Аудит учета кассовых операций

Выявленная в ходе инвентаризации незначительная недостача денег может быть погашена кассиром путем внесения недостающей суммы в кассу предприятия. Данная операция должна быть также оформлена приходным кассовым ордером и записана в кассовой книге. Кассир обязан дать аудитору письменное объяснение причин излишков или недостач. При обнаружении значительных недостач вследствие злоупотреблений аудитор может рекомендовать руководителю предприятия немедленно отстранить кассира от должности и передать дело следственным органам.

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор  оформляет актом по типовой форме  № инв.-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный  бухгалтер проверяемого экономического субъекта.  Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем при проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о полной материальной ответственности или имеется ли в личном деле кассира обязательство о материальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы требованиям, установленным для работы кассира; обеспечены ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам.

Затем аудитор переходит  к проверке правильности документального оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру предприятия с целью принятия оперативных мер.

На следующем этапе  проверки следует установить: ведут  ли в данной организации по установленной  форме журнал регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; все  ли кассовые документы зарегистрированы в журнале; наличие и правильность ведения кассовой книги; действительно ли одну кассовую книгу ведут в данной организации.

После выяснения соблюдения установленных требований необходимо переходить к проверке законности совершения кассовых операций, соответствия их Порядку  ведения кассовых операций. Проверке подлежат все приходные и расходные денежные документы за ревизуемый период. При проверке кассовых операций особое внимание аудитор должен уделить выявлению правильности, своевременности и полноты оприходования наличных денег. Денежные средства могут поступать из банков, от работников организации в оплату каких-либо услуг, могут быть остатками неиспользованных авансов. Тщательной проверке аудитора подлежат полнота и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки идентичных сумм, записанных на корешках чеков, выписок банка и приходных кассовых ордеров. Также необходимо проверить законность поступления денег в кассу по существу.

Следует тщательно проверить  полноту оприходования выручки  от реализации продукции основного производства путем сверки записей в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, на корешках чеков и выписках банка с отчетами, накладными и счетами по реализации продукции (работ, услуг). Необходимо проверить соблюдение размера лимита наличных расчетов с организациями и физическими лицами- предпринимателями за товарно-материальные ценности.

Проверяя расходование наличных денег из кассы предприятия, аудитор должен помнить, что эти  операции оформляются расходными кассовыми  ордерами или другими надлежаще оформленными документами (платежными ведомостями, счетами и др.). Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия. При проверке необходимо убедиться в юридическом обосновании выдачи из кассы наличных денег (зарплата- есть ли приказ о приеме на работу, трудовые договоры, акты приемки выполненных работ; выдача в подотчет- приказы на командировку, о выдаче в подотчет; выдача сторонним лицам- доверенность; выдача алиментов- исполнительный лист и др.). Во всех расходных кассовых ордерах должны быть проставлены паспортные данные.

Особое внимание необходимо обращать на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей; наличие на титульном  листе платежной ведомости разрешения на выдачу денег руководителя и главного бухгалтера организации с их подписями и указанием сроков выдачи и сумм прописью; составлен ли реестр депонированных сумм и сделана ли надпись о фактически выплаченной и депонированной сумме; погашаются ли кассовые документы (приходные- штампом «получено», расходные- «оплачено») с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений.

На достоверность финансовой отчетности оказывает влияние правильность отражения операций по движению денежных средств на счетах бухгалтерского учета. Поэтому важное значение для аудитора имеет взаимная сверка оборотов в регистрах соответствующих корреспондирующих счетов со счетом 50 «Касса». Правильность цифрового материала на счете 50 «Касса» за проверяемый период можно установить при сравнении данных последнего месяца проверяемого периода кассовой книги, журнала-ордера №1, Главной книги, баланса. Выявленные нарушения и ошибки целесообразно фиксировать в рабочих документах аудитора.     

Программа аудита кассовых операций может быть представлена в виде таблицы (см.табл. 3.3).

