Аудит операций с денежными средствами

Таблица 1.2. Реестр кассовых документов с не целевым использованием денежных средств

Дата и номер  документа

Сумма по документу, руб.

На какие цели

 

Все операции по поступлению  и расходованию денежных средств  кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  печатью. Количество листов в ней  должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итог операций за день и выводит остаток денег  в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут через  копировальную бумагу одновременно на двух листах. Один лист отрывной, его  сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами  в качестве отчета по кассовым операциям.

По желанию аудитора или  директора предприятия можно  провести инвентаризацию. Инвентаризация должна проходить в присутствии кассира и главного бухгалтера. Кассир должен составить кассовый отчет. При инвентаризации кассы необходимо проверить:

-имеется ли приказ  о назначении кассира; заключен  ли с кассиром договор о  полной индивидуальной материальной  ответственности установленной  формы; 

-соответствует ли помещение  кассы рекомендациям по обеспечению  сохранности денежных средств,  по технической укрепленности и оснащенности средствами пожарно-охранной сигнализации.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной  форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским  доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

После инвентаризации кассы  аудитору необходимо проверить:

- созданы ли условия,  необходимые для обеспечения  сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк;

- полноту и своевременность  оприходования денег, полученных  по чекам;

- правильность оформления  приходных и расходных кассовых  ордеров, кассовой книги, журнала  регистрации приходных и расходных  кассовых ордеров;

- имеются ли подписи  в получении денег, для чего  нужно выборочно проверить подписи  в расходных ордерах и ведомостях  на соответствие;

- правильность ведения  кассовой книги и остатков  денег по ней;

- наличие или отсутствие  штампов на кассовых документах (получено, оплачено);

- соответствие фамилий  в платежных ведомостях фамилиям  в других документах;

- соблюдается ли лимит  хранения наличных денег в  кассе;

-правильность выдачи  денег по доверенностям;

- соблюден ли порядок  регистрации контрольно-кассовых  машин в налоговых органах. [8,с.478]  

В кассе могут храниться  денежные документы. К ним относятся  путевки в санатории и дома отдыха, почтовые марки, проездные билеты, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие документы. Как уже было сказано, учет денежных документов ведется  на субсчете 50-3 «Денежные документы», при этом аналитический учет ведется  по каждому виду денежных документов.

Аудитору необходимо проверить:

- правильность учета денежных  документов (поступление и списание  денежных документов оформляется  кассовыми приходными и расходными  документами и отражается в  книге по движению денежных  документов; кассир составляет отчет  по движению денежных документов  и сдает его главному бухгалтеру);

- правильность составления  бухгалтерских проводок по счету  50-3 «Денежные документы» и записей  в книге по учету и движению  денежных документов. [14,с.18]  

Движение  денежных средств  отражается в бухгалтерских регистрах и финансовой отчетности организации:

• журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по учету кассовых операций;
• Главная книга;
• баланс предприятия (ф. № 1), 2-й раздел актива;
• Отчет о движении денежных средств (ф. № 4).

В целях проведения аудиторской  проверки кассовых операций необходимо проверить и проанализировать следующие  документы:

1. Кассовая книга;
2. Отчеты кассира;
3. Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО);
4. Авансовые отчеты. Список подотчетных лиц;
5. Выписки банка;
6. Справка банка об установленном лимите остатка денег в кассе;
7. Чековые книжки;
8. Хозяйственные договоры (в том числе с банками);
9. Договоры о материальной ответственности;
10. Документы по ККМ;
11. Книги кассира-операциониста ;
12. Журнал (книга) регистрации ПКО и РКО;
13. Журнал (книга) регистрации выданных доверенностей;
14. Журнал (книга) регистрации депонированных сумм;
15. Журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;
16. Приказы руководящего органа;
17. Акты ревизии кассы, акты инвентаризации;
18. Учетная политика в части документооборота.

В первую очередь, надо проверить  наличие с кассиром договора о  полной материальной ответственности  в соответствии с Порядком ведения  кассовых операций в РФ, в котором сказано, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций, после чего с кассиром заключается договор материальной ответственности.

Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету  результатов инвентаризации» (с изменениями от 03.05. 2000).

Прежде, чем приступить к  проверке кассовых операций в иностранной  валюте следует узнать, сколько валют  использует организация и открыты  ли отдельные субсчета для каждой валюты. При аудиторских проверках  кассовых операций и расчетов в наличной иностранной валюте, прежде всего, снимаются остатки валютной кассы и составляется акт о сумме наличных денежных средств в иностранной валюте, находящихся в кассе. В акте указывается также, соответствует ли сумма наличных денежных средств данным кассовой книги и бухгалтерского учета.

