Характеристика службы документационного обеспечения на предприятии

  Таким образом, документ или  документированная информация –  это зафиксированная на материальном  носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (5, с. 231).

  Информация, зафиксированная на  материальном носителе, выполняла  в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту  важнейшую функцию документа  первоначально обращалось основное  внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" – "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

   Однако понятия постоянно  изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И.Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

    К середине 20 века получил  определённость ещё один важнейший  аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя  ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

    Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук  вот уже в течение нескольких  десятков лет идёт спор вокруг  двух различных подходов к  понятию "информация". Одни из  них рассматривают информацию  как свойство, как атрибут, присущий  всем материальным объектам, в  том числе и неорганической  природе. Эта концепция информации  получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация  появилась лишь с возникновением  жизни и связывают её с функционированием  самоорганизующихся систем, не признавая  наличия информации в неживой  природе. В свою очередь, среди  сторонников второго подхода  есть кибернетики, считающие, что  информационные процессы протекают  во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

    Однако в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

   Неоднозначное толкование  понятия "информация" вызывает  в ряде случаев необходимость  более чёткого его определения  и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

   Таким образом, к настоящему  времени понятие "документ" вобрало  в себя такие наиболее существенные  характеристики, как информационное  предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных  аспектов. Вместе с тем определение  понятия "документ" в различных  науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования  понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план  какой-либо одной составляющей  документа, от акцентирования внимания  на каком-либо отдельном его  функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется  как "материальный объект, содержащий  информацию в закреплённом виде". В результате под это определение  подпадает необъятное множество  объектов, так как в природе  нет материальных объектов, которые  не содержали бы какую-либо  информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п (2, с. 342).

   Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение  каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется  внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует  преимущественно как средство  документирования и доказательства  правовых отношений25. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача – дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

    Таким образом, при создании документов  используют различные способы  документирования в зависимости  от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

    Для понимания эволюции  документа важно изучать вопрос  о его функциях. Функция документа  есть его целевое назначение, присущее ему независимо от  того осознана эта функция  автором или нет. Любой документ  обладает определенными функциями, выяснение которых важно для  определения цели создания документа, для его классификации и изучения  роли в данной социальной структуре  и экономической системе. Автор  документа, фиксируя информацию, не  всегда программирует какую-либо  функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

  Информационная функция определяется  потребностью в запечатлении  информации с целью сохранения  и передачи и присуща всем  без исключения документам. Причина  появления любого документа –  необходимость фиксировать информацию  о фактах, событиях, явлениях, практической  и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

- ретроспективную (относящуюся к прошлому);

- оперативную (текущую);

- перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации (3, с. 342).

  Информационная емкость характеризуется  такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность  информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем  ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы, ориентированные в  одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные  записки и др.);

2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные  документы и т.д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

   В первую группу входят  все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и  правоотношения или прекращающие  их действие, а также другие  документы, влекущие за собой  юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

   Ко второй категории относятся  документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

   Функция учета дает не  качественную, а количественную  характеристику информации, связанной  с хозяйственными, демографическими  и иными социальными процессами  с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются  в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

 

Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

Основные операции, проводимые СДОУ:

1. Учётно-справочная работа и  регистрация документов.

2. Оформление и выпуск распорядительной  документации учреждений.

3. Проверка соблюдения стандартов  на документы.

4. Изготовление, размножение, копирование  служебных документов.