Бухгалтерский учет движения материально-производственных запасов организации и пути его совершенствования на примере ОАО «МОЛОКО»

Документальное оформление расхода материальных запасов. Материалы отпускают со склада ОАО «Молоко» на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления ОАО «Молоко» осуществляет соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, являются их нормирование и отпуск на основе установленных лимитов. Лимиты рассчитываются отделами снабжения на основе данных планового отдела об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право, подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска.

Расход материалов, отпускаемых в производство, и на другие нужды ежедневно оформляют лимитно-заборными картами. Их выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на один или несколько видов материалов их, как правило, сроком на 1 месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов). При замене в лимитно-заборной карте заменяемого материала делают запись «Замена, смотри требование №___» и уменьшают остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитно-заборных карт на компьютере позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то их отпуск оформляют одно- или многострочными требованиями-накладными на отпуск материмое, которые выписываются цехом-получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, второй, с распиской получателя - у кладовщика.

Для учета движения материалов внутри предприятия применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего цеха передается получателю ценностей.

Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов:

- первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов,

- второй передается получателю  материалов.

Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транспортную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках, которые становятся в связи с этим оправдательными документами. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек учета материалов уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На небольших предприятиях отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию ОАО «Молоко» по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

       Материальные ценности поступают в ОАО «Молоко» от поставщиков на основании заключённых договоров поставки. Поставщики материальных ценностей одновременно с отгрузкой продукции направляют покупателю сопроводительные документы (счета - фактуры, накладные). Полученные ценности сдаются на склад уполномоченным лицом или представителя отдела снабжения (маркетинга) под расписку заведующего складом на сопроводительных документах. С заведующим складом (кладовщиком) обязательно должен быть заключён типовой договор о полной материальной ответственности. При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие фактического их количества данным сопроводительных документов поставщика. Если расхождений нет, то заведующий складом выписывает приходные ордера на всё количество поступивших материальных ценностей в одном экземпляре на каждый вид материалов в день их поступления. Бланки приходных ордеров выдаются заведующему складом в заранее пронумерованном виде. Можно приходовать материальные ценности без выписки приходного ордера, если нет расхождений между фактически принятым количеством материальных ценностей и количеством, указанным в сопроводительных документах поставщика. В данном случае на документе поставщика заведующим складом ставит штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.

Если при приёмке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов (недостача, излишки, пересортица) или имеет место неотфактурованная поставка (поступление материалов без сопроводительных документов поставщика), заведующим складом вместе с представителем поставщика или независимой организации составляет акт о приёмке материалов в двух экземплярах. В этих случаях приходные ордера не составляются, и акт является одновременно и приходным документом, и основанием для уточнения расчётов с поставщиком. Второй экземпляр акта передаётся поставщику.

Если в течение дня несколько раз осуществляются поставки однородного груза, то можно выписать один приходный ордер в целом за день. На оборотной стороне приходного ордера делается отметка о каждой отдельной приёмке с подведением общего итога за день. Материалы могут поступать в организацию и от подотчётных лиц. В этом случае подотчётное лицо передаёт материальные ценности, приобретённые за наличные денежные средства в магазинах, на рынках, у населения, заведующему складом, который приходует их, выписывая приходные ордера в общеустановленном порядке.

При составлении авансового отчёта о суммах, израсходованных на приобретение материальных ценностей, к нему необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие покупку: счета и чеки магазинов, квитанции приходных кассовых ордеров, акты (справки), если покупки сделаны на рынках или у населения.

Учёт движения и остатков материалов заведующий складом ведёт в карточках складского учёта. На каждой номенклатурный номер запасов открывают отдельную карточку. Поэтому складской учёт называют сортовым и ведут только в натуральном выражении. Бланки карточек выдаются заведующему складом под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера.

Запись в карточках делается заведующим складом на основании первичных документов в день совершения операции. После каждой записи выводится остаток по каждому номенклатурному номеру, сорту, размеру соответствующих запасов. На основании этих данных заведующим складом своевременно информирует руководство организации, службу маркетинга о состоянии запасов по отдельным номенклатурным позициям, а также об остатках запасов, длительно находящихся без движения.

