Отдел документационного обеспечения

 Документы, отправляемые  одновременно в один адрес,  вкладываются в один конверт.  А документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются  в день их подписания или  не позднее следующего рабочего  дня.

 Досылка или замена  разосланного ранее документа  осуществляется по указанию лица, подписавшего документ (в отдельных  случаях - начальника ОДО).

 Отправляемая корреспонденция  учитывается в: описях (заказная, сторонним организациям) реестрах (направляемая  через фельдъегерскую службу) Вторые  экземпляры описей и реестров  с пометкой об отправке корреспонденции  формируются в дела ОДО.

 С помощью средств  электрической связи осуществляется  передача информации в виде  телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

 Телеграммы, составляемые  в таможне, принимаются сотрудниками  ОДО завизированными, подписанными, датированными, зарегистрированными  с отметкой о категории и  виде отправления. Отправка телеграмм  осуществляется в соответствии  с Правилами предоставления услуг  телеграфной связи, утвержденными  Постановлением Правительства РФ  от 28.08.97 № 1108.

 Передача телефонограмм  осуществляется устно по каналам  телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

 

 

2.2. Порядок прохождения внутренних документов

 Внутренний документ  – это официальный документ, не  выходящий за пределы организации,  подготовившей его

 Прохождение внутренних  документов в отделе на этапах  их подготовки и оформления  соответствуют прохождению отправляемых  документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. Внутренние  документы ОДО Бурятской таможни,  как и в любой другой организации,  можно разделить по формам  и назначению на 3 группы:

- Организационные документы,  которые регламентируют деятельность  таможни и в частности ОДО  (Положения об ОДО, инструкции  и т.п.);

- Распорядительные документы,  издаваемые Начальником таможни,  его заместителями и Начальником  ОДО;

- Информационно-справочные  документы, создаваемые для решения  оперативных вопросов (докладные  и служебные записки, акты, справки  и т.д.).

 Проекты распорядительных  документов после подготовки  и согласования с заинтересованными  подразделениями и должностными  лицами передаются в правовую  службу для проверки соответствия  содержания документов действующему  законодательству, а затем в ОДО,  где сотрудниками осуществляется  контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись Начальнику таможни в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

 Копии подписанных  Начальником распорядительных документов  рассылаются в структурные подразделения  в соответствии со списком  рассылки.

 Передача документов, зарегистрированных в ОДО, между  другими структурными подразделениями  таможни осуществляется только  через ОДО (ответственного за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в РКК или списке рассылки.

 Как уже было замечено  при анализе документооборота, поток  внутренних документов за последние  годы возрос, особенно информационно-справочных  документов (а именно докладных  и служебных записок). Это объясняется  более отлаженной работой между  структурными подразделениями и  правильным ведением делопроизводства, т.е. эффективной работой сотрудников  ОДО.

 

 

2.3 Порядок работы с  письменными и устными обращениями граждан и депутатов

 Граждане Российской  Федерации в соответствии со  ст. 33 Конституции РФ имеют право  обращаться лично, а также направлять  индивидуальные и коллективные  обращения в органы власти (таможню)  и это право следует рассматривать  как важное средство осуществления  и охраны прав личности43. Обращения  граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. Они  делятся на предложения, заявления  и жалобы.

 Технология работы  с обращениями граждан требует  организации:

приема граждан; приема и  первичной обработки письменных обращений;

регистрации обращений; направления  обращений на рассмотрение; уведомления  заявителя о длительном расследовании  обращения; контроль за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений; информационно-справочной работе по обращениям; извещения заявителя  о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие  органы; группировки в дела и текущего хранения обращений; анализа поступивших обращений

 Прием граждан в  таможне ведется по рабочим  дням в рабочее время. Запись  на прием и организация приема  граждан в таможне обеспечиваются  ОДО.

 Письменные обращения  граждан, поступившие в таможню,  подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений  по вопросам, относящимся к компетенции  таможни, недопустим.

 Поступающие в таможню  обращения граждан регистрируются  в ОДО путем проставления регистрационного  штампа и занесения в электронную  картотеку базы данных "Обращения  граждан" КПС "УКИД-Р"44.

 Поступившие в структурные подразделения (в соответствии с порядком, предусмотренным настоящей Инструкцией по делопроизводству) письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более 15 дней со дня их поступления (регистрации) в таможню (по запросам, предусмотренным статьей 23 Таможенного кодекса Российской Федерации, - в течение 10 дней), а обращения, требующие дополнительного изучения и проверки, - в срок до одного месяца.

 Ответ автору обращения  оформляется на бланке письма  таможни, при этом не указываются:

-в реквизите "Подпись" - специальное звание должностного  лица;

-фамилия и номер телефона  исполнителя (указанный реквизит  проставляется на втором, визовом,  экземпляре).

