Аудит расчетов с подотчетными лицами

       Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в  случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

       Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета  затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

       Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится  к командировочным расходам и  не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

       Учитывая  недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

       Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

       Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя.

       Сотрудник организации, производящий закупки  за наличный расчет, должен быть проинформирован  о требованиях, предъявляемых налоговым  законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

       Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница?

       Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны  с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.

Список  литературы

1. Гражданский  кодекс Российской Федерации  (Принят Государственной Думой 30 ноября 1994 г, с изменениями от 30  ноября 2011 г.) 
2. Налоговый кодекс Российской Федерации (с изм. и доп. 30 ноября 2011 г.) 
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изм. и доп. от 22 ноября 2011 г.). 
4. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изм. и доп. от 28 ноября 2011 г.) 
5. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. От 11 июля 2011 г.) 
6. Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (с изм. и доп., вступающими в силу с 03 ноября 2011г) 
7. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н (ред. От 24 декабря 2010г.) 
8. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) (утв. Приказом Минфина РФ от 6 октября 2008 г. № 106н) (с изм. и доп. вступающий в силу с 01 января 2011 г.) 
9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н) (в ред. От 8 ноября 2011 г.) 
10. Письмо Банка России от 04.10 1993 №18 (ред. От 26. февраля. 1996) «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» (вместе с «Порядком», утв. Банком России 22.09.1993 №40) 
11. Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет. Учебник. М.ИНФРА-М,2008. – 518 с. 
12. Барсукова И.В. Расчеты с подотчетными лицами // Налоговый вестник. – 2011. – № 6. – с.17-25. 
13. Бунина А. В командировку с корпоративной картой // Практическая бухгалтерия. – 2009. – № 12. – С. 15-16 
14. Букач Е. Расчеты с подотчетными лицами // Бухгалтерское при-ложение к газете «Экономика и жизнь». – 2008. – № 15. – С. 25 
15. Волчкова М. Проверка расчетов с подотчетными лицами // Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2007. – № 5. –С.16-18