Складской учёт материалов можно вести в книгах сортового учёта, которые содержат те же реквизиты, что и карточки складского учёта.

Периодически работники материального отдела бухгалтерии проверяют правильность записей в карточках складского учёта с одновременной проверкой оформления первичных документов. Остатки материалов, выведенные в карточках, подтверждаются подписью проверяющего. Затем заведующий складом составляет реестр сдачи приходных и расходных документов и передаёт его с приложением необходимых сопроводительных документов в бухгалтерию. Документы подбираются в пачки по группам и номенклатурным номерам запасов. Лимитно-заборные карты сдаются по мере использования лимита. В конце месяца они все должны быть переданы в бухгалтерию.

По окончании месяца заведующий складом переносит количественные остатки из карточек складского учёта в сальдовую книгу (ведомость), которая ведётся по балансовым счетам материальных запасов, субсчетам, группам запасов и отдельным их видам.

Контроль за правильностью складского учёта осуществляется в бухгалтерии путём проверки правильности составления и оформления первичных документов, записей движения материалов в карточках складского учёта и их остатков в сальдовой книге.

Аналитический учёт материалов в бухгалтерии ведётся в денежном выражении по материально ответственным лицам (складам) в разрезе балансовых счетов и групп запасов. Поступление со склада в бухгалтерию первичные документы проверяются с точки зрения правильности их оформления, а затем оцениваются по твёрдым учётным ценам. Итоги реестров документов отражаются по синтетическим счетам, субъектам и группам материалов в накопительных ведомостях. По окончании месяца информация накопительных ведомостей используется для составления групповых оборотных ведомостей по каждому складу.

Правильность ведения складского учёта материалов проверяется путём сопоставления стоимостных итогов по каждой группе запасов в сальдовой книге с аналитическими остатками в групповой оборотной ведомости. Если обнаружены расхождения между показателями складского учёта с показателями ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах той группы запасов, по которой выявлены расхождения.

Такой метод учёта материалов называется оперативно - бухгалтерским, или сальдовым.

Основные принципы оперативно - бухгалтерского метода учёта следующие: оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учёта на складе при помощи карточек учёта материалов, которые ведутся материально - ответственными лицами; систематический контроль работниками бухгалтерии непосредственно на складе за правильным и своевременным документированием операций по движению материалов и ведением складского учёта материалов; предоставление бухгалтерам права проверки соответствия фактических остатков материалов данным текущего складского учёта; осуществление бухгалтерского учёт движения материалов только в денежном выражении по учётным ценам и по фактической себестоимости в разрезе групп материалов и мест их хранения, а при наличии вычислительной установки - также в разрезе номенклатурных номеров; систематическое подтверждение данных складского и бухгалтерского учёта путём сопоставления остатков материалов по данным складского (количественного) учёта, оцененных по принятым учётным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учёта.

Также существует несколько способов аналитического учёта материалов в бухгалтерии: сортовой и способ учёта по номенклатурным номерам.

Сортовой способ - на каждый вид сорт материалов бухгалтерии открывает карточки количественно - суммового учёта, в которых на основании первичных документов фиксируются операции поступления и расхода материалов по количеству и сумме. Аналитический учёт в бухгалтерии дублирует складской учёт на карточках учёта материалов. По окончании месяца и на дату инвентаризации в карточках подсчитывают итоги по приходу и расходу за месяц и определяют остатки материалов. По этим данным составляют оборотные ведомости аналитического учёта, открываемые по материально - ответственным лицам. Итоговые данные по всем оборотным ведомостям аналитического учёта должны совпадать с оборотами и остатками на соответствующих синтетических счетах.

Способ учёта по номенклатурным номерам - первичные документы по приходу и расходу материалов поступают в бухгалтерию, здесь их группируют по номенклатурным номерам, а в конце месяца подсчитывают итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов и записывают в оборотные ведомости в натуральном и денежном выражении по каждому складу в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов.