Проектирование структуры управления туристской организации

 

2.3. Перечень  мероприятий, необходимых для реализации выбранной стратегии.

Существует  три вида мероприятий проводимых компаниями для достижения поставленных целей:

1. Оперативные мероприятия (реализация, которых ожидается в течение 1-2 года);
2. Мероприятия среднесрочного характера (реализация, которых ожидается в течение 2-5 лет);
3. Мероприятия долгосрочного характера (более 5 лет).

Для реализации стратегии выбранной  компанией «Трэвел-СПб» предполагается провести следующие мероприятия:

1. Оперативные мероприятия:

• Организация различных акций и систем скидок;

• Для улучшения качества обслуживания необходима дополнительная мотивация сотрудников к добросовестному и качественному выполнению своих служебных обязанностей. Для этого следует:

А) Организовать развозку сотрудников;

Б) Обеспечить качественное бесплатное питание;

В) Усовершенствовать систему  премирования;

• Для расширения ассортимента услуг и усовершенствования каждой из предлагаемых услуг следует организовать различные опросы и фокус-группы;
• Организация рекламы в СМИ.

2. Мероприятия среднесрочного характера:

• Для повышения квалифицированности сотрудников следует:

А) Организовать курсы по повышению квалификации, за прохождение  которых, ввести систему поощрения;

Б) Организовать инсентив-туры для сотрдников;

В) Периодически приглашать различных специалистов для проведения лекций и конференций;

• Компании необходимо выйти на новые рынки. Для этого помимо опросов и фокус-групп необходимо участие в различных выставках, установление новых деловых контактов.
• Мероприятия долгосрочного характера:

1. Открытие новых офисов в разных районах города с большей проходимостью;

2. Улучшения качества и скорости обслуживания с помощью введения различных инновационных технологий, усовершенствования возможностей интернет-бронирования и интернет-обслуживания.

 

Этап 3. Формирование организационной структуры управления компании «Трэвел-СПб»

3.1. Обоснование  типа организационной структуры  управления

Для качественной работы предприятий туризма, необходимо правильно выбрать наиболее подходящую организационную структуру, в соответствии с целями, задачами, и принципами турфирмы. Организационная структура управления – упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функциональное развитие как единого целого. В целом, речь идёт о соотношении уровней управления функциональных служб, которые строятся для достижения поставленных целей.

Организационная структура включает в себя состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем предприятия. Создание такой структуры направлено на установление чётких взаимосвязей между отдельными подразделениями, распределение между ними прав и обязанностей.

Элементами  структуры управления выступают  звенья (подразделения, отдельные работники) и уровни (ступени) управления, отношения  между которыми поддерживаются благодаря  различным связям (горизонтальным и вертикальным). Горизонтальные связи являются одноуровневыми и носят характер согласования, вертикальные носят характер подчинения.

Горизонтальные  и вертикальные связи в структуре  управления предприятием могут носить линейный (обмен информацией между  линейными руководителями – лицами отвечающими за деятельность предприятия и его структурными подразделениями) и функциональный (обмен информацией по тем или иным функциям управления) характер, что характеризует тип организационной структуры управления. В зависимости от характера связей различают линейную, линейно-функциональную, функциональную и матричную.

Организационная структура применяемая на предприятии – линейно-функциональная. Данная структура позволяет решать вопросы не на уровне руководителя, а на уровне структурных подразделений. При этом структурные подразделения совместно с функциональными рассматривают возникающие вопросы и готовят проекты решений без предварительного выхода на руководителя. Он получает, при этом, не вопросы, а ответы – подготовленные проекты решений.

3.2. Формирование  функциональной  структуры системы  управления

Наименование отдела	Сотрудники
Бухгалтерия	- Финансовый директор - Главный бухгалтер - Бухгалтер-кассир
Отделы по туризму	- Руководитель отдела - Менеджер по продажам - Координатор проектов MICE - Менеджер по сбыту
Отдел продаж и бронирования	- Руководитель отдела - Менеджер по продажам и бронированию авиа- и ж/д билетов, гостиниц
Рекламно-информационный отдел	- Руководитель отдела - Менеджер по рекламе - Менеджер по связям с общественностью - Агент по рекламе
Отдел кадров	- Руководитель отдела - Специалист по кадровому делопроизводству
Административно-хозяйственный отдел	- Руководитель отдела - Менеджер по визовому обеспечению - Юрист - Менеджер по оформлению заграничных  паспортов - Оператор по оформлению авиа- и ж/д билетов - Секретарь - Курьер
Маркетинговая служба	- Руководитель отдела - Менеджер по маркетингу
Отдел цен и тарифов	- Руководитель отдела - Главный специалист  - Специалист
Транспортный отдел	- Руководитель отдела - Диспетчер по транспортному  обеспечению.

