Системный подход в теории организации

В 50-ые годы XX столетия идет активное развитие кибернетики (работы Н. Винера) и проектирование автоматизированных систем управления. Например, У. Эшби предложил методы исследования, основанные на рассмотрении систем с позиций модели «черного ящика», а Н. Винер создал теорию кибернетики, в которой обосновал законы информационного взаимодействия элементов в процессе управления системой.

В период с 1960 г. по 1980 г. развивается концепция общей теории систем, обеспеченные собственным математическим аппаратом (работы М. Месаровича, А. Уемова, В. Глушкова), например, модели многоуровневых многоцелевых систем. Исследователь М. Месарович утверждал: «Общая теория систем должна быть настолько общей, чтобы охватить все различные уже существующие конкретные теории. В связи с этим она должна быть достаточно абстрактной, чтобы ее термины и понятия могли быть интерпретированы в каждой из наиболее узких областей» [4].

Таким образом, системный подход в теории организации прошел большой путь развития, начиная от суждений Демокрита, о том, что речь состоит из имен, имена – из слов (комплексов), комплексы – из букв (неделимых частей, элементов), до развития концепции общей теории систем, охватывающей различные уже существующие конкретные теории.

2. Понятие системного  подхода в теории организации,  его основные черты и принципы

До XX  века в управлении особое место уделялось ситуационному подходу к теории организации, основным принципом которого является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. В общем же случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

Понятие «система» широко используется как в научных исследованиях, так и в повседневной жизни. Необходимо отметить, что сегодня существует множество определений понятия «система». В переводе с греческого, термин «система» есть множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определенную целостность, единство. Советский лингвист, доктор филологических наук Сергей Иванович Ожегов, трактует понятие система как, нечто целое, представляющее собой единство закономерно расположенных и находящихся во взаимной связи частей [6]. Все разнообразие определений понятия система в совокупности дает наиболее полное представление о системах различной природы. 

Условно, все определения термина «система» можно поделить на три группы. Согласно определениям первой группы, система представляет собой комплекс процессов, явления и связей между ними, которые существуют объективно, независимо от наблюдателя. Определения второй группы рассматривают систему как инструмент, способ исследования процессов и явлений. Наблюдатель, имея перед собой цель, конструирует систему как некое абстрактное отображение реальных объектов. Третья группа определений представляет компромисс между двумя первыми. Система здесь – искусственно создаваемый комплекс элементов (людей, процедур, технологий, научных теорий и т. д.), предназначенный для решения сложной организационной, технической, экономической задачи. Следовательно, наблюдатель не только выделяет систему из среды, но и создает, синтезирует ее [2].

Конечно, такое деление действительно необходимо считать условным, но не смотря на это, оно дает целостную картину и более полное представление о том, что же такое система, в чем ее основные особенности.

Систему целесообразно разделять на отдельные подсистемы, которые представляют собой множества взаимосвязанных элементов или определенные наборы элементов, входящих в систему. Подсистемы, находящиеся на одной горизонтальной линии иерархии, являются подсистемами одного уровня. Соответственно, подсистемы более низкого уровня подчиняются подсистеме высшего уровня (т.е. выделяются макро и микроуровни системы). Макроуровень предусматривает решение вопросов по взаимодействию системы с внешней средой, а микроуровень - внутри системы. При изучении системы на микроуровне основное внимание уделяется характеристикам внутренней среды предприятия, взаимодействия ее элементов между собой. Чаще всего исследуют вначале макро, а затем микроуровень системы [1].

Функционирование любой произвольно выбранной системы состоит в переработке входных (известных) параметров и известных параметров воздействия окружающей среды в значения выходных (неизвестных) параметров с учетом факторов обратной связи. Входы (ресурсы) системы представляют собой компоненты, поступающие из внешней среды и участвующие в производстве продукции, выступающей в качестве «выходов» системы. К компонентам «входа» относятся поступающие на предприятие новшества, комплектующие изделия, сырье, материалы, энергия, информация, новое оборудование, трудовые ресурсы, документы, денежные средства [8]. Выходы (конечный продукт) системы представляют собой компоненты, передаваемые системой окружающей среде, вследствие чего способны оказывать влияние на нее (рис.1.).

Рис.1. Функционирование системы

Так что же такое системный подход и какую роль он играет в процессе управления организацией?

Под системным подходом обычно понимают часть диалектики (науки о развитии), исследующей объекты как системы. Поэтому в общем виде его можно представить как способ мышления в отношении организации и управления.

Системный подход представляет собой универсальный метод исследования, основанный на восприятии исследуемого объекта как целого, состоящего из взаимосвязанных частей и являющегося одновременно частью системы более высокого порядка.

Основными принципами системного подхода (системного анализа) являются некоторые положения общего характера, сформировавшиеся в результате опыта работы человека со сложными системами:

1. Целостность, позволяющая  рассматривать одновременно систему  как единое целое и в то  же время как подсистему для  вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней  мере, двух) элементов, расположенных  на основе подчинения элементов  низшего уровня - элементам высшего  уровня. Реализация этого принципа  хорошо видна на примере любой  конкретной организации. Как известно, любая организация представляет  собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна  подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая  анализировать элементы системы  и их взаимосвязи в рамках  конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая  использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

Схематично системный подход выглядит как последовательность определенных процедур:

1) определение признаков  системы (целостность и множество  членений на элементы);

2) исследование свойств, отношений и связей системы;

3) установление структуры  системы и ее иерархического  строения;

4) фиксация взаимоотношений  между системой и внешней средой;

5) описание поведения  системы;

6) описание целей системы;

7) определение информации, необходимой для управления системой [5].

Таким образом, системный подход вырабатывает методологию и методы исследования, позволяет упорядочить мышление в процессе жизнедеятельности организации на всех этапах ее развития.

3. Значение системного  подхода в управлении организацией

Необходимость использовать системный подход в управлении возникла в связи с необходимостью управления объектами, имеющими большие размеры в пространстве и во времени в условиях динамичных изменений внешней среды.

Благодаря системному подходу, появилась возможность строить многофакторные модели, характерные для социально-экономических систем, к которым относятся организации. Предназначение системного подхода заключается в том, что он формирует системное мышление, необходимое руководителям организаций, и повышает эффективность принимаемых решений, что на современном этапе развития является для организации залогом успешной деятельности [4]. 

Руководителям организаций системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля, позволяет управленцам комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик [7]. Также системный анализ дает возможность анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Рассмотрим пример анализа предприятия как объекта управления с точки зрения системного подхода. Объектом исследования является ЗАО «Нива» Павлоградского района Омской области.

Являясь социально-экономической системой, ЗАО «Нива» представляет собой совокупность средств производства и процессов труда по преобразованию предметов труда в готовый продукт.

Основным видом деятельности ЗАО является производство сельскохозяйственной продукции. В отраслевой структуре предприятия наибольший удельный вес занимает продукция животноводства (в 2012 г. – 61,9 %), на продукцию растениеводства приходится 38,1 % стоимости товарной продукции. Направление развития предприятия животноводческо - растениеводческое.

Целью деятельности ЗАО «Нива» является организация эффективной производственно-хозяйственной деятельности, направленной на получение прибыли для удовлетворения социальных и экономических интересов членов трудового коллектива и собственников имущества, а также продажа товаров, оказания услуг в необходимых объемах, ассортименте и качестве.

ЗАО «Нива» является крупным хозяйством и имеет в своем составе различные подразделения и службы, которые сформированы преимущественно по территориальному признаку, исходя из рационального сочетания отраслей растениеводства и животноводства, организационное устройство базируется на комплексных подразделениях. В настоящее время в хозяйстве функционирует семь производственных отделений (рис. 2).

 Рис. 2. Организационная  структура ЗАО «Нива»

В соответствие с организационной структурой в хозяйстве строится и структура управления. Первый уровень структуры управления ЗАО «Нива» представлен на рисунке 3.

Рис. 3. Первый уровень структуры управления ЗАО «Нива»

В общем виде структура управления включает центральный аппарат управления, в верхний (первый) уровень которого входят генеральный директор, его заместители, главные и ведущие специалисты, начальник охраны. Каждый главный специалист возглавляет службу или отдел, в которую входят специалисты, мастера, заведующие и начальники различных производств, обслуживающих все отделения (нефтебаза, центральный ток, складское хозяйство, гаражное хозяйство). Это второй уровень структуры управления ЗАО «Нива». Третий уровень управления представлен управляющими отделений, которые подчиняются заместителям директора и главным специалистам. Четвертый уровень управления представлен управленческим аппаратом отделений, который включает агронома отделения, бухгалтера отделения, ветврача отделения, завхоза отделения, фуражира, заведующего током и учетчика отделения, бригадиров.

Что касается производственного процесса, то на входе системы организации ЗАО «Нива» имеются факторы производства, такие как предметы, средства труда, рабочая сила. Затем происходит процесс преобразования входов и на выходе получают произведенную продукцию, работы, услуги.

Общество осуществляет следующие основные виды деятельности: производство и реализация сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки;  проведение ремонтных работ автомобилей, тракторов сельхозмашин, изделие и реставрация узлов машин и деталей к ним; производство товаров народного потребления;  оказание услуг по хранению и складированию продукции; ветеринарная деятельность, лечение животных и оказание услуг другим организациям и населению; производство и продажа семян сельскохозяйственных  культур.

Изучение непосредственного окружения организации направлено на анализ состояния тех составляющих внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. К числу элементов микроокружения относят: поставщиков, потребителей, конкурентов и т.д.

Основные поставщики ЗАО «Нива» - это ОАО «Карбышевское», ОАО «Семиреченская база снабжения», ООО «Завод Энергостройкомплект», ОАО «Газпромнефть-Омск», ООО «Сибрегионгаз» и другие. Основные товары, которые поставляют указанные предприятия – это запасные части, строительные материалы, моторные масла, оптилак (заменитель цельного молока, высококачественный продукт на молочной основе, произведенный в России по голландской технологии из голландских ингредиентов), гиподектин (препарат для профилактики и лечения гиподерматоза крупного рогатого скота – заболевания, вызываемого подкожными оводами).