Затем необходимо проверить  полноту оприходования и списания валютных средств. Для этого записи в кассовой книге сличаются с  документами, приложенными к отчетам  кассира. Суммы, записанные в кассовой книге, должны соответствовать тем  суммам, которые указаны в первичных  документах. [10,с.21]  

При проверке кассовых операций следует исходить из норм валютного  законодательства, разрешающих расчеты  в наличной иностранной валюте в  Российской Федерации.

Проведение расчетов в  наличной иностранной валюте при  осуществлении финансово-хозяйственной  деятельности российских организаций  может быть связано только с загранкомандировками. Расчеты в наличной иностранной  валюте не входят в перечень текущих  валютных операций, содержащийся в  Законе Российской Федерации от 10.12.2003 года №170-ФЗ «О валютном регулировании  и валютном контроле». Поскольку  этот перечень является закрытым, такие  расчеты следует относить к разряду  капитальных операций, порядок осуществления  которых в соответствии с данным Законом.

Наличная валюта может  быть выдана организации с ее текущего валютного счета из средств, полученных ею в результате осуществления хозяйственной  деятельности.

Иностранная валюта, полученная организацией на командировочные расходы, может быть использована строго по целевому назначению, т.е. только на оплату тех расходов, которые признаются командировочными.

Целью аудита операций на расчетном и валютном счетах в банках является формирование мнения о достоверности бухгалтерской отчетности по разделу «Денежные средства».

Достоверность показателя бухгалтерской  отчетности «Денежные средства»  будет подтверждена в том случае, если аудитор получит необходимые  доказательства: 

- существования указанных  объектов учета;

- полноты их отражения  в учете и бухгалтерской отчетности.

Информационная база, используемая аудитором при проверке операций по счетам в банках, включает:

- основные нормативные  документы, регулирующие вопросы  порядка ведения операций на  расчетном, валютном и других  счетах в банках и организацию  бухгалтерского учета этих операций;

- бухгалтерскую отчетность;

- налоговую отчетность;

- приказ об учетной  политике организации;

- регистры синтетического  учета операций на счетах в  банке;

- первичные документы,  оформляющие операции по счетам  в банке.

При аудите операций по расчетному счету необходимо обратить внимание на следующее:

- соответствие сумм в  выписках банка суммам, указанным  в приложенных к ним первичных  документах;

- правильность и полноту  зачисления денег, сданных в  банк наличными;

- правильность отражения  конвертации рубля;

- наличие штампа банка  на первичных документах, приложенным  к выпискам (в случае выявления  документов без штампа банка,  проводится встречная проверка  в банке);

- обоснованность перечисления  денежных средств акцептованными  платежными поручениями через  почтовые отделения связи, а  также достоверность почтовых адресов получателей (депонированной зарплаты, алиментов и т.п.);

- правильность составления  бухгалтерских проводок по операциям  в банке;

- полноту и достоверность  банковских выписок и документов  к ним (остаток средств на  конец периода в предыдущей  выписке банка по счету должен  равняться остатку средств на  начало периода в следующей  выписке).

Если в выписке будут  обнаружены подчистки и не оговоренные  в письменном виде исправления, нужно  провести встречную проверку в учреждении банка. [17,с.78]  

1.3. Процедуры сбора аудиторских доказательств

По результатам проверки аудитор собирает доказательства как  это предусмотрено Стандартом №5 и осуществляет их документирование (Стандарт №2). После чего оформляет отчет, который содержит данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для их исправления.

Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением  рабочих листов в виде таблиц, приведенных  выше.

Отчет должен выражать мнение аудитора о  достоверности данных по строке 260 баланса  «Денежные средства».

Ниже  приведем пример программы внутреннего  контроля:

Цели  и участники внутреннего контроля.

В качестве рекомендаций может  быть предложена программа организации  внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств  организации.

Цели и участники внутреннего  контроля.

Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в  обеспечении:

• приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;
• правильной классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;
• своевременной сдачи в банк всех денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;
• недопущения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.

Основные направления  внутреннего контроля.

Все поступления от реализации за наличный расчет следует контролировать и незамедлительно сдавать в  банк.

Все поступления должны точно  классифицироваться и отражаться в  учетных регистрах.

Должно быть организовано разделение между кассиром, отделом  сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными  подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного  сговора между ними.

Процедуры внутреннего контроля:

Процедуры внутреннего контроля при реализации за наличный расчет:

А) все поступления от реализации за наличный расчет, следует  подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное оприходование  и передачу в банк. Для контроля за текущими поступлениями используются различные приемы. Например за наличный расчет, путем:

• использования ККМ;
• сверки контрольной кассовой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом показаний счетчиков и суммы на начало дня;
• регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов;
• ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки;
• использования кассовых автоматов;