Отдел документационного обеспечения

  Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

- знать требования действующих  нормативных и методических документов  в области документационного  обеспечения управления, делопроизводства  и 

архивного дела, Типовой  инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), методических документов соответствующего гос.архива;

- принимать (не позднее,  чем через 3 года после завершения  делопроизводством), учитывать и  хранить документы отделов таможни;

- разрабатывать и согласовывать  с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно - проверочной комиссии (ЭПК) гос. архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

- составлять и представлять (не позднее, чем через 2 года  после завершения делопроизводством)  годовые разделы описей дел  постоянного хранения и по  личному составу на рассмотрение  экспертной комиссии (ЭК) таможни и ЭПК соответствующего госархива;

- осуществлять учет и  обеспечивать полную сохранность  принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение  в помещениях архива условий,  необходимых для обеспечения  сохранности документов;

- создавать, пополнять,  совершенствовать научно - справочный  аппарат к хранящимся в архиве  делам и документам;

- организовывать использование  документов (информировать руководство  и работников таможни о составе,  содержании документов архива; выдавать  в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы  организаций, заявления граждан  об установлении трудового стажа  и по другим вопросам социально  - правового характера);

- вести учет использования  документов, хранящихся в архиве;

- проводить экспертизу  ценности документов, хранящихся  в архиве;

- участвовать в работе  ЭК таможни;

- оказывать методическую  помощь в составлении номенклатуры  дел таможни;

- контролировать правильность  формирования и оформления дел  в делопроизводстве, а также подготовку  дел к передаче в архив;

- участвовать в проведении  мероприятий по повышению квалификации  работников службы делопроизводства  таможни, принимать участие в  разработке положений и инструкций  по ведению делопроизводства  в таможне;

- ежегодно представлять  в соответствующий государственный  архив сведения о составе и  объеме документов по установленной  форме;

- подготавливать и в  установленном порядке передавать  на хранение в соответствующий  государственный архив документы  Архивного фонда Российской Федерации;

- выполнять отдельные  поручения начальника отдела.

 Инспектор должен знать  структуру таможни и ее подразделений,  владеть оргтехникой и различными  средствами делопроизводственных  процессов.

  Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

  Инспектор имеет право:

- контролировать выполнение  установленных правил работы  с документами в отделах таможни;

- запрашивать от структурных  подразделений сведения, необходимые  для работы архива.

  Инспектор несет ответственность  за:

- выполнение возложенных  на архив задач;

- невыполнение обязанностей  и неиспользование прав, предусмотренных  действующими правовыми актами  и должностной инструкцией.⁸

 

1.3. Взаимодействие ОДО с другими подразделениями бурятской таможни

Взаимоотношения с другими  подразделениями

Отдел находится в тесном взаимодействии:

- со всеми руководителями  структурных подразделений таможни  по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки  исполнения, совершенствования стиля  и методов работы с документами;  подготовки и представления, 

необходимых руководству  документов; использования служебной  информации;

- с правовой службой – по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

- с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела документационного обеспечения;

- с отделом тылового обеспечения – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

- с отделом телекоммуникаций и системотехнического обеспечения средств вычислительной техники – по вопросам  эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Этот пункт позволит установить и урегулировать взаимоотношения  архива с другими подразделениями  в таможне, это не мало важно для его эффективной работы.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что в связи  с тем, что Бурятская таможня является самостоятельной серьезной государственной структурой, то и нормативно-правовая база в этой организации построена в соответствии с федеральными нормативами. Но все-таки для более точной регламентации делопроизводства в таможне необходимы инструкция по делопроизводству Бурятской таможни, еще одна должностная инструкция сотрудника этой службы, а так же внесение дополнения в уже созданное положение об архиве.

В целом структура службы делопроизводства организована в Бурятской таможни без противоречий Государственной системы документационного обеспечения управления, в связи с тем, что она является самостоятельным структурным подразделением, с прямым подчинением первому руководителю, т. е. Начальнику Бурятской таможни.

_____________________________

⁸Должностная инструкция инспектора отдела документационного обеспечения таможенного органа

             Глава 2 Порядок и технология обработки документов в отделе документационного обеспечения

             2.1. Технологии обработки входящих и исходящих документов

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможне, регламентируются Инструкцией  по делопроизводству Бурятской таможне, положением об ОДО, об архиве и должностными инструкциями сотрудников.

Под объемом документооборота таможни понимается количество документов, полученных и созданных в таможне  за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической  оснащенности процессов работы с  документами, а также для анализа  различных аспектов управленческой деятельности. ⁹

В документационном обеспечении  выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Итак, как мы уже выяснили документооборот в таможне, как  и в любой другой организации, состоит из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки  документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

 Поступающие в таможню  документы образуют поток входящей  корреспонденции (поступившей), который,  пройдя необходимые стадии обработки,  попадает в конечном итоге  к конкретным сотрудникам для  ознакомления и на исполнение.

 В подразделениях из  документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки,  которые в результате сливаются  в единый поток отправляемой  корреспонденции (исходящей).

 Кроме того, как правило,  циркулируют документы, созданные  в самой таможни и не предназначенные  к выходу за ее пределы, - потоки  внутренней документации. Их путь  начинается у одних сотрудников  – авторов и заканчивается  у других сотрудников – исполнителей. Так что начало пути – это  отправка документов, а продолжение  – получение документов.

 Каждый из документопотоков  имеет свою особенность в составе,  количестве, обработке и движении.

______________________________

⁹ Типовая инструкция по делопроизводству

Большое значение в документообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные  и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов  власти, и другие имеют разные технологии обработки.

 Бегло рассмотрев документооборот,  следует отметить, что значительно  различаются методы и этапы  обработки документации. Это зависит  от способа пересылки, срочности  исполнения, степени ограничения  доступа к составу информации  и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии  обработки и прохождения документации.

В технологической цепочке  обработки и движения входящих документов в таможне можно выделить следующие  этапы:

- прием и первичную  обработку; 

-предварительное рассмотрение  и распределение документов;

-регистрация;

-рассмотрение руководством.

 Прием и первичная  обработка документов осуществляется  должностными лицами ОДО. При  поступлении документов в нерабочее  время они принимаются дежурным  по таможне.

 Прежде всего конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие документов и подписей. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

 При некомплектности  или повреждении документов составляется  акт в двух экземплярах, один  из которых остается в ОДО  (у ответственного за делопроизводство), другой - направляется отправителю.

 При отсутствии на  документе адреса отправителя  конверт прилагается к документу.  Конверт прилагается к документу  и в том случае, когда дата  почтового штемпеля необходима  для подтверждения времени отправки  и получения документа (во всех  остальных случаях конверты уничтожаются).

 На полученных документах  проставляется регистрационный  штамп. Документы распределяются  на подлежащие регистрации и  подлежащие учету по реестру.

 Документы, адресованные  руководству таможни, а также  без указания конкретного лица  или структурного подразделения  предварительно рассматриваются  в ОДО, а только затем направляются  руководству таможни или в  структурное подразделение.

 Предварительное рассмотрение  документов осуществляется исходя  из оценки их содержания и  на основании установленного  в таможне распределения обязанностей  между руководством.

 Без предварительного  рассмотрения передаются по назначению  документы, лишь адресованные  непосредственно структурным подразделениям  или их должностным лицам.

 Рассмотренные руководством  таможни документы возвращаются  в ОДО, где в базе данных  делаются отметки об их возврате, в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносится содержание  резолюции, документы ставятся  на контроль, а затем передаются  на исполнение.

 Рассмотренные руководством  приказы, распоряжения вышестоящего  таможенного органа размножаются, направляются, рассылаются структурным  подразделениям и таможенным  органам в соответствии со  списком рассылки, составленным  ОДО. Передача копий указанных  документов структурным подразделениям  осуществляется только с соответствующей  распиской в списке рассылки.

 Подлинник документа,  который исполняется несколькими  структурными подразделениями, направляется  ответственному исполнителю; остальным  исполнителям передаются копии  документа.

 Поступившие телеграммы  принимаются под расписку с  проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем  же правилам, что и письма, а  затем передаются на рассмотрение  руководству таможни и исполнение.

 На документах, подлежащих  в соответствии с номенклатурой  формированию в дела в ОДО,  перед направлением на исполнение  в структурные подразделения  проставляется штамп "Подлежит  возврату в ОДО".

 Данный порядок входящих  документов способствует избежанию прохождения повторных инстанций, тем самым уменьшая сроки рассмотрения вопросов и увеличивая быстроту принятия управленческих решений.

Тоже самое можно сказать и о порядке исходящих документов, включающая в следующие этапы обработка: сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование оформление почтового отправления.