Денежные операции

Основными документами для отражения в учете кассовых операций являются приходные и расходные кассовые ордера. Найти их можно в пункте главного меню программы «Документы». При составлении приходного кассового ордера сначала нужно установить, по какой кассе, рублевой или валютной, оформляется приход денежных средств. Соответствующий субсчет будет потом фигурировать в дебете проводки, сформированной документом. Отметим, что если мы выберем валютную кассу, то внизу под переключателями появится раскрывающийся список, из которого нужно выбрать конкретную валюту.

В реквизите  «Принято от» необходимо указать  лицо или организацию, от которой  принимаются денежные средства. Если это наш сотрудник, то его можно  выбрать из справочника «Сотрудники», нажав кнопку выбора.

Далее в  соответствующих реквизитах вводится основание для оприходования  денежных средств и прилагающиеся  к приходному ордеру документы, если они есть. В реквизит «Сумма» мы вносим сумму приходуемых денежных средств.

Печатная  форма документа соответствует  унифицированной форме документа  № КО-1.

С помощью  флажка «Формировать проводки» на основании  заполненных реквизитов документа  при его проведении автоматически  формируются соответствующие проводки. Если же флажок не установлен, то документ будет проведен без формирования проводок.

Расходный кассовый ордер также можно найти  в пункте меню Документы à «Расходный кассовый ордер». Он предназначен для учета выдачи наличных денег из кассы организации.

Реквизиты формы этого ордера и порядок  работы с ним полностью соответствуют  реквизитам формы и порядку работы с приходным кассовым ордером. Так  же, как и в приходном ордере, для того, чтобы программа при  проведении документа сформировала проводки, требуется установить флажок «Формировать проводки».

Печатная  форма документа соответствует  унифицированной форме № КО-2.

Для фиксирования всех кассовых операций предназначен Журнал «Касса», находящийся в меню «Журналы». В соответствующих графах журнала хранится информация о виде документов, формировавших кассовые операции, их номерах. Отдельно выделены графы для суммы прихода или расхода денежных средств, а также графа, содержащая номера счетов, корреспондирующих со счетом 50.

Кроме того, на форме журнала расположена  кнопка «Кассовая книга», которая  позволяет сформировать отчет «Кассовая  книга» согласно типовой форме №  КО-4, обязательный при ведении кассовых операций. Отчет формируется на основании  введенных документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер». За каждый день, в котором проводились  кассовые операции, отчет формирует  отдельный лист кассовой книги. С  помощью соответствующих переключателей можно указать, лист какого типа нам  необходимо распечатать. По нажатию  кнопки «Сформировать» будет создана  печатная форма отчета. Формируя таким  способом кассовую книгу за каждый день, в котором были кассовые операции, мы можем создать полный аналог «ручной» кассовой книги.

В результате автоматизированной обработки информации по учету денежных средств можно получить следующие выходные документы:

– Вкладной лист кассовой книги, Отчет кассира;

– Журнал кассовых ордеров;

– Анализ движения денежных средств;

– Журнал-ордер  и ведомость по счету 50;

– Оборотно-сальдовая  ведомость по счету 50 и др.

Анализ  движения денежных средств может  быть произведен по всем либо по отдельному виду движения за любой период. Для этого применяется документ «Анализ субконто» с заданным параметром субконто «Движение денежных средств».

Журнал-ордер  и ведомость по счету 50 относятся к стандартным документам и формируются в меню «Отчеты». При формировании ведомости за отчетный месяц принимается выставленный системой интервал времени, уточняется счет 50, устанавливаются параметры вывода записей.

Учет  денежных средств на счетах в банке  ведут на счетах 51 «Расчетный счет» и 52 «Валютные счета». В системе «1С» по счетам 51 и 52 не предусмотрено использование субсчетов. Аналитический учет ведется в разрезе расчетных и валютных счетов, для этих целей используется справочник «Банковские счета» (Справочники→ Данные организации → Банковские счета).

Документы по обработке банковских операций в  рублях и валюте на списание и поступление средств вводятся в разделе Документы → Выписка банкаи доступны для обработки через журнал «Банк» (Журналы →Банк).

Для операций списания средств с расчетного счета  и получения печатной формы платежного поручения используется документ «Платежное поручение» (Документы → Платежные документы). Все выписанные платежные поручения хранятся в журнале «Платежные документы» (Журналы →Платежные документы).

Платежные поручения, требования, реестры чеков  автоматически проводки не формируют, так как требуется подтверждение прохождения денег по расчетному счету.

При оформлении операций с валютными денежными  средствами следует обязательно  указать номер банковского счета  и вид валюты.

Расчет и учет курсовых разниц автоматизированы с использованием документа «Переоценка валюты» (Документы → Регламентные→ Переоценка валюты). Документ позволяет произвести переоценку либо всех валютных счетов одновременно, либо любого их сочетания. Переоценка выполняется по всем валютам одновременно и осуществляется автоматически при наличии заполненного справочника«Валюты».

Для получения  информации об остатках и оборотах по расчетным, валютным, специальным счетам используется ряд стандартных документов. Окна настройки таких документов вызываются командой меню «Отчеты».

В конце  отчетного периода формируют  и выводят на печать следующие  документы:

• Оборотно-сальдовая ведомость по счетам 51, 52, 55, 57;
• Карточка счета (по счетам 51, 52, 55, 57);
• Анализ счета (по счетам 51, 52, 55, 57);
• Журнал-ордер и ведомость по счетам 51, 52.

В отчет  «Карточка счета» включаются все проводки с данным счетом по конкретным значениям объектов аналитического учета. Пример заполненной карточки счета по счету 51 «Расчетный счет» приведен в табл. 1.1.

Для взаимного  контроля оборотов счетов 51, 52, 55, 57 с другими счетами удобно использовать документ «Анализ счета».

