Сущность организационного проектирования

 

 

 Министерство транспорта Российской Федерации

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования 

«Дальневосточный государственный  университет путей сообщения»

 

 Кафедра «Менеджмент»

 

 

 Курсовая работа по дисциплине

«Теория организации»

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка группы Ц16 (1 курс, 2 семестр),

направления 080200 «Менеджмент»,

специальности 080200.62 «Менеджмент»,

Аверкиева Виктория Сергеевна

Проверила:  кафедры «Менеджмент» ДВГУПС

Соколова  Ирина Александровна

 

 

 

 

 

 

 

Хабаровск 2013

Содержание

Введение………………………………………………………………………1

Глава I. Сущность организационного проектирования…………………… 2

1.1 Сущность и основные этапы организационного проектирования…… 2

1.2 Понятия и факторы проектирования организационной структуры….. 4

1.3 Элементы проектирования и классификация организационной структуры…………….. ……………………………………………………... 6

Глава II. Процесс проектирования организационных систем……………. 10

2.1 Понятие и принципы построения  организационных систем………… 10

2.2 Формирование организационной структуры………………………… ..11

2.3 Методы и стадии проектирования организационной структуры……..13

Глава III. Практическая часть…………………………………………….. ..17

3.1 Проектирование  организационной структуры фото-центра

  «Вспышка»…………………………………………………………………..17

3.2 Штатное расписание фото-центра……………………………………...19

3.3 Определение должностных обязанностей сотрудников

  организации…………………………………………………………………19

3.4 Разработка системы мотивации сотрудников………………………....23

3.5  Определение должностных прав  сотрудников…………………….. .. 24

Заключение………………………………………………………………… .28

Список  использованных источников и литература

 

 

 

 

 

 

  

      1

ВВЕДЕНИЕ 
Актуальность темы. Научно обоснованное формирование организационных структур управления — это актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В современных условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода . 
       Без развития методов проектирования структур управления затруднительно совершенствовать управление и повышение эффективности производства по некоторым причинам: в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений и создают опасность деформации самих задач управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) — работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях.     Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами. Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы, но и на научные методы организационного проектирования; проектирование сложнейшего механизма — механизма управления — должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.  
Цель данной курсовой работы – ознакомиться с понятием, этапами и методами организационного проектирования.                                                                                                                                                                               
В задачи курсовой работы входит ознакомление с понятием организационного проектирования; основными подходами и методологическими принципами построения организационных структур; этапами и методами организационного проектирования; оценкой эффективности организационных проектов; а также примерами необходимости внедрения корректировки организационных структур. 
Практическое значение темы состоит в том, что освещаемые в работе теоретические положения проектирования организационных структур можно применить в повседневной работе менеджера.

                                      

 

  

 

2

ГЛАВА I Сущность организационного проектирования

1. Сущность и основные этапы организационного проектирования

  Организационное проектирование — это метод формальной организации целостных систем, обладающих высокой надежностью, устойчивостью и экономичностью. В процессе проектирования должны быть определены необходимые пропорции между элементами системы, их пространственное размещение, установлены рациональные связи, регламентировано функционирование элементов во времени.    Продуктами организационного проектирования являются любые организационные нововведения, т.е. новые системы, структуры и процессы в различных сферах общественного бытия: в экономике, политике, образовании, культуре, науке, военном деле и др.      Организационное проектирование применимо к строительству и реконструкции предприятий, совершенствованию систем управления производством или организации труда, разумеется, имеет свои особенности. Здесь рассматривается обобщенное представление об организационном проектировании.         Организационное проектирование может быть направлено:

— на создание новой системы  или процесса;

— частичное усовершенствование системы или процесса;

— их радикальное преобразование.

В общем случае выделяют следующие этапы организационного проектирования:

1) исследовательский этап, который включает предпроектные

работы;

2) техническое проектирование;

3) рабочее проектирование.

На предпроектном этапе  устанавливаются цели и задачи проектирования, проводятся прикладные исследования, анализ возможных вариантов решения проектных задач, рассчитывается потребность в ресурсах, объемы работ, проводится предварительная оценка эффективности проектных решений, составляется техническое задание.      Универсальным средством выполнения исследовательского этапа является моделирование.                                              Моделирование — это адекватное замещение реального объекта моделью, которая более удобна для изучения свойств объекта. Моделирование позволяет осуществить проектирование с меньшими затратами. Существует множество типов моделей, в том числе макеты, схемы, математические модели и т.д. Объектами моделирования являются функции, структуры и процессы развития. Моделирование функций сводится к описанию организационных процессов. Для описания структуры организационных систем часто применяют математическую модель графов.                                                      Граф — это схема, которая обладает множеством вершин и множеством ребер, соединяющих некоторые пары вершин. Вершины графа могут характеризовать различные объекты или события, а ребра могут характеризовать

 

3

расстояния, временные связи, отношения административного подчинения объектов структуры и другие отношения.        Наиболее распространенными графами для моделирования структуры являются граф «дерево» и сетевой граф.        «Деревом» называется связный ориентированный граф, не содержащий петель. Сетевой граф — это схема, отражающая технологическую связь и последовательность работ в процессе достижения цели.      На этапе технического проектирования выбирают и обосновывают окончательный вариант организационного решения.       В процессе рабочего проектирования готовят полный комплект рабочей документации и проводят экспертизу проекта. Экспертиза дает общую оценку качества результатов организационного проектирования и проводится силами опытных специалистов или ученых, имеющих большой опыт выполнения аналогичных проектов. Экспертизу можно осуществлять на уровне качественных оценок типа «допустимо — не допустимо», «соответствует — не соответствует», а также с помощью количественных показателей.     Основной целью экспертизы является оценка соответствия проекта задачам развития объекта организационного проектирования и исключение экономических потерь.           Экспертиза включает две стадии:            — внутренняя экспертиза, которую проводит организация-разработчик;

— внешняя экспертиза, которую  проводят государственные, вневедомственные органы, инвесторы.           Внутреннюю экспертизу осуществляют в виде:

— технического контроля документации;

— согласования проекта  с главными специалистами организации, для которой выполняют разработку;

— обсуждения в коллективе организации, для которой выполняется разработка;

— проведения по проекту  научного или научно-технического совета.   Внешняя экспертиза предполагает согласование проекта с органами государственной инспекции санитарного, пожарного, экологического надзора. При необходимости проводят согласование также с министерствами и их территориальными учреждениями, интересы которых затрагивает разрабатываемый проект, например, учреждения, ответственные за эксплуатацию железных дорог, линий связи и т.д.

 

 

 

  

                    

              4

1.2. Понятия и факторы проектирования организационной структуры

Важнейшим направлением организационного проектирования является проектирование организационной структуры управления. Формирование организационной структуры имеет основополагающее значение для управленческой практики, так как во многом определяет эффективность деятельности организации. При разработке методики проектирования структуры необходимо помнить, что организационная структура является сложным объектом, который включает:

— систему целей и их распределение между различными звеньями

организации;

— состав подразделений  и их взаимоотношения между собой;

— распределение задач  и функций по всем звеньям организации;

— распределение полномочий и ответственности внутри организации;

— потоки информации и документооборот  в организации.

Факторы, которые влияют на процесс проектирования структуры, делят на четыре группы:

1) внешняя среда;

2) технология работы;

3) стратегия организации;

4) коллектив работников, который характеризуется уровнем квалификации, способностями менеджеров и рядовых исполнителей, их отношением к работе, стилем руководства.           Остановимся подробнее на первых трех группах факторов.

Внешняя среда. Организация как открытая система должна быть адекватна к внешней среде, а следовательно, должна иметь способность адаптироваться к ее изменениям. Важнейшими характеристиками внешней среды являются сложность и подвижность (динамизм).  Сложность определяется числом факторов, влияющих на деятельность организации и их сходством между собой. Динамизм отражает скорость изменений, происходящих во внешней среде. Сочетание сложности и динамизма позволяет выявить четыре типа ситуаций, соответствующих тому или иному виду бизнеса.       1. Ситуация низкой неопределенности: факторов мало, они сходны между собой, практически не меняются или изменяются очень медленно. Эта ситуация предъявляет невысокие требования к уровню профессиональной подготовки и практическому опыту менеджеров.         2. Ситуация умеренной неопределенности: факторов много, они не схожи, но и практически не меняются. Это порождает значительный риск при принятии          решений, необходимость разработки альтернативных вариантов решений. Такая ситуация предъявляет более высокие требования к уровню подготовки и опыту

    5

менеджеров. Однако взаимодействие организации с партнерами серьезно не меняется, а достаточная стабильность внешней среды позволяет предвидеть возможные ее изменения.           3. Ситуация умеренно высокой неопределенности: факторов мало, они схожи и постоянно меняются. Это требует достаточной гибкости от руководства и самой организации, однако схожесть факторов и достаточно высокий уровень подготовки руководителей позволяет им справляться с ситуацией.    4. Ситуация высокой неопределенности: факторов много, они не схожи и постоянно меняются. Такое окружение оказывает сильное влияние, сопротивление, создает препятствия в деятельности организации, представляет значительную опасность, иногда угрозу ее существованию. Понятно, эта ситуация представляет наибольшую сложность для управления, поэтому требует от менеджеров очень высокого уровня профессиональной подготовки, аналитических способностей и интуиции.        Технология работы. Технология — это сочетание орудий и предметов труда, квалификационных навыков, а также методов преобразования материалов, людей и информации. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ по подразделениям. При формировании подразделений необходимо учитывать три основных момента:

— неопределенность в поступлении  работы;

— неопределенность того, как  делать работу;

— взаимозависимость работ  в организации.

        Взаимозависимость работ бывает четырех типов.

1.Складывающаяся (картельная) взаимозависимость, когда каждое подразделение является относительно автономным и делает свой вклад в общее дело организации. Например, работа центров обслуживания компьютерной фирмы. В этом случае координация между подразделениями осуществляется легко путем разработки стандартных процедур, правил и инструкций.  2. Последовательная взаимозависимость, когда одно подразделение должно закончить свою часть работы прежде, , чем она поступит в другое подразделение. Например, обработка деталей между цехами машиностроительного завода. Оперативная координация достигается посредством проведения плановых собраний и личных встреч менеджеров по вопросам взаимодействия подразделений.            3. Связанная взаимозависимость требуется в ситуации, в которой конечный результат работы одного подразделения становится началом в работе другого, и наоборот. Такая взаимозависимость работ часто возникает между производственными подразделениями и научно-исследовательским отделом в процессе разработки новой продукции. Это требует создания структурных механизмов координации в виде команд, специальных групп, менеджеров-интеграторов, ответственных за ежедневное согласование взаимодействий.

                

     6

4. Групповая взаимозависимость  состоит немногих связанных взаимозависимостей. В этом случае работы не перемещаются из отдела в отдел, а вся работа выполняется совместно работниками, представляющими вовлеченные отделы. Групповая взаимозависимость считается самой сложной и требуется в тех случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределенности. Примером групповой взаимозависимости является создание целевых групп, комплексных бригад с участием представителей многих отделов.  Стратегия организации. Согласно принципам структуризации, структура должна отражать цели и стратегию организации, поэтому для достижения поставленных целей смена стратегии должна сопровождаться перепроектированием организации.         Стратегия — это план, описывающий направление развития организации и распределение ресурсов на длительный период.      При проектировании необходимо учитывать три момента стратегического выбора:

1. Идеология управления высшего руководства. Это определяет количество иерархических уровней, количество звеньев в организации, уровень централизации. Например, приверженность высшего руководства централизации приводит к установлению в структуре многоуровневой иерархии, преобладанию вертикальных связей над горизонтальными.        2. Особенности потребителей и отношение к ним. Например, если организация одновременно выпускает машины, оборудование и товары народного потребления, то ее структура должна отражать особенности разных потребителей. Кроме того, переход от стратегии, ориентированной на изготовление продукции, к стратегии, ориентированной на удовлетворение потребностей клиентов, требует перепроектирования и изменения основ деятельности организации.    3. Рынки сбыта и территориальное размещение производства. Например, выход компании на рынки других регионов требует создания филиалов, представительств, механизма, обеспечивающего взаимосвязь их в единое целое. Это делает структуру более сложной.