Отдел документационного обеспечения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение                                                                                                                                         3

Глава 1. Структура и направления  деятельности отдела документационного обеспечения 4

1.1. Функции отдела документационного обеспечения                                                            4

1.2. Должностные инструкции  начальника отдела и его сотрудников                                    8

1.3. Взаимодействие ОДО  с другими подразделениями бурятской  таможни                       15

Глава 2.  Порядок и технология обработки документов в отделе документационного обеспечения                                                                                                                                  16

2.1. Технологии обработки  входящих и исходящих документов                                           16

2.2. Порядок прохождения внутренних документов                                                                19

2.3 Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов          20                                             

Глава 3. Деятельность отдела документационного обеспечения за 2008-2011 г.г.               22

3.1 Анализ документооборота  бурятской таможни за последние 3 года                              24

Заключение                                                                                                                                   25

Список использованной литературы                                                                                         26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Целью проведения таможенной практики является приобретение практических навыков, необходимых в последующем  для допуска к самостоятельной  работе в отделах таможенных органов  по специальностям  «Таможенное  дело и международное право». Вместе с тем, проведение таможенной практики должно способствовать закреплению, расширению и систематизации знаний и умений, полученных студентами в ходе теоретического обучения по дисциплинам таможенного цикла, развитию профессионального мышления, навыков управленческой деятельности на должностях, занимаемых сотрудниками профилирующих отделов таможенных органов

В период с 9 июля по 5 августа 2012 года мною была пройдена производственная практика в Бурятской таможне в отделе документационного обеспечения (далее ОДО). Во время прохождения практики  ознакомился с основными Федеральными законами и Приказами, касающимися государственной гражданской службы в РФ, изучил деятельность, задачи и функции отдела. Ознакомился с типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. Ознакомился с правилами охраны труда и техники безопасности, правилами внутреннего распорядка. Проводил опись документов. Ознакомился с техническими средствами используемыми Отделе Документационного Обеспечения.  Ознакомился с программными средствами используемыми в ОДО. Ознакомился с порядком рассмотрения, подготовки, оформления, исполнения и контроля исполнения документов в Бурятской таможне. Проводил опись документов. Проводил расшивку документов. Изучил порядок регистрации приказов. Научился составлять служебные записки. Проводил регистрацию документов в электронной базе учета документов ОДО. Расшивал документы. Ознакомился с порядком подготовки исходящих документов. Проводил сканирование документов.

Отчет состоит из трех глав введения заключения и списка использованной литературы. Первая глава «Структура и направления деятельности отдела документационного обеспечения».  В нем раскрывается сущность отдела, чем занимается. Вторая глава  «порядок и технология обработки документов в отделе документационного обеспечения» здесь раскрывается технология и порядок обработки документов в отделе документационного обеспечения. Третья глава «Деятельность отдела документационного обеспечения за 2008-2011 г.г» в данной главе проводится анализ документооборота Бурятской таможни за 3 года.

 

 

 

Глава 1. Структура и направления деятельности отдела документационного обеспечения

1.1. Функции и задачи отдела документационного обеспечения

Отдел документационного  обеспечения является одним из важнейших  отделов таможни. Отдел является структурным подразделением таможни  и подчиняется непосредственно  начальнику таможни. Значимость отдела документационного обеспечения  переоценить невозможно. Ведь отдел  документационного обеспечения  осуществляет функции документационного  обеспечения в таможне. Обеспечивает делопроизводство в таможне. Рассылает  входящие выходящие документы по всей таможне. И именного от отдела документационного обеспечения  зависит сохранность документов.

В своей работе отдел руководствуется  Конституцией Российской Федерации, Таможенным кодексом Таможенного Союза,  другими  законодательными актами Российской Федерации, указами  и  распоряжениями  Президента  Российской  Федерации, постановлениями  и распоряжениями Правительства  Российской Федерации, нормативными  и  иными  правовыми  актами  и  методическими рекомендациями   Министерства экономического развития и торговли Российской Федерации, правовыми  актами Федеральной таможенной службы, Сибирского таможенного управления, Бурятской таможни, Типовой инструкцией  по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.¹

Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможни  по согласованию с отделом  документационного  обеспечения  Сибирского таможенного  управления.

Отдел имеет круглую печать с обозначением наименования Бурятской  таможни.

