Сущность кадровой политики и планирование потребностей в персонале

Если компания для достижения сиюминутной выгоды (высокой прибыли сегодня), не заботясь о будущем, выжмет из своих сотрудников максимум возможного, резко ухудшив состояние трудовых ресурсов, то с точки зрения долгосрочных целей такую политику нельзя считать экономически эффективной.

К числу важных показателей экономической  эффективности (и оптимальности  состава персонала) относятся также  гибкость и адаптивность. Они означают умение персонала и всей организации  быстро перестраиваться в соответствии с требованиями ситуации, способность  к организационным инновациям, обновлению. Меры по оптимизации состава персонала  должны быть направлены на сохранение и развитие этих способностей компании. Гибкость и адаптивность особенно востребованы в условиях кризиса, когда предприятие  вынуждено быстро перестраиваться, менять номенклатуру продукции или  услуг, искать новые сегменты рынка.

Социальная эффективность характеризует  гуманность организации труда и  кадровой политики. Она предполагает удовлетворенность сотрудников  трудом (его содержанием), условиями, оплатой, самим пребыванием в  коллективе: отношениями с руководством, коллегами, подчиненными, деловыми партнерами. Иными словами, социальная эффективность  отражает человеческий аспект трудовой деятельности. Хотя она и связана  с дополнительными затратами, но, будучи гармонично увязанной с экономической  эффективностью, положительно влияет не только на психологическое состояние работников, но и на мотивацию персонала, корпоративную приверженность (снижая текучесть кадров) и, как следствие, на результаты труда.

Две стороны оптимальности

Оптимальность состава имеет два  измерения: количество и качество сотрудников. Численность персонала, в свою очередь, характеризуют главные показатели: валовая и чистая потребности  в персонале. Валовая (общая, брутто-потребность) потребность – это численность  работников требуемой квалификации и мотивации, необходимая организации  для выполнения запланированного объема работ в определенные сроки. Чистая потребность в персонале определяется путем вычитания из валовой потребности  в персонале состава персонала, который имеется на предприятии  сегодня или будет в определенное время. Иными словами, она характеризует  несоответствие работников, требуемых  для выполнения производственных и  других организационных задач, их предполагаемому  составу в тот или иной временной  период. При определении чистой потребности  в персонале учитываются предполагаемые (прогнозируемые) изменения в его  составе, связанные с уходом на пенсию, переводами, увольнениями, травматизмом и т. д.

Качество персонала характеризуется  его профессионально-квалификационным составом и мотивацией, хотя на практике, в силу сложности определения  уровня мотивированности сотрудников, особенно при приеме на работу, под качеством персонала обычно понимают его профессионально-квалификационный уровень. Важнейшим современным показателем качества работника является профиль компетенций: набор знаний, умений и личностных качеств, позволяющих выполнять определенные виды работ, которыми обладает человек.

Итак, в свете вышеизложенного  оптимизация состава персонала  подчинена обеспечению стратегии  компании, ее экономической и социальной эффективности. Поэтому оптимальным будет такой состав персонала в количественном и качественном отношении, который в состоянии реализовать ее стратегию и основные задачи, обеспечить капитализацию и прибыльность, стабильность, гибкость и адаптивность, а также высокую удовлетворенность работников трудом и пребыванием в коллективе предприятия (социальная эффективность). Из этого вытекает одна из практических рекомендаций: прежде чем увольнять (или набирать) работников, сокращать (или увеличивать) расходы на персонал, необходимо тщательно проанализировать, насколько нынешнее состояние и намечаемые изменения соответствуют рассмотренным выше и некоторым иным критериям оптимальности состава персонала.

Начинаем с планирования

Оптимизация численности персонала  относится к числу постоянных, важнейших функций управления персоналом. Чаще всего потребность в оптимизации  состава персонала обусловлена  несоответствием имеющегося состава  кадров стоящим перед ним задачам. Иными словами, она возникает  тогда, когда состав персонала в  количественном и (или) качественном отношении  не отвечает требованиям времени. Между  тем из-за изменений ситуации, техники  и технологий, целей предприятия  и имеющегося состава работников желаемое соответствие бывает очень  редко и длится совсем недолго. Поэтому  оптимизация состава персонала  актуальна для предприятия практически  всегда.

