Понятие архива организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

 

Начат ____________________

 

Окончен______________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма титульного листа реестра описей

 

 

Продолжение приложения 26.

 

№ п/п	№ фонда	№ описи	Название описи	Кол-во дел в описи			Крайние даты	Количество листов в описи	Количество экземпляров описи	Примечание
				постоянного хранения	временного (свыше 10 лет) хранения	по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

 

Всего хранится в архиве_____________________________________________________________________описей, из них постоянного

(цифрами и прописью)

хранения ______________________________________________, временного хранения (свыше 10 лет)_________________________________

(цифрами и прописью)          (цифрами и прописью)

по личному составу_____________________________________.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности работника

архива организации, составившего реестр описей    Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата

 

Руководитель архива организации

(лицо ответственное за архив)       Подпись   Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

Форма реестра описей

 

 

Приложение 27 к п. 6.3.3.

 

__________________________________________________________________________________

(Наименование организации)

__________________________________________________________________________________

(Название архива организации)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА

учета поступления и выбытия

страхового фонда и фонда пользования

 

 

 

 

 

 

Том №_______________________

 

Начат_______________________

 

Окончен ____________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

 

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия

страхового фонда и фонда пользования

 

 

Продолжение приложения 27

 

№ п/п	Дата поступления или выбытия ед.хр. СФ	Название и №, дата документа, по которому поступили или выбыли ед.хр. СФ	Дата копирования	Номера фондов	Номера описей	Кол-во ед.хр. подлинников, включенных в единицу хранения страхового фонда	Сведения о страховом фонде (кол-во ед.хр)		Сведения о фонде пользования (кол-во ед. хр)		Примечание
							поступило	выбыло	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

 

Итого поступило в _____________году ________________________________ед.хр. страхового

(цифрами и прописью)

фонда, ____________________________________________________ ед.хр. фонда пользования;

(цифрами и прописью)

выбыло_________________________________________________ед. хр. страхового фонда

(цифрами и прописью)

и ______________________________________________________ед.хр. фонда пользования.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности лица,

составившего годовую итоговую

запись       Подпись  Расшифровка подписи

 

Руководитель архива

(лицо, ответственное  за архив)   Подпись  Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

 

Форма книги учета поступления и выбытия

страхового фонда и фонда пользования

 

 

Приложение 28 к п. 6.3.3.

 

Гриф ограниченности допуска

 

 

 

Наименование государственного архива8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОПИСЬ №______

страхового фонда

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма титульного листа страхового фонда

8Заполняется в государственном архиве

 

Продолжение приложения 28

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

 

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

 

№ ед.хр. страхового фонда	Дата копирования документов	Кол-во кадров в ед. хр. страхового фонда	Кол-во дел, включенных в ед. хр.	Сведения о делах, входящих в единицу хранения страхового фонда			Примечание
				Номера          фондов	Номера описей	Номера ед. хр.
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Всего на 01.01._________года в опись включено_________________________________________

(цифрами и прописью)

ед.хр., с №________по №___________, в том числе:

 

литерные номера:___________________________________________________________________

пропущенные номера:_______________________________________________________________

____________________________________кадров  м/ф страхового фонда

(цифрами и прописью)

скопировано_____________________________ед.хр.

   (цифрами и прописью)

 

Наименование должности

работника архива,

составившего итоговую запись   Подпись  Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного  за архив)   Подпись  Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАННО     УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации   Протокол ЭПК архивного учреждения

от____________№_____________   от______________№_______________

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма описи страхового фонда

 

 

Приложение 29 к п. 6.3.3.

 

Кому представляется _____________________________________________________

(наименование и адрес)

Кем представляется_______________________________________________________

(наименование и адрес отчитывающейся  организации

________________________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся  организации)

 

ПАСПОРТ

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 20________года

 

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв.м.)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101

 

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Количество единиц хранения
		Всего	Крайние даты		Из них внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения			Хранится сверх установленного срока	Образуется в год дел
					Всего	Крайние даты
			Начальная	Конечная		Начальная	Конечная
А	Б	1	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

 

3. Кадры

Код строки	Количество штатных работников		Условия хранения документов (нужное подчеркнуть): - хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - отопление: центральное, печное, отсутствует. - стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют - сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. -читальный зал: есть, нет. - температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
301
"__"__________20____г. Руководитель организации, предприятия_____________                         (подпись) Фамилия и тел. исполнителя

 

Формат А3 (297*420 мм)

 

Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию.

 

Приложение № 30 к п.6.3.3.

 

Кому представляется____________________________________________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется_____________________________________________________

      (наименование и  адрес отчитывающейся организации)

______________________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся  организации)

ПАСПОРТ

организации, хранящей документы отраслевого фонда

_________________________________________________

(название отраслевого фонда)

на 1 декабря 20_____года

 

1. Сведения о хранилищах           

Код строки	Количество хранилищ	Площадь хранилищ	Степень загруженности (%)		Код строки	Количество штатных работников
А	1	2	3		А	1101
					301

 

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	Кол-во ед. хр	Крайние даты	Количество баз данных		Объем записанной информации (Мбайт)	Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) - хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - отопление: центральное, печное, отсутствует. - стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют - сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. -читальный зал: есть, нет. - температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
				конечная	конечная
А	Б	1	2	3	4	5
Научно-техническая документация	201
Фотодокументы	202
Документы на машинных носителях	203
Другие документы	204