                                                                                                                               

Таблица 3.3

Программа аудита кассовых операций

 

№	Вопрос	Вариант ответа	Документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская  процедура	№ следую-щего вопроса	№ выво-да
1	2	3	4	5	6	7
1	Кому было предоставлено  право подписи приходных и  расходных кассовых ордеров в  качестве гл. бухгалтера	Только гл. бухгалтеру	Образец подписи гл. бухгалтера	Касса 1.2.1а Касса 1.2.1б	3
		Уполномочу. лицу
2	Имеются ли письменные распоряжения руководителя о назначении уполномоченного  лица ставить подписи на кассовых документах в качестве гл. бухгалтера	Нет				1
		Да	Письменные распоряжения руководителя; сроки действия Полномочий; образцы подписей	Касса 1.2.1в
3	Кому предоставлено  право подписи расходных кассовых документов в качестве руководителя	Только руководителю	Образец подписи руководителя	Касса 1.2.2а Касса 1.2.2б Касса 1.2.2в	5
		Уполномо-ченному лицу
4	Имеются ли письменные распоряжения руководителя о назначении уполномоченного  лица ставить подписи на расходных  кассовых документах в качестве руководителя	Нет				2
		Да	Письменные распоряжения руководителя; сроки действия полномочий; образцы подписей	Касса 1.2.2г	5
5	Ведется ли на предприятии  журнал регистрации приходных кассовых ордеров	Нет				3
		Да	Журнал регистрации  приходных кассовых ордеров	Касса 2.2.3
6	Ведется ли на предприятии  журнал регистрации расходных кассовых ордеров	Нет				3
		Да	Журнал регистрации  расходных кассовых ордеров	Касса 3.3.1
7	В каком размере банком установлен лимит денег в кассе		Лимит остатка денег  в кассе, установленный банком	Касса 5.1.2
8	Установлены ли руководителем  сроки внезапной ревизии кассы приказом по предприятию	Нет				4
		Да	Приказ об установлении сроков внезапной ревизии кассы
9	Сменялись ли кассиры  в проверяемом периоде	Нет			11
		Да			10
10	Была ли проведена  ревизия при смене кассиров	Нет				5
		Да	Акт ревизии
11	Назначена ли приказом руководителя комиссия для производства ревизии  кассы	Нет				6
		Да	Приказ о назначении комиссии
1	2	3	4	5	6	7
12	Соблюдались ли установленные  сроки внезапных ревизий кассы	Нет				7
		Да	Акты внезапных ревизий кассы
13	Заключен ли договор  с кассиром о полной материальной ответственности	Нет				8
		Да	Договоры о полной матер. ответствен-ти	Касса 3.1.3
14	Производит ли предприятие  реализацию товаров населению за наличные	Нет			18
		Да			15
15	Имеются ли на предприятии ККМ	Нет				9
		Да	Карточки учета на ККМ и платежные документы
16	Зарегистрированы ли ККМ в налоговых органах	Нет				10
		Да	Карточки регистрации  ККМ в налог. органах
17	Имеет ли предприятие  с центром тех.обслуживания и ремонта ККМ	Нет				11
		Да	Договор с центром  тех.обслуж.
18	Ведется ли на предприятии  кассовая книга	Нет				12
		Да	Кассовая книга	Касса 3.2.1 Касса 3.2.2
19	Получают ли сотрудники предприятия деньги от сторонних  организаций по доверенности	Нет
		Да	ККМ	Касса 4.2.1
20	Ведется ли журнал выданных доверенностей	Нет				13
		Да	Журнал учета выданных доверенностей	Касса 2.3.1
21	Ведется ли журнал регистрации  платежных ведомостей	Нет				14
		Да	Журнал регистрации  платежных ведомостей	Касса 3.4.1
22	Имеется ли на предприятии  список лиц, которым разрешено выдавать деньги в подотчет, утвержденный приказом по предприятию	Нет				15
		Да	Список лиц, которым  разрешено выдавать деньги в подотчет
23	При выдаче денег в  подотчет устанавливается ли срок, на который они выдаются	Нет				16
		Да		Касса 2.2.2
24	Составляет ли кассир реестр депонированных сумм	Нет				17
		Да		Касса 4.1.1
25	Ведется ли на предприятии  журнал учета депонентов	Нет				18
		Да	Журнал учета депонентов	Касса 4.1.4
26	На кого возложена  обязанность ведения книги регистрации  депонентов	На кассира				19
		На счетного работника

