақпаратты есептеу желісінің жадында тиімді іздеп және белгілеу үшін қолданылады. Ал мөлшерлік анықтама құжаттар (МАҚ) – шартты-тұрақты ақпарат қатарына жатады және ұзақ уақыт бойы есеп айырысуда өзгеріссіз қолданылатын әр түрлі тәртіптегіш мөлшерлеулерді, мөлшерлерді және басқа да мәліметтерді құрайды.

Жедел ақпарат дегеніміз – ол объектінің күйін осы уақыт сәтінде бейнелейтін, яғни бастапқы, өңделмеген ақпарат. Жедел ақпаратқа әдетте бухгалтерлік және жедел есеп мәліметтері жатады. Машина ішіндегі ақпарат базасы – бұл АЖ-ні жұмыс істетуде қолданылатын, машиналық тасығыштарды мәліметтер массивінің бірігуін бейнелейтін ақпарат қорының бөлігі. Мұндағы машиналық тасығыш – ДЭЕМ-ға ақпаратты автоматты түрде ендіруде пайдаланылатын материалдық объект. Оған қатты магниттік табақшалар, иілгіш магниттік табақшалар, магниттік барабандар, магниттік карталар, фотохромды тасығыштар, микрофильмдер және басқа да тасығыш түрі жатады.

Ақпарат массиві – нақты тәсілмен аталған және ұйымдастырылып өзара мәндік түрде байланысқан мәліметтердің бірігуі. Ақпарат массивін ұйымдастыру дегеніміз – бұл оның құрамын, құрылымын, яғни әрбір ақпарат массиві үшін реквизиттердің ұзындығын және олардың ақпарат массивінде орналасу тізбегін табу. Ақпарт массиві қолданылу белгісіне қарай кіретін, шығатын және ішкі болып бөлінеді. Кіретін массив, объектіні басқару есебін шешу үшін сұранысты және жедел немесе алғашқы ақпаратты қамтиды. Шығатын массивтер, баспа құрылғысы – принтерге басылып шығатын мәліметтерді құрайды. Осы ақпарат негізінде, қолданушылар керекті шешім қабылдайды, яғни осы ақпаратты қолданады.

Машина ішіндегі ақпарат массивтері тұрақты, сақтаулы, жедел және қызмет көрсететін болып келеді. Тұрақты ақпарат массиві мөлшерлік құжаттар мен анықтамалардан алынып, мәліметтерді өңдеуге дейін қалыптасады және ол АЖ есептерін шешуде пайдаланылады. Тұрақты ақпарат массивіне жіктегіштер, анықтамалар, шартты-тұрақты ақпараттар қатысты болады.

Сақтаулы массивтер өзара байланысқан басқа есептерді шешу үшін қолданылатын ақпаратты жазады. Мысалы, кварталдық есеп беруді алу үшін, осы кварталға кіретін айлардағы ақпаратты жинау қажет.

Жедел массивтер жедел құжаттар негізінде құрылады, яғни біртіндеп жиналған айнымалы ақпаратты құрайды. Сондықтан, жедел массивтер әр өңдеу аралықтарында өзгеріп отырады.

Қызмет көрсететін  массивтер, массивтерді автоматты өңдеуде қажетті қызмет көрсету ақпаратын құрайды.

Машина ішіндегі ақпарат базасы жергілікті есепке, немесе есептер жиынтығына бағыталған массивтер түріндегі тәсілмен немес мәліметтер базасына массивтерді қалыптастыру жолының тәсілімен ұйымдастырылады.

 Мәліметтер базасы (15-кесте), ол тікелей мәлімет алуға болатын жадыда, сақтағыш құрылғыларда сақталып, өзара байланысқан ақпарат массивтерінің бірігуін бейнелеп және АЖ-нің басқару фукциясының жүзеге асырылуын қамтамасыз етеді.

  Мәліметтер базасын  тұрғызудың себептеріне – мәлімет  өңдеу уақытын қысқарту, сақтаулы  мәліметтердің артықшылығын азайту, мәліметтердің сыйыспаушылығын және қарама-қарсылығын жою, есептерді шешу үшін мәліметтерді кең көлемдегі қолданушылардың бірігіп қолдануы, есептерді шешу программасынан мәліметтердің тәуелсіздігі, мәліметтер базасындағы мәліметтерді сақтаудың сенімділегі жәнге т.б. жатады.