 Таможня ежеквартально  представляет в ФТС России  информацию о количестве рассмотренных  обращений граждан 

 Особое внимание уделяется  подготовке и направление ответов  на обращения и запросы депутатов,  которое осуществляются таможней  в соответствии с законодательством  Российской Федерации о статусе  депутата.

 Должностное лицо, которому  направлены обращение или запрос  депутата, должно дать ответ в  письменной форме не позднее  чем через 30 дней со дня их  получения или в иной, согласованный  с инициатором запроса, срок.

 Прием, обработка, направление  поступающих обращений и запросов  граждан и депутатов осуществляется  в ОДО таможни в соответствии  с установленным порядком работы  с поступающими документами. Далее  обращения, запросы и документы  по их рассмотрению формируются  в дела в соответствии с  номенклатурой дел. 

 Необходимо отметить, что к порядку работы с письменными  и устными обращениями граждан  и депутатов сотрудники отдела  относятся очень ответственно  и серьезно. Не было замечено  никаких не соответствий с предъявляемыми требованиями.

 

 

 

 

 

 

 Глава 3. Деятельность отдела документационного обеспечения за 2008-2011 г.г.

3.1 Документооборот бурятской таможни за 2008-2011 г.г.

Документооборот – это  «движение документов в таможенном органе с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправки». От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому большое внимание всегда уделяется рациональной организации документооборота, быстроте и четкости и передачи документов для исполнения.

Под объемом документооборота таможни понимается количество документов, полученных и созданных в таможне  за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической  оснащенности процессов работы с  документами, а также для анализа  различных аспектов управленческой деятельности.

В документационном обеспечении  выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Анализируя документооборот таможни за последние 3 года, была выявлена следующая тенденция: ( см. таблицу 1.1)

Таблица 1.1

Анализ документооборота таможни за последние 3 года

Год	Количество  входящих документов	Количество  исходящих документов	Количество  внутренних документов	Итого
2009	14984	8127	15052	38163
	14984	6891	4446	26321
2010	13543	8718	18223	40484
	13543	7353	5114	26010
2011	11243	8628	17123	40234
	11243	7283	5123	22010

^{Источник: Бурятская таможня}

 

 

Сведения по таможне в  целом

 Сведения по ОДО

Входящие документы –  происходит снижение входящих документов от вышестоящих таможенных органов. Это связано с вступлением нового ТК, ведением новых нормативно-правовых актов и реструктуризации таможенной системы. Хотя входящие письма и количество обращений граждан возросло по той же причине.

Исходящие документы - тенденция  увеличения отправляемой корреспонденции. Это увеличение объясняется тем, что начальникам таможенных постов дано право подписи документов, входящих в их компетенцию; много ответов  и информационных писем было направлено в налоговые органы, банки, перевозки. Ряд отделов (оперативно-аналитический, контроль за таможенным транзитом, отдел собственной безопасности) самостоятельно регистрируют и отправляют информацию в вышестоящие таможенные органы.

Внутренние документы - уменьшение зарегистрируемых распоряжений. Это объясняется тем, что на двух таможенных постах созданы склады временного хранения, а один пост применяет предварительное декларирование. А увеличение количества зарегистрированных докладных и служебных записок по таможне объясняется более отлаженной работой между структурными подразделениями и правильным ведением делопроизводства (ведь докладные записки всех структурных подразделений таможни на имя начальника таможни и его заместителя регистрируются ОДО).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в таможне, регламентируются Инструкцией  по делопроизводству Бурятской таможне, положением об ОДО, об архиве и должностными инструкциями сотрудников. А так же должно регламентироваться положением об ЭК, проект которого представлен в приложении № 5

Итак, как мы уже выяснили документооборот в таможне, как  и в любой другой организации, состоит из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки  документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в таможню  документы образуют поток входящей корреспонденции (поступившей), который, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение .

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также  формируются документопотоки, которые  в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции (исходящей).

Кроме того, как правило, циркулируют документы, созданные  в самой таможни и не предназначенные  к выходу за ее пределы, - потоки внутренней документации. Их путь начинается у  одних сотрудников – авторов  и заканчивается у других сотрудников  – исполнителей. Так что начало пути – это отправка документов, а продолжение – получение  документов.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении

Большое значение в документообороте имеет авторство документов. Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные  и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов  власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Бегло рассмотрев документооборот, следует отметить, что значительно  различаются методы и этапы обработки  документации. Это зависит от способа  пересылки, срочности исполнения, степени  ограничения доступа к составу  информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации. ¹⁰