Исходным звеном оптимизации состава  персонала является его планирование. В наши дни без кадрового планирования невозможно сколько-нибудь эффективное  управление персоналом. Планирование персонала – это определение  целей и мероприятий в области  обеспечения организации специалистами, причем оптимального качества и количества, а также их эффективного использования в интересах работодателя и работников. Оно позволяет предусмотреть будущие изменения организации, персонала и внешней среды, заранее определить пути, способы и формы эффективного привлечения сотрудников, оптимизировать использование человеческих, финансовых и других ресурсов, рационально распределять их, сокращать непредвиденные расходы на персонал, обеспечивать экономную, рациональную эксплуатацию всех средств.

Существуют различные виды кадрового  планирования: планирование маркетинга персонала, найма и развития персонала, расходов на персонал и др. Центральное  место среди них занимает планирование кадрового состава.

Этот центральный вид планирования представляет собой детальную оценку имеющегося и определение будущего, предполагаемого состава кадров в количественном и качественном отношении, а также его трудового  потенциала, организационных возможностей. Во временном отношении планирование состава персонала исходя из существующего состояния кадров далеко выходит за пределы настоящего и служит отправным пунктом для всех расчетов будущих изменений. Оно позволяет выявить специфические качественные характеристики (специальность, компетенция, квалификация), а также количественный состав различных категорий работников: операторов, программистов, руководителей низшего, среднего и высшего звена и т. д.

Исходным, первым звеном процесса оптимизации кадрового состава является определение валовой, общей потребности в персонале, т. е. количества и качества работников, необходимого для реализации стратегических целей, тактических и оперативных задач, а также политики компании в отношении работников. Для того чтобы не простаивали техника и оборудование, чтобы каждое рабочее место было занято сотрудниками, умеющими и желающими работать, и чтобы не было бесконечных «перекуров», необходимо своевременно и четко определять потребность в кадрах. Причем численность и квалификация персонала должны быть рассчитаны так, чтобы обеспечить качественное выполнение работ в определенные сроки с минимальными затратами. Учитывая изменение производственных задач, внешней среды и текучесть кадров, сделать это можно лишь на основе систематического планирования потребности в персонале и разработки программ по ее удовлетворению.

Потребность в персонале  определяется пятью параметрами:

1. Количество работников, которые требуются организации.
2. Качество необходимых работников, т. е. их специальность, квалифкационная группа.
3. Время возникновения потребности (когда, к какому времени необходимо найти или сократить работника). При этом следует учитывать и среднее время, необходимое на поиск, отбор, оформление и адаптацию нового работника, а также установленные законом сроки уведомления об увольнении.
4. Место, пространственное расположение подразделения, где возникает потребность в персонале или его сокращении.
5. Ситуация, которая может сложиться ко времени актуализации потребности в персонале и которая отражает состояние внешней среды, внешние условия деятельности компании. Например, суровая снежная зима затрудняет выполнение задачи по перевозке грузов и отгрузке продукции и тем самым увеличивает требуемое количество персонала. Ситуация может отражать и предполагаемые изменения на мировом рынке или рынке труда.

Глава 3 Анализ и  совершенствование кадровой политики ОАО «Эльфа»

3.1 Краткая характеристика предприятия и управления кадровыми процессами

Открытое акционерное  общество «Эльфа» является крупнейшим предприятием лёгкой промышленности Оренбургской области. История Оренбургской фабрики «Эльфа» начинается с 1947 года. В 70-80 годы фабрика неоднократно становилась дипломантом и лауреатом региональных и республиканских соревнований. В кризисные 90-е годы коллективу удалось сохранить предприятие. В настоящее время, активно внедряясь в сервисное обслуживание крупнейших нефтегазовых компаний, заключая контракты с учреждениями здравоохранения, образования и предприятиями сферы услуг, ОАО «Эльфа» наращивает выпуск фирменной спецодежды и товаров повседневного спроса.