Мәліметтер базасын қолдану, ондағы мәліметтерді басқарудың программалық жабдығының бар болуын қажет етеді. Оны мәліметтер базасын басқару жүйесі (МББЖ) деп атайды.

МББЖ – бұл АЖ-ны қолданушылардың қолданбалы есептерден мәліметтерге енуін қамтамасыз ететін, ақпарат массивтеріне кіру-шығу, оны тиеу, жөндеу үшін қажетті жалпы жүйелік программалар жиынтығы. Мәліметтер базасын МББЖ-мен біріктіріп, мәліметтер банкісі деп атайды. Мәліметтер банкісінің құрамы – мәліметтер қоймасы мен МББЖ-дан тұрады.

 

2.3.1. Машинадан  тыс ақпараттық база

 

Машинадан тыс ақпараттық база – адамның есептеу техникасы құралдарын қолданбай қабылдайтын, АЖ функциялау үшін қолданатын мәліметтер жиынын ұсынатын ақпараттық базаның бөлігі. Машинадан тыс ақпараттық классификация мен кодтау жүйесінен, нормативті анықтамалық құжаттан және жедел ақпараттан тұрады [В.В. Дик. Экономикадағы ақпарттық жүйелер].

Классификация мен кодтауды анықтау жүйесі ақпараттық есептеуіш жүйесінің жадысында мәліметтерді сипаттау, тиімді іздеу және идентификациялау үшін қолданылады.

Нормативті-анықтамалық құжаттар шартты-тұрақты ақпарат категориясына жатады, олар ұзақ уақыт бойы есепте өзгерілмей қолданылатын регламенттік норматив, норма және басқа мәліметтерден тұрады. Берілген дипломдық жұмыста нормативті-анықтамалық құжат болып: нормативтік актілер, бағалы зат кодтарының каталогі валюта кодының каталогі, ҚР Ұлттық банкінің әр валюта түрі үшін ресми курсы жатады.

Жедел ақпарат нақты уақыттағы объект жағдайын, яғни алғашқы, өңделген ақпаратты сипаттайды. Оған клиент құжатынан (паспорт, жеке құжаты, әскери билет, шетелдік паспорт) алынатын мәліметтер жатады.

Кодтау мақсаты мәліметті құжатқа толтыруға, оларды машина тасығыштарына ауыстыруға, өңдеуге, жіберуге және басқа операцияларды орындау үшін қажет ақпаратты ықшам және ыңғайлы формаға келтіру.

Ақпараттың сыныпталуы ақпаратты мәлімет базасынан өңдеу және іздеуді жеңілдету үшін қажет. Сыныпталу белгілі бір ұқсас немесе әртүрлі ұқсастық белгісіне сәйкес көптеген объектілерді (пән, оқиға, үрдіс, түсінік) бөлу.

Сыныпталудан кейін таңдалған кодтау жүйесіне сәйкес ақпараттық бірлікті кодтау орындалады.

Кодтау дегенде объектіні ықшамдалған нысанда ұсыну мақсатымен объект сыныпталуына символдық мән (код түрінде) беру үрдісін түсінеміз.

Кодтау жүйесі деп объект сыныпталуына кодтық мән (кодтарды) беру ережелер жиынтығы.

Код – белгілі бір ережелер бойынша тұрғызылған шартты белгілеуді тұрғызу немесе орнатудың барлық номенклатуралар үшін жалпы жүйе. Әрбір код үшін төмендегілер анықталады:

• код ұзындығы (код белгілеуіндегі белгілер саны);
• код тобы (код белгілеуіндегі белгілердің орны);
• код алфавиті (кодтық белгілеудегі болатын белгілер, олар цифрлық, әріптік және әріптік-цифрлық бола алады);
• код құрылымы (код белгілеуіндегі белгілердің орналасу орны).

Кодтарды қолдану ақпарат өңдеуінің еңбеккөлемдігін төмендетуге, мәліметтер топтамасын жеңілдетуге; машиналық тасығыштарға ақпаратты жазуды жеделдетуге мүмкіндік береді.

