Автор работы: Пользователь скрыл имя, 11 Сентября 2014 в 03:05, дипломная работа
Аудиторская проверка компании редко касается всего спектра финансовых операций, проводимых ею, а, как правило, направлена лишь на один специфический вид операций. Именно поэтому различают такие виды проверок, как аудит капитала, аудит расчетов с поставщиками и многие другие. Каждый из данных видов аудита имеет свою специфику и требует определенного подхода. В данной статье мы поговорим о таком виде проверки, как аудит расчетов с подотчетными лицами.
Прежде всего, нам необходимо разобраться в том, кто же является подотчетными лицами. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник предприятия.
Таблица 2- Оценка показателей финансовой устойчивости и платежеспособности организации
Наименование показателя |
Норматив |
На конец |
2013 г. | |||
2011 г. |
2012 г. |
2013 г. |
к 2011 г. |
к 2012 г. | ||
|
> 0,2 |
|||||
|
≥ 1 |
|||||
|
≥ 1-2 |
|||||
|
≥ 0,5 |
|||||
|
≥ 0,1 |
В каждой организации бухгалтеру время от времени приходится выдавать деньги под отчет. Рассмотрим часто возникающие при этом вопросы.
Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При этом организация может выдать под отчет любую сумму, но необходимо иметь в виду, когда подотчетное лицо совершает, например, закупку товаров у сторонней организации, действуя от имени своего предприятия, размер одного платежа не должен превышать предельного размера расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в 100 000 руб. (Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У). Несоблюдение установленного лимита влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц - в размере от 4000 до 5000 руб., а на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб. При выдаче денег под отчет важно учитывать следующие требования:
В каждой организации должен быть издан приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:
Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под подпись.
Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности. Это следует из ст. 243 ТК РФ, согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.
Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть отражен в учетной политике.
Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он дает распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.
Согласно п. 14 Порядка ведения кассовых операций выдача подотчетных средств осуществляется на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя, и оформляется расходным кассовым ордером по форме N КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации», или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлением на выдачу денег, счетом и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. В соответствии с п. 27 Порядка ведения кассовых операций эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. При проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:
Согласно п. 166 Инструкции, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н, все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям. После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки, содержание служебного транспорта, представительских расходов и иных подобных расходов не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Довольно часто возникает ситуация, когда работнику выдали под отчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу. Тогда работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету в соответствии со ст. 137 ТК РФ. При этом должны быть соблюдены следующие условия:
Таким образом, если указанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.
В бухгалтерском учете выдача подотчетных сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса».
Выдача денежных средств под отчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет, это корпоративная банковская карта, которая оформлена на юридическое лицо. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат. В данном случае речь идет о корпоративной банковской карте, которая оформлена на юридическое лицо, а не о какой-либо другой карте, оформленной на работника. В Письме Банка России от 18.12.2006 N 36-3/2408 отмечено, что нормативными актами Банка России не предусмотрена выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью организации.
Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России от 24.12.2004 N 266-П (далее - Положение). В соответствии с п. 1.4 Положения банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.
Держателями банковской карты могут быть как физические, так и юридические лица.
Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.
Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета (п. 1.8 Положения).
Исполнение обязательств по возврату предоставленных денежных средств и уплате по ним процентов осуществляется клиентами в безналичном порядке путем списания или перечисления денежных средств с банковских счетов клиентов, открытых в кредитной организации - эмитенте или другой кредитной организации, а также наличными денежными средствами через банкомат.
Согласно п. 2.5 Положения юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) может осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт и кредитных карт следующие операции:
В приказе руководителя о возмещении сотрудникам командировочных расходов, кроме лимитов расходования средств на проезд и аренду жилья, следует предусмотреть компенсацию данных расходов с использованием корпоративной пластиковой карты. Это позволит избежать возможных споров с налоговыми органами.