Основными задачами отдела являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможне в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне;

- разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и

_______________________________

¹ Таможенный кодекс Таможенного союза. М.,2010

 

информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация  документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможни, их архивное хранение, а также организация работы архива таможни, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных постов;²

- организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных таможенных постах;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации;

- организация контроля за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков таможни (бланк приказа, распоряжения, письма).

 Отдел в соответствии  с возложенными на него задачами  осуществляет следующие функции:

- организует в целом  делопроизводство в таможне;

- разрабатывает, внедряет  новые технологические процессы  работы с документами и документной  информацией, способствующие повышению  культуры работы с ними, сокращению  сроков прохождения и исполнения  документов; принимает меры по  упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и  документооборота в целом;

-принимает участие в  постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании  (в части информационного обеспечения)  автоматизированных информационных  систем, а также новейших информационных  технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможне;

-обеспечивает своевременное  рассмотрение документов, представляемых  для доклада руководству таможни;

- проверяет качество оформления  документов, представляемых на подпись  начальнику таможни;

    -оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможни, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

- осуществляет экспедиционную  обработку, прием, регистрацию,  учет, хранение, _____________________________

²положение об отделе документационного обеспечения.

доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в  том числе переданной по специальным  средствам связи, ведет справочную работу по ней;

- обеспечивает соответствующий  режим доступа к документам  и использования информации, содержащейся  в них;

- организует и осуществляет  машинописное (или с применением  средств вычислительной техники)  изготовление, копирование, оперативное  размножение 

документов;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможни, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- осуществляет методическое  руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможни, на подведомственных  таможенных постах;

- разрабатывает и внедряет  после согласования с Центральной  экспертной комиссией (ЦЭК) Федеральной  таможенной службы методические  документы в области документационного  обеспечения;

- разрабатывает сводную  номенклатуру дел таможни, номенклатуру  дел отдела, формирует дела отдела  и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

- организует работу по  приему руководством таможни  посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по  обращениям граждан в соответствии  с Типовой инструкцией по делопроизводству  и работе архива в таможенных  органах;

- организует работу с  документами для служебного пользования  (ДСП) на основе соответствующих  инструкций;

- организует и проводит  проверки наличия, использования  и хранения гербовых бланков  в структурных подразделениях  таможни;

- принимает участие в  организации технического обслуживания  созываемых руководством таможни  совещаний и заседаний;

- организует экспертизу  научной и практической ценности  документов при их отборе на  государственное хранение, работу  архива и экспертной комиссии  таможни;

- осуществляет подготовку  документов отдела к сдаче  в архив таможни;³

____________________________

³ Демченко А.А. Организация и управление в таможенных органах. Курс лекций. М.: РИО РТА, 1997.

 

 

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности таможни и подведомственных таможенных постов.

Отдел документационного  обеспечения имеет право:

- осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможни и в подведомственных таможенных постах, о результатах проверок докладывать руководству;

- запрашивать у руководителей  структурных подразделений и  начальников таможенных постов  информацию, необходимую для выполнения  функций контроля исполнения;

- вносить руководству  таможни предложения по совершенствованию  форм и методов работы с  документами в таможне;

- участвовать в постановке  задач и проектировании автоматизированных  информационных систем, связанных  с работой отдела;

- возвращать исполнителям  на доработку документы, оформленные  с нарушением установленных действующими  инструкциями требований;

- привлекать должностных  лиц структурных подразделений  таможни и подведомственных таможенных  постов к подготовке проектов  методических документов по вопросам  документационного обеспечения,  делопроизводства и архива;

- участвовать в оперативных  совещаниях таможни при рассмотрении  вопросов, отнесенных к компетенции  отдела.⁴

 Начальник отдела несет  персональную ответственность перед  начальником таможни за осуществление  задач и функций, предусмотренных  настоящим положением.

Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность  должностных лиц и работников отдела определяются должностными регламентами, инструкциями, разрабатываемыми на основании  настоящего положения.

 Взаимоотношения с  другими подразделениями

Отдел находится в тесном взаимодействии:

- со всеми руководителями  структурных подразделений таможни  по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки  исполнения, совершенствования стиля  и методов работы с документами;  подготовки и представления,