Кодтау жүйесінің тізімдік, сериялық-тізімдік, тізбектей, комбинирленген, шахматтық және басқа жүйелері бар.

Мәселені шешу үшін кодтаудың тізімдік жүйесі қолданылады да, бағалы заттарды кодттау мен валютаны кодтаудың келесілері өңделеді. Бағалы заттарды кодтау құрылымы екі белгіден; валютаны кодтау құрылымы үш белгіден, айырбастау пунктінің номерінің тіркеу кодының құрылымы бес белгіден тұрады.

 

2.3.2. Ішкі машиналық  ақпараттық база

 

Ішкі машиналық ақпараттық база – белгілі бір белгілер бойынша бапталған машиналық тасығыш жүйесінің (қатты магниттік диск, дискета, магниттік карта, т.б.) АЖ-да қолданылатын мәліметтер жиынтығын сипаттайтын ақпараттық база бөлігі [В.В. Дик Экономикадағы ақпарттық жүйелер].

АЖ ішкі машиналық ақпараттық базаның құрылымы араларында ақпарат ауыса алатын жеке мәліметтер базасы түрінде сипатталынады, ол арқылы ақпараттық базаны құру мен мәліметтер дұрыстығын жоғарылатуды оптималдауға болады.

АЖ ішкі машиналық ақпараттық базаның құрылымы өзінің функционалды бағытымен анықталады, АЖ қолданушының функционалды есеп талаптарын максималды қанағаттандырып, ұсынылған техникалық мүмкіндіктерге сай құрылуы керек.

Басқарма АЖ құрамына кіретін МБ C++ Builder – Windows 98/2000/XP ОЖ жұмыс үшін Object Pascal программалау тілін қолданатын қосымша арқылы жазылған. МБ екі негізгі бөлімнен тұрады:

• басқаратын модуль;
• экранды нысандағы модуль.

Ішкі машиналық ақпараттық база қатты және икемді магнитті ленталарда орналасқан ақпарат массивтерінен (файлдардан) тұрады. Жазуға тікелей ену прораммалық түрде, ол массивтерді өңдеу уақытын қысқартуға мүмкіндік береді. МБ басқармада жүргізіледі. МБ-мен жұмыс модемді байланыстың қолдануымен, яғни ақпаратты файл сервер негізінде қоданылатын компьютердің желілік дискісінде орындалады. Модем арқылы сервер байланысты орнатқаннан кейін Басқарма қызметшісі МБ файлдың жолын көрсетуі тиіс. Өзгерту операциялары орындалғаннан кейін  МБ сақталынады. Сонымен қатар әртүрлі филиалдың бірнеше қызметкерлері бір мезгілде МБ-мен жұмыс істеп енуге рұқсаты бар толықтырулар мен кестедегі өзгерістерді жүргізе алады.

МБ Windows 98/Me/XP ОЖ сәйкес келетін дисктік тасығыштар мен стандартты шығару құралдарына сай жасалынған.

МБ жұмысының жылдамдығы басқа программалық өнімдердегідей қолданылып отырған жабдықтарға тәуелді. Тәжіребие көрсеткендей компьютерлерді Pentium IY процессоры базасында қолдану нақты уақыттағы жұмыс үшін толық жеткілікті.

2.4. Программалық жабдықтау

 

Программалық жабдықтау (ПЖ) ТҚК (техникалық құралдар кешені) функциясын жабдықтайтын АЖ функцияларын өңдейтін программалар жиынтығы түсіндіріледі. Программалық жабдықтау төмендегілерден тұрады:

• Windows XP ОЖ-сі бар жалпы (жүйелік) жабдықтау;
• жұмыс кезінде валюталық, кассир жүргізетін негізгі операциялардың автоматтандыруын жабдықтайтын программалық модульдер жиынтығынан тұратын арнайы (қосымша) жабдықтау;
• бір жағынан қолданушы интерфейс пен ОЖ, екінші жағынан МБ-мен жұмыс арасындағы өзінің интерфейс құраладрының көмегімен жабдықталған Borland Delphi 7 интегрирленген программалау ортасы.