Денежные операции

Для доказательства фактического наличия денежных средств  в кассе, кроме указанных выше этапов, ревизор выполняет следующие процедуры: просматривает суммы поступления денег из кассы на расчетный счет; устанавливает правильность сверки счетов и подведения итогов; проверяет соответствие всех показателей и остатков.

Если  тождественности остатков нет, выясняется причина разногласий.

Кассовые  документы проверяются, сплошным способом со дня окончания, предыдущего ревизуемого  периода.

При этом контролю подлежат кассовые отчеты со всеми приложенными к ним оправдательными  документами, как по форме, так и  по существу, а также корреспонденция  счетов.

Ревизор проверяет правильность оформления первичных документов по учету кассовых операций (расходных и приходных  кассовых ордеров, расчетно - платежных  ведомостей), в которых должны быть указаны номера документов, даты, подписи  кассира.

Использование приходных кассовых ордеров, отрывных талонов (билетов), не соответствующих  требованиям законодательства Республики Беларусь, запрещается.

Осуществляя проверку кассовых документов, необходимо убедиться, что приходные и расходные  кассовые ордера заполнены четко, без  помарок. Все приходные и расходные документы погашаются штампом.

Незаполнение  отдельных реквизитов (номер, дата и  др.) часто допускается с целью  повторного использования документов для присвоения наличных денег. Никакие подчистки и исправления в документах, не допускаются. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию и выписываться в бухгалтерии организации в момент совершения операции, Для их регистрации служит журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров ревизор тщательно проверяет, не вызвано ли это уничтожением документов или другими злоупотреблениями.

Проверяя  соблюдение кассовой дисциплины, следует  выяснить:

-  не  превышают ли остатки наличных  денег в кассе установленного банком лимита и используется ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм;

- своевременность  и полноту возврата в банк  неиспользованных денежных средств,  полученных на выплату заработной  платы, премий, пособий, пенсий, а также кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений).

Чтобы проверить, как соблюдается установленный  лимит остатка денег в кассе, сопоставляются фактические остатки  денег на отдельные даты с лимитом  остатка. При подсчете фактических  остатков денег в кассе исключаются  наличные деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и премий. Оперативный контроль за остатком денег в кассе осуществляется на основании кассовых отчетов.

Своевременность и полнота внесения в банк неиспользованных денежных сумм проверяется путем  сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет согласно выписке банка с датой окончания массовой выплаты денег, указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, и депонирования заработной платы и других невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.

При контроле правильности выплаты денег по платежным  ведомостям выборочным способом устанавливается, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица фактически работали в организации и нет ли среди них подставных, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Такие факты устанавливаются путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей, с приказами о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о начислении заработной платы.

Проверке  подлежат итоги в платежных ведомостях, так как нередко допускаются факты умышленного завышения итогов в графе “К выдаче на руки” на предполагаемую сумму присвоения. При этой проверке обращается внимание на величину выплаченных сумм отдельным лицам с последующей проверкой их реальности, на дописанные суммы, подчистки, неоговоренные исправления, некачественно оформленные доверенности и т.п.

Во всех ведомостях проверяется подлинность  подписей получателей денег. Для  этого подписи в одних ведомостях сопоставляются с подписями в  других, причем особое внимание обращается на поправки и подчистки. В отдельных  случаях необходимо опросить получателей  денег. Этот прием позволяет обнаруживать подложные подписи, а иногда и подставных, и вымышленных лиц.

Отдельно  проверяется правильность взимания и полнота оприходования квартирной платы и оплаты коммунальных услуг, для чего ревизор пользуется способами  встречной и взаимной проверки операций, получают письменные и устные объяснения.

Осуществляя контроль кассовых операций, проверяется  правильность подсчета оборотов по приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного периода и переноса их с одной страницы на другую.

Особенно  внимательно ревизором проверяется  обоснованность кассовых операций по расходу наличных денег, списываемых  на счета расчетов и другие счета  без последующего представления  отчетов и оправдательных документов об использовании денег.

Контролируя кассовые операции, установливается  соответствие корреспонденции счетов действующим положениям и правилам ведения бухгалтерского учета.

Такой контроль осуществляется по всем кассовым операциям  на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах (журналах-ордерах). Он позволяет выявить хозяйственные операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм.

