Понятие архива организации

 

 

 

 

Крайние даты документов___________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Форма титульного листа описи документов постоянного хранения

 

6Заполняется в государственном архиве

 

 

Приложение 15 к п.4.4.3.3

 

Наименование организации

 

КАРТОЧКА ПОСТЕЛАЖНОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

 

 

СТЕЛЛАЖ №__________________    ХРАНИЛИЩЕ №_________________

 

 

Шкаф №	Полка №	Фонд №	Опись № (н/д)	Дела с № _____________ по № ______________	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

 

Формат А6 (148*105 мм)

 

 

Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)

 

 

 

1	2	3	4	5	6

 

Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)

 

 

Приложение 16 к п.4.4.3.4

Наименование организации

 

КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО

ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ

 

ФОНД №__________________    ХРАНИЛИЩЕ №_________________

 

Название фонда____________________________________________________________________________

 

Опись №	Дела с № ____ по №________	Стеллаж №	Шкаф №	Полка №	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

Примерная форма карточки пофондового топографического указателя

 

 

 

Приложение 17к п.4.5.3.

 

 

Наименование организации

Название архива

 

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)      РАЗРЕШАЮ выдачу дел

Руководитель архива

_______________№____________     (зав.читальным залом)

_____________________________     Подпись Расшифровка

(место составления)        подписи

на выдачу документов       Дата

 

__________________________________________________________________________________________

(фамилия и инициалы исследователя; работника структурного подразделения)

__________________________________________________________________________________________

(темы исследования)

 

Фонд №	Опись №	Ед.хр. №	Заголовок ед.хр.	Расписка пользователя в получении	Расписка сотрудника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

 

Формат А5 (148*210 мм)

 

Форма заказа на выдачу дел

(лицевая сторона)

 

 

 

 

 

 

 

1	2	3	4	5	6

 

Подписи исследователя

 

Формат А5 (148*210 мм)

 

Форма заказа на выдачу дел

(оборотная сторона)

 

 

Приложение 18к п.4.5.3.

 

 

Наименование организации

 

АКТ

 

_______________№_______

________________________

(место составления)

 

о выдаче дел во временное пользование

_______________________

(наименование организации,

ее адрес, почтовый индекс)

 

Основание_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________

Для какой цели выдаются дела________________________________________________________

Выдаются следующие ед.хр. из фонда №_______________________________________________

(название фонда)

 

№ п/п	Опись №	Ед.хр. №	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

Всего выдаются______________________________________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прписью)

срок возвращения______________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование, для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

 

Наименование должности      Наименование должности

руководителя организации,      руководителя организации-  

выдающего дела       получателя    

 

Подпись Расшифровка       Подпись Расшифровка

подписи        подписи

Дата         Дата

 

Гербовая печать организации      Гербовая печать организации

 

Продолжение приложения 18.

 

Выдал дела по поручению руководства________________________________________________

(наименование организации)

 

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)   Подпись   Расшифровка

подписи

Дата

 

Принял дела по поручению руководства________________________________________________

(наименование организации)

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)   Подпись   Расшифровка

подписи

Дата

 

Дела возвращены в полном объеме и сохранности.

Сдал по поручению руководства организации-получателя.

 

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)   Подпись   Расшифровка

подписи

Дата

 

Принял по поручению руководства организации, выдавшей дела.

 

Руководитель архива

организации (лицо,

ответственное за архив)   Подпись   Расшифровка

подписи

Дата

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

 

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

 

 

Приложение 19 к п. 4.5.4.

 

Наименование организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №_____________________

 

 

 

Начата ___________________

 

Окончена__________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

 

Форма титульного листа книги выдачи документов

 

 

Продолжение приложения 19.

 

№ п/п	Дата выдачи	Фонд №	Опись №	Ед.хр. №	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

 

Итого в _________________ году выдано из хранилища №_____________________________

(цифрами и прописью)

____________________________________________________________________________ед.хр.

 

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись    Подпись Расшифровка подписи

 

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма книги выдачи дел из хранилища

 

Приложение 20 к п. 4.5.8

 

Наименование организации

 

ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд №___________Опись №_______________Дело №________________________

 

Заголовок дела___________________________________________________________

 

Дата использования	Кому выдан: фамилия инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	№ использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

 

Формат А4 (210*297 мм)

 

 

Форма листа использования документов

 

 

 

Приложение 21 к п. 4.5.9

 

Наименование организации

 

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

 

Дело__________________________________________________________________________

(№ и название)

Опись__________________________________________________________________________

(№ и название)

Фонд__________________________________________________________________________

(№ и название)

 

Выдано во временное пользование (читальный зал):

 

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4