Бухгалтерский учет кассовых операций

подвергаются  переоценке при изменении курса  рубля по

отношению к имеющейся у предприятия  иностранной 

валюте. Результат переоценки отражается в 

корреспонденции субсчета 50-2 со счетом 80” Прибыли  и 

убытки”. 2.1 Лица, несущие ответственность за ведение кассовых операций

Все операции по приему и  выдаче денег осуществляет материально ответственное лицо — кассир, который назначается на работу приказом (решением, постановлением) руководителя. После руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб причиненный организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. (Приложение Б)

Кассиру запрещается  поручать выполнение своей работы другим лицам. В случае болезни кассира  находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

В организациях, имеющих  одного кассира, в случае временной  его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого  работника по письменному приказу  руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

2.2 Требования к оборудованию кассы

Руководители организаций  обязаны надлежащим образом оборудовать  кассу и обеспечить сохранность  денежных средств в помещении  кассы, а также при доставке денег из учреждения банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей предприятий не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

Должное внимание необходимо уделять оборудованию кассы. В соответствии с Приложением № 3 к Порядку  помещение кассы должно:

- быть изолированным  от других служебных и подсобных  помещений;

- располагаться на промежуточных этажах многоэтажных зданий. В двухэтажных зданиях кассы размещаются на верхних этажах. В одноэтажных зданиях окна кассового помещения оборудуются внутренними ставнями;

- иметь капитальные  стены, прочные перекрытия пола  и потолка, надежные внутренние  стены и перегородки;

- закрываться на две  двери: внешнюю, открывающуюся  наружу и внутреннюю, изготовленную  в виде стальной решетки открывающейся  в сторону внутреннего расположения  кассы;

- оборудоваться специальным  окошком для выдачи денег;

- иметь сейф (металлический шкаф) для хранения денег и ценностей, в обязательном порядке, прочно прикрепленным к строительным конструкциям пола и стены стальными ершами, располагать исправным огнетушителем.

Требования распространяются на все объекты (вновь проектируемые, реконструируемые и технически перевооружаемые) расположенные на территории РФ независимо от их ведомственной принадлежности.

Двери в кассу во время  совершения операций должны запираться с внутренней стороны, а доступ в  помещение кассы лицам, не имеющим  отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и  ценные бумаги должны храниться в  несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы  закрываются ключом и опечатываются  печатью кассира. Ключи от металлических  шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается, в противном случае при проведении ревизии кассы такие денежные средства подлежат оприходованию и зачислению в состав собственных средств организации.

3 Документальное оформление кассовых  операций

3.1 Первичная документация

Кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком РФ и Министерством финансов РФ. (/6/)

Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» с 1 января 1999 г. были введены в оборот следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

— Приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

— Расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

В качестве сводных документов выступают следующие:

— Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

— Кассовая книга (форма № КО-4);

— Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Рассмотрим назначение каждого из перечисленных документов.

Прием наличных денег  организациями при осуществлении  расчетов с населением производится, как правило, с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной, так и автоматизированной обработки учетных данных применяется Приходный кассовый ордер. (Приложение В) Документ выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом. По форме приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции, которая подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. (/18/, с. 422)

Расходный кассовый ордер  применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях ручной, так и автоматизированной обработки учетной информации. (Приложение Г)

Документ выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходный ордер также должно подписать лицо, получившее наличные деньги.

Выдача наличных денег  из кассы организации также может производиться по другим надлежаще оформленным документам: платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Эти документы должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами на это уполномоченными.

Заработная плата, пособия, премии выплачиваются кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на общую выплаченную по платежной ведомости сумму.

Деньги по кассовым ордерам  принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Никаких подчисток, помарок или исправлений в первичных кассовых документах не допускается. (/13/, с. 112)

 

 

3.2 Сводная документация

Все приходные и расходные кассовые ордера, а также заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и первичному кассовому документу присваивается порядковый номер.

Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, проверяется полнота произведенных кассиром операций. (Приложение Д)

Кассовая книга ведется  кассиром. Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и иметь печать на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов одинаково нумеруются. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую его сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Заполнение кассовой книги производится сразу после получения или выдачи денег, кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. (/12/, с. 56)

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются, необходимые корректирующие исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. (Приложение Е)

Согласно письму МНС  России от 15 сентября 2004 г. № 33-0-11 / 581 « О порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями, применяющими специальные налоговые режимы» ведение кассовой книги индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, необязательно.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов в условиях автоматизации учета осуществляется в автоматическом режиме, также как и составление кассовой книги и формирование отчета кассира.

В организациях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» — электронного варианта кассовой книги. Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе машинограммы должны составляться (распечатываться) на бумажном носителе к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год,

Кассир после получения (распечатки) машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования распечатанные машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) распечатанные машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств используется в организации, если наличные деньги выдают одновременно нескольким кассирам или раздатчикам. Книгу открывает на год, и записи в ней ведет старший кассир. В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке: