Аудит расчетов с подотчетными лицами

       При проверки аудитором было выявлено, что в организации расчеты  с подотчетными лицами ведется строго с требованиями норм действующего законодательства.

       На  предприятии ОАО «Каустик»  имеется  приказ руководителя организации об установление подотчетных лиц, которым могут выдавать деньги под отчет.

       Все соответствующие реквизиты авансового отчета строго соблюдаются.

       Авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию  их сроки соблюдаются. А также  прикладывались все соответствующие документы оправдывающие расходы связанные с командировкой.

       3. Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм

       Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.

       При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально – производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.

       В процессе документальной проверки авансовых  отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме №Т -9 и командировочного удостоверения по форме Т – 10. Данные документы должны составляться по установленным Постановлением Госкомстата от 5.01.04. г. №1 унифицированным формам. Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении.

       Важным  внутренним первичным документом является служебное задание для направления  в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т - 10 а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и подтверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу  для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме №  Т -  9. Лицом прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовыется с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т – 10)  и авансовым отчетом.

       Проверяется наличие оправдательных  документов, подтверждающих командировочные  расхода ( счет, счет –фактура  гостиницы, кассовый чек, квитанция  к приходному кассовому ордеру  об оплате услуг гостиницы;  железнодорожные, автобусные или  авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей и др.).

       Пример. Аудитор установил, что сумма командировочных расходов за отчетный составляет 50000 рублей. Эта сумма была обоснована  авансовыми отчетами по форме № АО – 1,  приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме №  Т – 9а и командировочными удостоверениями по форме № Т – 10, а также прочими документами, подтверждающими произведенные расходы на проезд, проживание.

       Согласно  постановлению Госкомстата РФ от 5.01.04. г. №*** « Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» командировочные расходы должны быть обоснованы следующими документами:

       -приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку по форме № Т – 9а;

       -командировочным удостоверением № Т – 10;

       -служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении по форме № Т -10 а;

       По  прибытии из командировки отчет о  выполнении служебного задания согласовывается с руководителем структурного подразделения организации и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом. Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166 Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

       Бухгалтеру  следует обратить внимание  на оформление  служебного задания и отчета  о его выполнении в качестве приложения к авансовому  отчету. Отсутствие задания может явиться основанием для того, чтоб признать командировочные расходы в сумме 50000 руб. экономически неоправданным. 

       Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче-смазочных материалов через  подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина,  дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое отнесение стоимости приобретенных горюче – смазочных материалов на счета расходов в учете должно подтверждаться актами о расходе и путевыми листами автотранспорта.

       Аудитором было не было выявлено нарушений так как по прибытию из командировки суммы командировочных расходов были обоснованы  авансовыми отчетами по форме № АО – 1,  приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировку по форме №  Т – 9а и командировочными удостоверениями по форме № Т – 10, а также служебным заданием (форма № Т-10А), которое имеется в наличие.

       При проверки приобретению горюче-смазочных материалов подтверждались  путевыми листами автотранспорта.

       4. Проверка расчетов наличными денежными средствами.

       При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых  от имени организации, т.е. юридического лица. Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа при совершении расчетов с поставщиками  или другими кредиторами , но также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того, подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам, прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.

       При проведение данной процедуры аудитором  не было выявлено нарушений.

       Лимит суммы в организации соблюдается. Суммы платежей также подтверждаются кассовыми чеками и квитанциями.

       5. Проверка  организации синтетического и аналитического учета является заключительным этапом проведения аудита расчётов с подотчётными лицами. Для учета расчетов с подотчетными лицами

       В ОАО «Каустик» открыт счет 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Синтетический учёт расчётов с подотчётными лицами ведется в журнале-ордере № 7. Это комбинированный регистр, в котором аналитический учет совмещен с синтетическим.

       Проверки  правильности ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Каустик» состояла из следующих  этапов:

       - проверка соответствия сумм, указанных в авансовых отчетах, с суммами в первичных документах;

       - сравнение сумм, проставленных в авансовых отчетах, с итоговыми суммами, указанными на лицевой стороне отчетов, в разрезе бухгалтерских проводок;

       - сравнение суммы бухгалтерских проводок на лицевой стороне авансового отчета с суммами по соответствующим строкам журнала-ордера № 7;

       - проверка арифметической точности расчетов итогов в журнале-ордере № 7;

       - сравнение итоговых сумм по журналу-ордеру № 7 с оборотами, отраженными в главной книге;

       - проверка правильности перенесения остатков из главной книги в баланс на соответствующую дату

       При проверке правильности ведения бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами в ОАО «Каустик»»  была проверена правильность отражения сальдо в журнале-ордере, главной книги и балансе. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на начало и на конец года, отраженные в журнале-ордере №7 были сверены с данными, отраженными в главной книге, а данные главной книги – с данными баланса. Отклонений не было обнаружено.

       5.2 Также была проверена правильность отражения  оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за декабрь 2010 года.  В таблице представлена проверка соответствия оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7 и в главной книге ОАО «Каустик» 
 

       Таблица 14 - Проверка соответствия оборотов по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», отраженных в журнале-ордере № 7 и  в главной книге ОАО «Каустик» за декабрь 2010 года 

Регистры  бухгалтерского учета	Дебетовый оборот, руб.	Кредитовый  оборот, руб.	Отклонения
Журнал-ордер  №7	1876940	2810870	-
Главная книга	1876940	2810870	-

 

       Из  данных таблицы видно, что дебетовый  оборот в журнале-ордере № 7 соответствует  дебетовому обороту, отраженному в  главной книге, а кредитовый оборот, отраженный в журнале-ордере № 7 равен  кредитовому обороту, отраженному  в главной книге. Таким образом, аудитором отклонений не обнаружено. 
 

       2.5 Итоги аудита расчетов с подотчетными лицами 
 

       Аудиторская фирма ООО «Аудит Универсал» предоставила руководству ОАО «Каустик» письменный отчет по результатам проведения аудита, который готовился в ходе аудиторской проверки и представлен на завершающей стадии аудиторской проверки.

       Отчет ООО «Аудит Универсал» руководителю ОАО «Каустик»:

       1 Проверка соответствия лиц, получивших наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия.

       При выдаче денежных средств под отчет список лиц, указанный а Приказе «О порядке выдачи денежных средств под отчет» соблюдался.

       Данный  список утверждается приказом или распоряжением руководителя организации. ОАО «Каустик»  данный список составлен.

1.1 Проверка  целевое использование подотчетных сумм.

       В результате проверки аудитором было установлено что, подотчетные суммы  на операционные и хозяйственные  нужды в ОАО «Каустик»  выдавались целесообразно. Суммы, указанные в  авансовых отчетах соответствуют  суммам, отраженным в товарных накладных  и карточках складского учета. Отклонений не было обнаружено.

       1.2 Далее проверяется своевременность предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию. Срок предоставления авансового отчета не может превышать трех рабочих  дней по истечении срока, на который  выданы деньги. Сроки отчетности проверяются  путем сверки дат в расходных  кассовых ордерах на выдачу денег  и в авансовых отчетах.

       Нарушений сроков предоставления авансовых отчетов  в ОАО «Каустик» не установлено.

       Процедуры проверки: инспектирование, аналитические процедуры, и подтверждение.

Результаты  проверки: ошибки и недочеты отсутствуют

       2. Проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

       При проверки аудитором было выявлено, что в организации расчеты с подотчетными лицами ведется строго с требованиями норм действующего законодательства.

       На  предприятии ОАО «Каустик»  имеется  приказ руководителя организации об установление подотчетных лиц, которым  могут выдавать деньги под отчет.

       Все соответствующие реквизиты авансового отчета строго соблюдаются.

       Авансовые отчеты сдаются в бухгалтерию  их сроки соблюдаются. А также  прикладывались все соответствующие  документы оправдывающие расходы  связанные с командировкой.

       Процедуры проверки: инспектирование, аналитические процедуры, и подтверждение.

Результаты  проверки: ошибки и недочеты отсутствуют