 

3.3. Формирование  структуры управления функциональными  службами

Исполнительный директор
Фин.дир.	Дир. по туризму и продажам	Рук-ль отдела маркетинга	Рук-ль транспортного отдела	Рук-ль отдела кадров	Дир. по административным вопросам
Функция: учёт финансов	Функция: контроль продаж	Функция: информирование клиентов о фирме и её услугах	Функция: организация перевозок туристов	Функция: кадровое делопроизводство	Функция: контроль своевременности и качества оказания услуг
Исполнители

 

3.4. Анализ  функций структурных подразделений

Наименование отдела	Выполняемые функции
Бухгалтерия	Обеспечить бухгалтерский учёт финансовых средств и материальных ресурсов, а также отчётность предприятия  перед учредителями и налоговыми органами;
Отделы по туризму (по направлениям или  по видам туризма)	Расширять партнёрские взаимоотношения  с поставщиками услуг, мотивируя  повышение качества из работы. Контролировать продажу туров по отправлениям. Организовывать работу сезонных представителей на курортах и продажу дополнительных экскурсий  и услуг; планирование и разработка качественных программ для обслуживания, имеющих свои особенности, привлекая для этого наиболее надёжных поставщиков услуг;
Отдел продаж и бронирования	Обеспечить построение сбытовых каналов  из числа заинтересованных в сотрудничестве турагентов. Подтверждать заявки на бронирование туров
Рекламно-информационный отдел	Обеспечить высокое качество рекламно-информационной продукции удобных в использовании  и достоверных каталогов. Проведение эффективных мероприятий в области  паблик рилейшнз, выставочном движении, учитывающих цели, задачи, а так же финансовые возможности предприятия;
Отдел кадров	Обеспечить подбор и наём высококвалифицированных  туристических кадров, постоянное повышение  квалификации работников. Определить критические области управленческого  воздействия и приоритетные задачи, обеспечивающие получение намеченных результатов; обеспечить условия, необходимые для развития творческого потенциала работников и повышения уровня удовлетворённости и заинтересованности в работе;
Административно-хозяйственный отдел	Обеспечить выпуск и доставку проездных  документов, виз и страховых полисов  туристам. Организовать отправку туристических  групп из аэропортов, вокзалов, и  т.п.
Маркетинговая служба	Обеспечить конкурентные преимущества. Увеличить рыночную долю на туристическом  рынке;
Отдел цен и тарифов	Обеспечить расчёт привлекательных, конкурентоспособных и рентабельных цен, дающий туристам возможность пользования  льготами и скидками по разным категориям;
Транспортный отдел	Обеспечить высокое качество предоставления транспортных услуг туристам; эффективные взаимоотношения с транспортными компаниями, предоставляющими качественное обслуживание по специальным льготным тарифам.

 

3.5. Определение  численности специалистов и управленческого  персонала в подразделениях

Наименование отдела	Количество сотрудников
Бухгалтерия
Финансовый директор	1
Главный бухгалтер	1
Бухгалтер-кассир	2
Отделы по туризму
Исполнительный директор	1
Консультант	2
Главный специалист по планированию	1
Менеджер по продажам	4
Координатор проектов MICE	1
Менеджер по сбыту	1
Отдел продаж и бронирования
Руководитель отдела	1
Менеджер по бронированию авиа- и жд/ билетов, гостиниц	2
Рекламно-информационный отдел
Руководитель отдела маркетинга	1
Менеджер по рекламе	1
Менеджер по связям с общественностью	2
Агент по рекламе	2
Отдел кадров
Руководитель отдела кадров	1
Специалист по кадровому делопроизводству	1
Административно-хозяйственный отдел
Директор отдела	1
Менеджер по визовому обеспечению	1
Юрист	1
Менеджер по оформлению заграничных  паспортов	1
Оператор по оформлению авиа- и ж/д билетов	2
Курьер	1
Маркетинговая служба
Руководитель отдела маркетинга	1
Менеджер по маркетингу	1
Отдел цен и тарифов
Главный специалист	1
Специалист	2
Транспортный отдел
Начальник транспортного отдела	1
Диспетчер по транспортному обеспечению	2

 

3.6. Построение  структуры управления организацией

Высший  менеджмент – 4 человека

Средний менеджмент – 6 человек

Низший  менеджмент – 5 человек

Схема 1 организационной структуры изображена в Приложении 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 4. РАЗРАБОТКА НОРМАТИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ  КОМПАНИИ «ТРЭВЕЛ-СПБ»

1. положение о деятельности отдела

1. Общие положения отдела по туризму

1.1. Отдел по  туризму (далее – отдел) является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

1.2. Отдел создается  и ликвидируется приказом регионального  управляющего.

1.3. Отдел возглавляет  руководитель, назначаемый на должность  приказом регионального управляющего  по представлению директора по  туризму и продажам.

1.4. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией и Законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации и постановлениями правительства Российской Федерации, а так же настоящим Положением.

2. Основные  цели и задачи отдела

Основными целями и задачами отдела являются:

2.1. Организация  продажи туров. 

2.2. Организация  разнообразного экскурсионного  обслуживания.

2.3. Организация  MICE-мероприятий.

2.4. Установление долгосрочных партнёрских взаимоотношений с поставщиками услуг.

2.5. Планирование  и разработка качественных программ  обслуживания.

3. Функции  отдела

Основными функциями отдела являются:

3.1. Контроль  продажи туров.

3.2. Организация  работы сезонных представителей  на курортах и продажа дополнительных  экскурсий и услуг.

3.3. Организация  конгрессов, совещаний, конференций,  выставок, бизнес-встреч.

3.4. Расширение  партнёрских взаимоотношений с  поставщиками услуг.

4. Организационная  структура отдела

4.1. В состав  работников отдела входят: главный  специалист по бронированию, координатор  проектов MICE, менеджер по продажам, менеджер по сбыту, консультанты.

4.2. Структура  и численный состав отдела  маркетинга утверждается и изменяется  региональным управляющим с учетом  объема и степени сложности  задач, решаемых отделом.

4.3. Отдел возглавляет  руководитель

4.4. Должностные  обязанности и квалификационные  требования к работникам отдела  определяются их должностными  инструкциями.

4.5. Порядок  замещения руководителя отдела  в его отсутствие, а также лицо, временно исполняющее его обязанности,  определяется региональным управляющим.

5. Взаимосвязи  с другими подразделениями