Понятие архива организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма карты-заместителя дела

 

 

Приложение 22 к п. 4.7.5

 

Наименование организации

Название архива

 

АКТ         УТВЕРЖДАЮ

_______№_____________      Наименование должности

______________________      руководителя организации

(место составления)

 

проверки, наличия и состояния дел    Подпись Расшифровка

_____________________________       подписи

(постоянного, временного хранения,     Дата

по личному составу)

 

Фонд №______________

 

Основание_____________________________________________________________________

(плановая проверка, перемещения  документов, стихийное бедствие  и т.д.)

Составлен комиссией:

Председатель комиссии__________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы)

Члены комиссии:________________________________________________________________

(наименование должностей, фамилия, инициалы)

_______________________________________________________________________________

Проверка проводилась с ____________________по___________________

 

Проверкой установлено:

 

1. Всего  числятся по описям:__________________________________________________дел,

(цифрами и прописью)

 

в том числе, по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

___________________________________________________________________________дел,

(цифрами и прописью)

 

2. Всего  не оказалось в наличии________________________________________________дел,

(цифрами и прописью)

в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения,

___________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

 

3. Имеются  литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых  записях описей_______________________________дел

(цифрами и прописью)

3.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей______________дел

(цифрами и прописью)

4. Пропущено  номеров:

4.1. не учтенных в итоговых  записях описей______________________________дел

(цифрами и прописью)

4.2. не перечислены, но учтенных  в итоговых записях описей________________дел

(цифрами и прописью)

5. Неправильно  положенных дел, относящихся к  другим фондам,

__________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

 

Продолжение приложения 22

 

6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)

___________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

7. Имеется не включенных в  описи

__________________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

8. Всего по данному фонду (включенных  и не включенных в описи) имеется  в наличии

__________________________________________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

из них:

8.1. требующих дизинфекции__________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.2 требующих дизенсекции___________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.3. требующих реставрации___________________________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.4. требующих переплета и подшивки____________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.5. требующих восстановления затухающих  текстов________________________дел

(цифрами и прописью)

8.6. неисправимо поврежденных_________________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.7. требующих технической обработки___________________________________дел

(цифрами и прописью)

8.8. выдано во временное пользование____________________________________дел

(цифрами и прописью)

9. Общая  характеристика состояния и условий  хранения документов. Основные отрицательные  явления в состоянии и условиях  их хранения.

 

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№…)

Проверку проводили:

 

Наименование должностей    Подписи  Расшифровка

подписей

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда

 

Приложение 23 к п. 4.8.1

 

 

__________________________________________________________________________________________

(Название архивного учреждения7)

__________________________________________________________________________________________

(Название фонда)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Фонд№____________________

 

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

 

_________________________________

(крайние даты)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма титульного листа описи особо ценных дел

7Заполняется государственным архивом

 

Продолжение приложения 23

 

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

 

Подпись  Расшифровка

подписи

 

№ п/п	№ описи	№ дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	№ ед.учета    страхового фонда	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

В данную опись внесено__________________________________________________особо ценных дел,

(цифрами и прописью)

с №___________________по №________________________, в том числе:

 

литерные номера:_____________________________

пропущенные номера:_________________________

Из них имеются страховые копии________________________________________________дел.

(цифрами и прописью)

 

Наименование должности

составителя описи     Подпись  Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица ответственного за архив)   Подпись  Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАННО     УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации   Протокол ЭПК архивного учреждения

от_____________№___________   от______________№________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма описи особо ценных дел

 

Продолжение 24 к п. 6.3.3.

 

_________________________________________________________________________________

(Наименование организации)

________________________________________________________________________________________

(Наименование архива организации)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА

учета поступления и выбытия

документов

 

 

 

Том №__________________

 

Начат____________________

 

Окончен__________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А3 (297*420 мм)

 

 

Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов

 

 

Продолжение приложения 24.

 

№ п/п	Дата поступления или выбытия документов	Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), от которой поступили (или выбыли) документы	Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Название и номер фонда, описи поступивших или выбывших документов	Крайние даты поступивших или выбывших документов, включенных в опись	Поступление описанных документов			Выбытие описанных документов			Неописанных дел, документов, листов		Примечание
						Кол-во дел			Кол-во дел
						постоянного хранения	временного (свыше 10 лет)	по личному составу	постоянного хранения	временного хранения	по личному составу	поступило	выбыло
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

Итого в ________году поступило _____________________________________ ед.хр. (для аудиовидеодокументов__________+ед.уч.), в том числе

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 7,8,9, 13 книги;

 

выбыло _____________________________________________ед.учета (+документов, листов), в том числе:

(цифрами и прописью)

показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14.

 

 

Наименование должности лица,

составившего итоговую годовую запись        Подпись  Расшифровка подписи

 

Заведующий архивом          Подпись  Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

Формат А3 (297*420 мм)

 

 

 

Приложение 25 к п. 6.3.3.

 

Наименование организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ФОНДОВ

 

Том №_________________

 

Начат __________________

 

Окончен ________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма титульного листа списка фондов

 

 

Продолжение приложения 25

 

 

№ фонда	Название фонда	Дата первого поступления документов фонда	Отметка о выбытии фонда		Примечание
			Куда выбыл	Дата и № документа, на основании которого выбыл
1	2	3	4	5	6

 

На 01.01.________года в список включены фонды с №______________по №_________________

Всего хранится в архиве________________________________________________фондов, из них:

(цифрами и прописью)

_____________________________________содержат  особо ценные дела.

(цифрами и прописью)

 

Номера свободные:

 

Наименование должности работника

архива, составившего годовую

итоговую запись     Подпись  Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива

(лица ответственного  за архив)   Подпись  Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма списка фондов

 

Приложение 26 к п. 6.3.3.

 

Наименование организации