Документ  «Анализ субконто» с установленным значением субконто «Банковские счета» за произвольный задаваемый пользователем интервал времени является регистром аналитического учета и отображает данные по состоянию расчетов.

В ОАО  «Горецкая райагропромтехника»  пока еще не налажен автоматизированный бухгалтерский учет. Это можно объяснить ограниченностью финансовых средств, в силу чего невозможно приобретение современной качественной вычислительной техники и программного обеспечения, а также отсутствием квалифицированных специалистов, владеющих новейшими информационными технологиями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.

4.1 Внутрихозяйственный контроль

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в ОАО «Горецкая  райагропромтехника» осуществляют директор и главный бухгалтер. Как и все предприятия, ОАО «Горецкая райагропромтехника» хранит свои денежные средства в учреждении банка.

Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования  денежных средств в кассе ведется  в соответствии с Правилами о  ведении кассовых операций в Республике Беларусь.

Главный бухгалтер подбирает на должность  кассира, заключает с ним договор о полной материальной ответственности. Этот договор передают инспектору по кадрам, который включает его в личное дело кассира.

Кассиру запрещается передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. В случае необходимости временной замены кассира, исполнение обязанностей кассира возлагаются на другого работника по письменному приказу руководителя ОАО. С этим работником также заключается договор о его полной материальной ответственности.

Главный бухгалтер и его заместитель, пользующиеся правом подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Руководитель хозяйства обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при доставке их в банк или из банка.

Помещение кассы в хозяйстве изолировано, двери в кассу во время операций заперты с внутренней стороны. Часто в помещение кассы допускаются лица, не имеющие отношения к ее работе.

Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в  несгораемом металлическом сейфе, сейф прикреплен к полу. Касса оборудована сигнализацией. По окончании работы кассы сейф закрывается ключом и опечатывается сургучной печатью кассира. У выхода из кассы кассир стелит коврик, пропитанный специальным составом. Ключи и печати хранятся у кассира. Дубликаты ключей в опечатанном кассиром пакете хранятся в сейфе главного бухгалтера.

Хранение  в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих хозяйству, запрещается.

Перед открытием  помещения кассы и металлического сейфа кассир осматривает сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убеждается в исправности охранной сигнализации.

Основным  звеном в осуществлении внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно, один раз в месяц. Перед началом инвентаризации денег в кассе выполняется ряд предварительных правовых процедур: берут от кассира расписку в том, что во вверенной ему кассе наличные деньги частных лиц и посторонних организаций не хранятся. Этим предупреждается возможность перекрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Последний кассовый отчет и документы по операциям кассир сдает в бухгалтерию для проверки. На отчете кассир делает отметку о том, что все приходные и расходные кассовые ордера и другие денежные документы включены в этот отчет и в кассе нет неоприходованных и не списанных в расход денег.

Проверяющий группирует наличные деньги по соответствующим  купюрам и в присутствии кассира  проводит полный полистный их пересчет, включая опечатанные в пачках деньги.

Частные расписки, якобы подтверждающие получение  денег лично у кассира, или сдачу их на хранение, в оправдание остатка денег в кассе не принимаются. Результаты инвентаризации наличных денег сопоставляются с данными бухгалтерского учета. В случае установления в кассе излишних денег, они тут же приходуются, для чего выписывается приходный кассовый ордер на сумму излишка, который регистрируется в кассовой книге.

1. Нарушаются  рекомендации по охране и транспортировке  денежных средств из банка  в кассу хозяйства. Кассиру  не предоставляется охрана и  специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного средства допускаются лица, попутно следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не имеющие отношения к получению и доставке денег.

2. Дубликаты  ключей от сейфа и кассы  должны храниться по Положению  в сейфе руководителя, в хозяйстве  они хранятся в сейфе главного  бухгалтера.

3. Имеются  случаи подписи руководителем  и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

4. Разрешается  производить прием и выдачу  денег по кассовым ордерам  до конца текущего месяца, в  нарушение действующего порядка;  выдача и прием денег должен  производиться только день их  составления.

5. Наличные  деньги, полученные в учреждении  банка должны расходоваться по строго целевому назначению. В хозяйстве практикуется, например, деньги, полученные на социальную сферу, расходовать на командировки и оплату труда.

 

4.2 Контроль кассовых операций

 

Ревизия кассовых операций осуществляется сплошным методом.

Ревизия кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 “Касса” на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере 1, Главной книге, балансе организации.

При проверке остатка денежных средств на конец  года ревизор должен собрать достаточно доказательств, чтобы оценить, действительно ли данные о денежных средствах, отраженные в балансе, объективно представлены и правильно раскрыты (в соответствии с целями используемых для всех проверок статей баланса).

Ревизор в процессе проверки должен получить доказательства, что средства, отраженные в документах, на самом деле существуют в наличии. В ходе проверки ревизор выясняет:

-  существуют  ли фактически все средства, показанные  в балансе;

- существуют  ли ошибочные (преднамеренные  и непреднамеренные) записи по поступлениям и платежам;

- существуют  ли доходы и расходы, не относящиеся  к деятельности организации.

Ревизор должен быть уверен, что в бухгалтерские  документы, которые поступают на проверку, включена вся необходимая информация, в введении бухгалтерского учета не допускается ни одного пропуска (умышленные или неумышленные), в бухгалтерскую отчетность включены данные обо всех операциях, которые имели место в течение года.

Ревизор проверяет каждая цифра, точно ли отражена и точно перенесена из одного регистра в другой. Все ли ценности правильно оценены, и все ли операции отражены в документах по соответствующей (надлежащей) стоимости.

Ревизор проверяет, имеет ли  права организация  на имеющиеся в ее распоряжении активы.