Совершенствование административных методов управления

Также работников отдела поощряют. Осуществляется в основном социально - психологическим методом, реже экономическим. Выражается это в виде благодарностей. При наличии экономии фонда оплаты труда за безупречную и эффективную муниципальную службу муниципальные служащие могут быть премированы. Фонд оплаты труда в свою очередь планируется вместе с бюджетом муниципального образования и утверждается депутатами Городской думы.

Оценка деятельности подразделений управления персоналом – это систематический, четко  организованный процесс, направленный на соизмерение затрат и результатов, связанных с деятельностью кадровых служб, а также на соотнесение этих результатов с итогами деятельности организации в прошлом, с итогами деятельности других организаций. Оценка деятельности кадровой службы организации базируется на определении того, насколько кадровая составляющая способствует достижению целей организации и выполнению соответствующих задач.

Результаты оценки служат итоговыми индикаторами, фокусирующими  внимание на основных проблемах работы с персоналом, таких как качество выполняемой работы, удовлетворенность работников, исполнительская дисциплина, текучесть кадров.

Таблица 2

Таблица количества дисциплинарных нарушений

	2010 год	2011 год	2012 год
Количество дисциплинарных нарушений	2	2	2

Источник: на основании данных отдела опеки, составлен Ивановой Е.А.

 

 

 

 

Таблица  3

Таблица текучести кадров

Количество уволившихся сотрудников	2010 год	2011 год	2012 год
Декретный отпуск	1		1
Выход на пенсию	2		2
Повышение по службе		2	2
По собственному желанию			1
Итого	3	2	6

Источник: на основании данных отдела опеки, составлен Ивановой Е.А.

 

Оценка деятельности кадровой службы организации базируется на определении того, насколько кадровая составляющая способствует достижению целей организации и выполнении соответствующих задач.

Как показал анализ деятельности по управлению персоналом, эта функция выполняется эффективно.

Регламентирование является ключевым вопросом организации управления. Оно дает возможность упорядочить  полномочия и ответственность работников, четко определить их права и обязанности.

В Отделе по делам семьи  и охране прав детства наблюдается бережное отношение к документам, регламентирующим труд работников управления. Четко прописаны должностные инструкции для каждого сотрудника, где указаны его должностные обязанности, ответственность, служебные взаимоотношения и связи по должности, а также права и гарантии. Сотрудники обеспеченны специализированным  программным обеспечением.

Анализ состояния регламентирующей документации показал, что должностные  инструкции и положения об отделах периодически обновляются. Процесс профессиональной подготовки, переподготовки работников, обучение вторым профессиям в организации при необходимости  осуществляется в учреждениях среднего, высшего профессионального образования. Создаются условия обучения, также возмещаются за счет средств органа муниципального самоуправления, связанные с обучением расходы. Обучение может производиться вне отрыва от работы.

В свою очередь новое  качество работы  требует от работников новых знаний и умений. Поэтому, для того, чтобы соответствовать возрастающим требованиям к отрасли, каждому работнику, специалисту необходимо самосовершенствоваться, повышать уровень своих знаний, образования культуры производства, улучшать профессиональное мастерство.

Поскольку работа социальной защиты многообразна, кадровому обеспечению отводится большая роль. В отделе по делам семьи и охране прав детства работают люди разных специальностей: педагоги, медработники, юристы, психологи, специалисты по социальной работе и др. Сейчас многие социальные работники, ощущая нехватку знаний, стремятся их пополнить. Большое значение придается повышению квалификации руководителей и специалистов.

Степень удовлетворенности  работников оценивается на основе анализа  мнений работников. Судя по результатам анкетирования, проведенного среди работников отдела, можно  сказать об удовлетворенности работников условиями рабочих мест, обстановкой в коллективе и взаимоотношениями между руководством и подчиненными; и неудовлетворенностью низким уровнем оплаты труда и незащищенностью, а также большой ответственностью. Отрасль развивается, количество людей, нуждающихся в заботе государства, возрастает, увеличивается нагрузка на работников, занятых социальным обслуживанием населения.

Поэтому, чтобы квалифицированные специалисты не уходили в более высокооплачиваемые отрасли, необходимо дополнительное стимулирование.

Важно отметить, что неэкономические  способы мотивации в отделе социальной защиты очень хорошо развиты (объявление благодарности, возможное продвижение в должности, которое). В теории мотивации ясно изложено, что на определенном этапе деятельности человеку необходимо удовлетворение физиологических потребностей, и потребностей высшего уровня – потребность в признании и самоутверждении и потребность в самовыражении.

2.3.Проблемы и оценка эффективности системы управления персоналом

Управление персоналом -  процесс, который включает в себя целый  ряд действий  и  работ, которые обеспечивают формирование и эффективное использование персонала организации. К ним относятся: выработка кадровой стратегии и кадровой политики, анализ содержания и регламентация работ, планирование потребности в персонале, набор, отбор кадров, адаптация работников, определение заработной платы и льгот, перемещение работников, обучение и повышение квалификации, деловая оценка, планирование карьеры и некоторые другие.¹

Следует подчеркнуть  важную роль личностных качеств специалистов. Социальная работа является разновидностью деятельности по поводу помощи людям. Поэтому важным признаком,  характеризующим профессионализм специалиста, является наличие у него гуманистического потенциала. К оптимальному набору требуемых личностных качеств специалиста по социальной работе следовало бы, в первую очередь, отнести такие, как ответственность, принципиальность, наблюдательность, коммуникабельность, корректность, гибкость при принятии решения, сочувствие, сопереживание и сострадание чужой беде.

Базовыми характеристиками являются мотивационно-ценностное отношение  к своей профессии, профессиональное сознание и самосознание.

Итак, кадры являются главной составляющей социальной работы. Для эффективной работы с ними необходимо учитывать, что важнейшими «требуемыми свойствами» являются здоровье, компетентность и профессионализм работников. Также для успешной деятельности работник  социальной защиты должен обладать такими качествами, как коммуникативность, гуманность, альтруизм, эмпатия, сопереживание и сострадание к чужой беде. Смешанный характер функций, нечеткое разграничение полномочий специалистов в управляющей системе, отсутствие профессиограмм, стандартов или моделей профессиональной деятельности влияет на возможность профессионального роста и мастерства социальных работников, а также в целом на эффективность системы социальной защиты населения.

Для кадров социальной работы, как и для персонала других сфер деятельности, важнейшими «требуемыми свойствами» являются здоровье, компетентность и профессионализм. Требование здоровья обусловлено тем, что социальная работа была и остается одной из трудных в физическом отношении. Здесь сталкиваются с самыми печальными сторонами человеческой жизни – старостью, инвалидностью, одиночеством, сиротством, немощностью и др.

Следует учесть, что большинство  работников женщины, обладающие более  высокой степенью восприимчивости, сопереживания, эмоциональности по сравнению с мужчинами.

Во- первых существенной проблемой в определении степени профессиональных знаний и навыков социального работника является много вариантность задач и функций, реализуемых в системе социальной защиты населения. Профессиограмма – это системное описание социальных, психологических и иных требований к носителю определенной профессии. Исходя из,  этих требований определяются необходимые  для данного вида деятельности качества личности, составляющие основу профессиональной пригодности людей.

Во- вторых неудовлетворенность низкой заработной платой оказывается тем выше, чем становиться больше ответственность. С января 2013 года были введены Административные регламенты сотрудников данного отдела. В регламентах увеличилась ответственность, и сократились сроки выполнения государственных услуг, а также увеличился перечень документов для граждан.

Например:

1. Согласно новым требованиям сбор полного комплекта документов, в том числе запрашиваемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия, предусмотренных Административным регламентом, осуществляется МФЦ в сроки, установленные Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» фактически не налажен и не функционирует должным образом. Сотрудники отдела вместо того чтобы получать информацию в электронном виде вынуждены ездить в другие государственные организации и заказывать нужную для работы информацию на бумажном носителе. При этом согласно тому же регламенту максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 5 дней, а ответы на запросы в рамках межведомственного информационного взаимодействия могут быть предоставлены в течение 30 дней. Соответственно у сотрудника нет полной информации согласно регламентированному списку документов, по конкретной ситуации и в связи с этим возникает конфликт между гражданами и специалистами.
2. Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 15 минут на каждого заявителя. Специалисты зачастую не укладываются  в данный отрезок времени.  Это связано с количеством человек участвующих при сдаче документов. Например: При оформлении сделки купли-продажи документы предоставляет «Покупатель» и «Продавец». Ранее со стороны продавца мог присутствовать один из собственников объекта недвижимости, а теперь должны присутствовать все собственники (лично или должна быть нотариальная доверенность).
3. Так же в регламенте  прописаны не все услуги, которые предоставляет Отдел по делам семьи и охране прав детства, а именно приватизации и реприватизации.
4. Перечень документов запрашиваемых отделом на основании административного регламента не совсем корректен. Например: По регламенту требуется справка из Федеральной Налоговой Инспекции «О задолженности по налогам и сборам», за то в регламенте не прописан пакет документов при оформлении сделок купли-продажи с залогом по кредитным договорам, не прописаны сделки с «Преимущественным правом покупки долей». Так же специалист может запросить  «Сведения об имеющейся собственности», но не может запросить копии правоустанавливающих документов по тому же объекту недвижимости.
5. В регламенте прописано, что граждане могут обратиться за государственной услугой, как лично, так и электронном виде. На практике это вообще не работает.

Альтруистическая мотивация  больше представлена мотивом сочувствия. Однако чтобы эффективно осуществлять профессиональную деятельность, недостаточно сочувствия людям, желания помочь, необходимы систематизированные знания.

В- третьих, полученные результаты обозначили проблему повышения эффективности профессиональной подготовки социальных работников. Отсутствие у социальных работников базовых знаний, конкретных умений и навыков приводит к тому, что в работе они ориентируются на свои душевные качества и житейский опыт, что связано с большими затратами, снижается профессионализм.

 В данном отделе  после кадровой перестановки  и смены руководителя отдела управление персоналом кардинально изменилось. Руководитель отдела умело управляет персоналом, что не легко сделать в женском коллективе. В основном используя социально-психологические методы, помогая сотрудникам справиться с непростыми рабочими ситуациями, принять правильное решение при этом, не нарушив законодательство и регламенты, а так же грамотно и деликатно разъяснить свои права и обязанности гражданам, обратившимся за государственной услугой.  Психологический климат в отделе улучшился, появился командный дух. Благодаря квалифицированной и своевременной поддержке более опытных сотрудников по отношению к новичкам, качество предоставляемых услуг выросло. Обращений граждан с жалобами сократились.

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДОВ  АДМИНИСТРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ  АДМЕНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА

3.1. Предложения по совершенствованию методов административного управления организации

В администрации Октябрьского района, в отделе по делам семьи и охране прав детства необходимо создать организационную структуру – подразделение. Помимо начальника отдела кадров, нужен инженер по подготовке кадров. В должностные обязанности, которого входит: установка и поддержка контактов с учебными заведениями и центрами профессиональной подготовки по профилю организации, оформление в необходимых случаях договоры на подготовку, переподготовку и повышение квалификации сотрудников, составление графиков направления руководящих работников и специалистов в учебные заведения, вести контроль за их выполнением, принимать участие в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ профессионального развития, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп), подбирать кадры преподавателей и инструкторов из числа специалистов и высококвалифицированных работников с последующим утверждением их в установленном порядке, комплектовать учебные группы, контролировать систематичность и качество проводимых занятий, успеваемость учащихся, соблюдение сроков обучения, выполнение учебных планов. Так же в обязанности инженера входило введение новых сотрудников в должность. Ознакомление с основными проблемами данной специальности и способами их решения. Так же для сотрудников администрации и их посетителей в штат надо ввести ставку психолога. Специалисты работают с людьми и для людей, им приходиться сталкиваются с непростыми жизненными ситуациями. Поэтому часто сотрудники не знают как себя вести в той или иной ситуации, а в особенности с несовершеннолетними (с разными судьбами и социальными статусами). Иногда одного сочувствия бывает не достаточно, а порой и мешает для квалифицированного решения возникших проблем. Новые сотрудники иногда не готовы психологически к решению поставленных задач руководством.