В настоящее время перед  коллективом ОАО «Эльфа» стоит главная задача – повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции, для чего у предприятия есть необходимый потенциал.

Высшим органом  управления ОАО «Эльфа» является общее собрание акционеров. В промежутках между собраниями общее руководство деятельностью общества осуществляет Совет директоров (наблюдательный совет) из 7 человек. Исполнительным коллегиальным органом, осуществляющим руководство текущей деятельностью общества, является правление, состоящее из 12 человек.

На предприятии применяется  линейно-функциональный метод управления персоналом. То есть, все сотрудники имеют линейных руководителей, которым  непосредственно подчиняются. Но кроме  этого, в их функциональных обязанностях закреплено подчинение так называемым функциональным руководителям в  зависимости от выполняемой задачи. Так, менеджер по сбыту взаимодействует с бухгалтерией предприятия, контролируя оплату продукции, при этом он выполняет рекомендации и указания главного бухгалтера по существу.

Линейно-функциональная структура  имеет следующие преимущества:

1) обеспечивает высокую профессиональную  специализацию сотрудников;

2) позволяет точно определить, где  принимается решения, и необходимые  ресурсы;

3) способствует стандартизации, формализации  и программированию процессов  управления.

Недостатки:

1) образование специфических для функциональных подразделений целей затрудняет их горизонтальное согласование;

2) структура инерционна и с трудом реагирует на изменения.

Контроль над текущей деятельностью  предприятия осуществляет генеральный  директор ОАО «Эльфа».

С 2004 успешно реализуется программа  развития предприятия. Программа включает в себя следующие основные направления:

-    модернизация оборудования;

- строительство новых цехов,  соответствующих современным стандартам  качества;

- создание и освоение новой  продукции, отвечающей требованиям  современного потребителя; 

- создание эксклюзивных образцов  швейных изделий для индивидуальных  заказчиков.

- реорганизация структуры продаж;

- обучение персонала компании;

- организация продвижения собственных  товаров на российском рынке,  проведение широкомасштабных рекламных  компаний.

В рамках данной программы за последние  годы сделаны серьезные шаги. Сегодня  ОАО «Эльфа» - это современное предприятие, оборудованное высокотехнологичным оборудованием, с отлаженной системой сбыта. Продукция ориентирована, на нужды отечественного потребителя. При высоком качестве продукция доступна по цене для отечественного потребителя даже с невысоким уровнем дохода. Постоянно ведется работа по разработке новых оригинальных товаров.

Предприятие уделяет внимание регулярным рекламным кампаниям по продвижению  своей продукции. Используются различные  рекламные носители – общественный транспорт, специализированные периодические  издания, теле и радиореклама и другие рекламные средства. Регулярно проводятся акции для населения с привлечением квалифицированных консультантов.

Можно выделить следующие сильные  стороны предприятия: хорошее месторасположение (наличие газодобывающих кампаний, которые испытывают потребность в спецодежде), достаточно качественный товар. Слабые стороны: отсутствие систем скидок для постоянных покупателей, внутренние проблемы, небольшой ассортимент товаров, снижение конкурентоспособности. Возможности: выход на новые рынки, повышение коммуникативной политики с потребителями, улучшение качества продаваемой продукции. Угрозы: жесткая конкуренция со стороны фирм торгующих аналогичными товарами.

При устройстве на работу, кандидат на определенную должность проходит конкурс, проходит собеседование со специалистом отдела кадров. При успешном прохождении  выходит на двухнедельную стажировку, в результате которой принимается  решение о приеме на работу. Необходимые  документы для устройства на работу – паспорт РФ, трудовая книжка, ИНН и свидетельство пенсионного страхования. Все работники ОАО «Эльфа» официально устроены на предприятии, производится отчисления в фонд пенсионного страхования, налоговые органы.