В ОАО  “Горецкая райагропромтехника”  осуществляется внутренний контроль кассы и кассовых операций в соответствии с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными постановлениями Правления Национального банка Республики Беларусь 26.03. 2003г. №57, зарегистрированными в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь 14.04. 2003 г., рег. №8/9393. Не реже одного раза в квартал производится внезапная инвентаризация кассы.

Инвентаризация  кассы проводится в ОАО “Горецкая  райагропромтехника” в присутствии  главного бухгалтера и кассира. Кассовые операции на время инвентаризации кассы прекращаются и лишь в исключительных случаях с разрешения и в присутствии инвентаризационной комиссии могут быть выполнены. До начала инвентаризации кассы инвентаризационная комиссия выясняет: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

Кассир  до начала инвентаризации делает в  письменной форме заявление о  находящихся в кассе денежных средствах.

До начала проверки наличия денежных средств  и других ценностей в кассе  кассир составляет кассовый отчет. В  отчет включаются все приходные  и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

В период выплаты заработной платы в кассе  организации могут быть частично оплаченные платежные ведомости. Если срок оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира.

Если  срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

- если  сумма выплаты значительная, ведомость  закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

- если  по ведомости только начата  выплата, на ней делают отметку  о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, которую заверяют своими подписями инвентаризационная комиссия, кассир и главный бухгалтер. При этом инвентаризационная комиссия и кассир подсчитывают выданные по платежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

До инвентаризации кассовой наличности кассиру подписывает  расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие  в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира  после проверки кассы о наличии  у него документов, не включенных в  последний кассовый отчет.

Инвентаризационная  комиссия тщательно проверяет правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов инвентаризационная комиссия сопоставляет номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если  обнаружены расхождения в сумме  или нумерации ордеров, выясняются причины. После проверки кассового отчета инвентаризационная комиссия визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: “До инвентаризации, на ... (дата)”. Это необходимо для того, чтобы не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный инвентаризационной комиссией отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету “Касса” на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии инвентаризационной комиссии и главного бухгалтера или другого члена комиссии.

Денежные  средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности, начиная с  купюр высшего и заканчивая купюрами низшего номинала. При наличии значительного количества купюр составляется опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (приложение ). Кассир дает расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При установлении излишков или недостачи денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы инвентаризационная комиссия обязана потребовать от кассира письменное объяснение о причинах недостачи или излишка.

Акт составляется в 3-х экземплярах, один из которых  прилагается к справке (акту) проверки, второй передается в бухгалтерию организации, а третий остается у материально ответственного лица.

Находящиеся в кассе почтовые и гербовые марки, конверты с марками, оплаченные билеты принимаются к учету как денежные документы, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду.

По чековой  книжке на получение наличных денег  сопоставляется номер последнего корешка  чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в  чековой книжке подписанных незаполненных  чеков распорядителя кредита.

Если  в кассе установлена недостача  или излишек, инвентаризационная комиссия, с участием работника бухгалтерии и кассира, проверяет правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации кассы до настоящей, выясняет не допущены ли в них арифметические ошибки.

При отсутствии таких ошибок установленная недостача  считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек — оприходованию.

На сумму  недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается  причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

В этом случае составляются следующие бухгалтерские  записи: дебет счета 94 “Недостачи и  потери от порчи ценностей” и кредит счета 50 “Касса” и одновременно дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (субсчет “Расчеты по возмещению материального ущерба”) и кредит счета 94.

Выявленные  при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности организации. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и записью по дебету счета 50 “Касса” и кредиту счета 92/2 “Внереализационные доходы”. Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач денег в кассе. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

При проведении инвентаризации особое внимание уделяется  вопросам обеспечения сохранности  денежных средств.

Руководитель  организации, при приеме на работу и  назначении на должности, связанные с ведением кассовых операций, обслуживанием средств охранно-пожарной сигнализации, охраной и транспортировкой денежных средств либо периодическом привлечении лиц к указанным выше работам рекомендуется обращаться в органы внутренних дел и медицинские учреждения для получения сведений об этих лицах, имея в виду, что к ведению кассовых операций, обслуживанию средств охранно-пожарной сигнализации, охране и транспортировке денежных средств не допускаются лица:

- ранее привлекавшиеся к уголовной ответственности за умышленные преступления, судимость у которых не погашена или не снята в установленном порядке;