 

 

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия аудитор может сделать  следующие выводы:

1.В нарушении п.13 Порядка ведения кассовых операций в РФ кассовые ордера подписываются параллельно с главным бухгалтером лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением руководителя предприятия;

2.В нарушении п.14 Порядка  ведения кассовых операций в РФ расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем предприятия лицами, полномочия которых  не подтверждены письменным распоряжением руководителя предприятия;

3.В нарушении п.21 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ в бухгалтерии предприятия не ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;

4.В нарушении п.37 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ на предприятии не установлены  приказом руководителя предприятия  сроки внезапной ревизии кассы;

5.В нарушении п.37 Порядка ведения кассовых операций в РФ на предприятии при смене кассира не была произведена ревизия кассы;

6.В нарушении п.37 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ приказом руководителя предприятия  не назначена специальная комиссия  для производства ревизии кассы;

7.В нарушении п.37 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ и приказа руководителя  предприятия на предприятии внезапные  ревизии кассы не проводились;

8.В нарушении п.32 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ договор о полной материальной  ответственности с кассиром заключен не был;

9.В нарушении ст.1 Закона  РФ «О применении ККМ при  осуществлении денежных расчетов  с населением» предприятие производит  расчеты с населением за продукцию  без использования ККМ;

10.В нарушение ст.2 Закона  РФ «О применении ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением» предприятие не зарегистрировало в налоговой службе используемые при расчетах с населением ККМ;

11.В нарушении Порядка  регистрации ККМ в налоговых  органах предприятие не имеет  договоры с центром тех.обслуживания и ремонта ККМ;

12.В нарушении п.22, 23 Порядка ведения кассовых операций  в РФ на предприятии не ведется  кассовая книга.

Очевидно, что одна такая  запись превышает значение всех предыдущих и последующих. Но такой вывод  вполне может быть сделан тогда, когда кассовая книга представляет собой разрозненные листы, если листы такой книги не пронумерованы, книга не прошнурована и не опечатана печатью предприятия;

13.В нарушении п.6 Инструкции  о порядке выдачи доверенностей  журнал выданных доверенностей  не ведется;

14.Внутренний контроль  за правильностью и своевременностью  расчетов с персоналом по выплате  заработной платы ослаблен отсутствием  на предприятии журнала регистрации  платежных ведомостей, передаваемых  из отдела труда и зарплаты  в кассу предприятия для оплаты;

15.Внутренний контроль  за расходованием и целевым  использованием денежных средств  из кассы предприятия ослаблен  отсутствием на предприятии установленного  приказом руководителя предприятия  круга лиц, которым могут быть  выданы деньги в подотчет;

16.В нарушении п.11 Порядка  ведения кассовых операций в  РФ при выдаче денег в подотчет  срок, на которые они выданы, не  устанавливается. Такое положение  снижает возможность контроля  за расходованием средств;

17.В нарушении п.18 Порядка  ведения кассовых операций в РФ кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет;

18.Внутренний контроль  за выплатой депонированных сумм  ослаблен отсутствием на предприятии  журнала учета депонентов;

19.Внутренний контроль  за выдачей депонированных сумм ослаблен тем, что обязанность ведения  книги регистрации депонентов возложена на кассира, а не на счетного работника.

3.7.Описание  контрольных процедур

 

Для выявления каждого  из возможных нарушений или злоупотреблений  разработан определенный набор   контрольных процедур.

Все процедуры построены  по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов. Процедуры снабжены классификационными номерами, позволяющими делать ссылки на них в программе аудиторской проверки у конкретного клиента.

Классификационный номер  содержит название раздела бухгалтерского учета  и три знака. Строится по серийно-порядковой системе: первый знак- номер нарушения по классификации; второй знак- номер разновидности нарушения; третий знак- порядковый номер процедуры для выявления данного нарушения.

Для выявления прямого  хищения денежных средств, не замаскированного никакими действиями применяется процедура:

«Касса 1.1.1»- инвентаризации кассовой наличности.

Для выявления хищения  денежных средств, маскируемое расписками должностных лиц, работников бухгалтерии  и прочих сотрудников предприятия  применимы процедуры: