Шпаргалка по "Теории организации"

Существуют следующие основные способы коммуникаций:

разговорные (устные, вербальные – языковые, речевые средства);

письменные (письма, распоряжения, статьи, объявления и т.п.);

невербальные (тон речи, пауза, акцентированное внимание, телодвижение), используются, как правило, чтобы усилить вербальные коммуникации.

С внешней средой:

-формальные организации  пользуются разнообразными средствами  для коммуникаций со своим  внешним окружением: с клиентами  они сообщаются с помощью рекламы  и других средств стимулирования; в отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях; им приходится подчиняться государственному регулированию и готовить в этой связи различные отчеты. Собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые извне

Неформальные - слухи, сплетни, сарафанное радио – неформальные формы и способы передачи устной информации.

Внутри организации:

Формальные 1. межуровневые (нисходящие) информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Таким путем нижним сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент может сообщать управляющему цехом о предстоящих изменениях в производстве продукта. Тот, в свою очередь, должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений 2. межуровневые (восходящие) -они выполняют функцию оповещения верхних уровней управления о том, что происходит на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Движение информации происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок 3. по горизонтали - это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.

-по горизонтали-это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.

-руководитель – подчиненный - они являются примером обмена  информацией по вертикали, но  рассматриваются отдельно, поскольку  он составляет основную часть  коммуникативной деятельности руководителя. Эти коммуникации связаны с  прояснением задач и ожидаемых  результатов, с обсуждением проблем  эффективности работы, с достижением  признания и вознаграждения с  целью мотивации и т. п.

-между руководителем и  рабочей группой -коммуникации с рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы людей. Поскольку в обмене информацией участвуют все члены группы, каждый имеет возможность высказаться о новых задачах, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях и т.п.

-Неформальные: Слухи передают  информацию намного быстрее, чем  каналы формального сообщения. Поэтому  руководители пользуются ими  для запланированной утечки и  распространения определенной информации. Исследования показывают, что информация, передаваемая с помощью слухов, чаще оказывается точной, а не  искаженной.

 

35. Понятие управленческого взаимодействия:

Управление представляет собой многогранный процесс. Он включает в себя выработку и доведение решений до исполнителей, координацию их действий, получение и анализ информации о результатах, корректировку и т. п. Все это происходит в рамках постоянного взаимодействия субъектов управленческой деятельности (подразделений, должностных лиц и проч.).

По характеру такое взаимодействие может быть прямым или косвенным. Прямое предполагает реальный контакт сторон; косвенное подразумевает, что одна из них создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких бы то ни было специальных сигналов, выполняет то, что от нее требуется.

Если при контактах между элементами управленческой структуры отсутствует промежуточное звено, говорят о непосредственном взаимодействии. В крупных организациях оно возможно лишь в ограниченных масштабах, и в большинстве случаев субъекты контактируют опосредованно, через кого-то, скажем, заместителей или низовых руководителей.

Взаимодействие может быть связано с решением главных либо второстепенных проблем, осуществляться постоянно или эпизодически, как преднамеренно, так и случайно.

По содержанию оно бывает техническим, информационным или административным.

Техническое взаимодействие имеет место в рамках процессов, не относящихся к принятию решений (ведение делопроизводства, хозяйственное обслуживание, хранение документов и проч.).

В рамках информационного взаимодействия субъекты обмениваются сведениями, необходимыми для ориентирования в ситуации выработки решений. Эти сведения бываютофициальными и неофициальными.

В процессе административного взаимодействия осуществляются:

•  передача вышестоящими звеньями управленческой структуры нижестоящим полномочий и ответственности, текущих распоряжений, инструкций, рекомендаций;

•  контроль их работы;

•  координация действий и проч.  

Административное взаимодействие между субъектами управления бывает вертикальным (субординационным и координационным) и горизонтальным (координационным).

 

36. Коммуникационные каналы и коммуникационная  структура:

Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов. Совокупность таких каналов, связывающих органы управления, образуют коммуникационную структуру.

Такая структура может быть глобальной, когда охватывает предприятие в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например подразделению.

Осуществление коммуникаций только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная структура является централизованной. Причем само это звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций преимущественно вертикального характера. В то же время коммуникационная структура может быть и полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, выполняющих функции «узлов» коммуникаций, или децентрализованной, когда большая их часть происходит напрямую.

Коммуникационные каналы различаются, прежде всего, техническими возможностями: пропускной способностью (реальным объемом и скоростью взаимодействия, которое может осуществляться с их помощью за единицу времени), частотой и масштабами возможных сбоев (например, потерь информации). Другой характеристикой коммуникационных каналов является их направленность. Она может быть односторонней, когда коммуникация идет в одном направлении (например, отчет о проделанной работе), или двусторонней, предполагающей взаимодействие (переговоры).

Коммуникационные каналы внутри предприятия могут быть официальными и неофициальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, а вторые – субъектов управления как частных лиц.

Если коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням, они являются вертикальными. По ним сверху вниз передаются, например, команды и инструкции, осуществляется регулирование деятельности нижестоящих звеньев. Снизу верх поступают отчеты о проделанной работе и рекомендации руководству.

Эффективность использования вертикальных каналов коммуникации, как показывает практика, часто не высока. Например, при обмене информацией между ними имеют место ее значительные потери. Так, исследования показывают, что в крупных организациях при переходе от одного уровня управления к другому теряется до 30% информации, а в целом по цепочке при движении сверху вниз до 80%, а снизу вверх – до 90%. Это объясняется недостаточным знанием и пониманием работниками разных уровней управления проблем друг друга. [2, с. 236]

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу элементы предприятия (управленцев одного уровня). Они обеспечивают наиболее эффективное решение их общих проблем за счет повышения оперативности взаимодействия. Следует отметить, что потери информации при взаимодействии между управленцами одного уровня, даже работающими в разных подразделениях, не столь велики (обычно не более 10%) не в последнюю очередь благодаря их неформальным контактам.

Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры, могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления связей между участниками различного рода комитетов, комиссий, специальных групп. Сегодня такие каналы еще относятся к разряду неформальных или полуформальных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

37. Разновидности коммуникационных  структур (общая характеристика):

Внутренняя среда организации подразумевает наличие эффективных горизонтальных (между подразделениями) и вертикальных (между уровней управления) коммуникаций.     а) Вертикальные коммуникации должны быть не только нисходящими (в виде прямых приказов и распоряжений), но и восходящими (оповещение, отчеты, служебные записки, заявления и т.д.). Наличие восходящих коммуникаций позволит улучшить разработку целей и задач, повысить производительность труда, в т.ч. управленческого, повысить нематериальную мотивацию персонала, повысить качество продукции (кружки качества) и т.д.  Одной из сторон вертикальных коммуникаций являются взаимоотношения руководителя с исполнителем или с рабочей группой. Здесь имеет значение наличие и особенности межличностных неформальных коммуникаций, доверие, уровень мотивации (в т.ч. нематериальной), полнота информации, стиль управления и т.д.    б) Горизонтальные коммуникации позволяют специализированным элементам работать совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Горизонтальные коммуникации носят функциональный (консультативный, рекомендательный, согласующий) характер. Их эффективная организация позволяет улучшить целеполагание организации, повысить скорость принятия оптимальных решений и т.д. Также это позволит сформировать равноправные отношения в организации. Что положительно влияет на уровень заинтересованности персонала в эффективной работе.    в) Также в организации возможны диагональные связи, которые, в большинстве случаев, носят неформальный характер и возникают между участниками одного процесса, не находящихся в формальных отношениях.    Связь между источником и получателем, определенная в виде фиксированных связей, называют коммуникационной сетью. Коммуникационная сеть предполагает наличие разнообразных способов связей между участниками информационного процесса и характеризуются определенным техническим и структурным взаимодействием.    Виды коммуникационных структур:  • открытые, которые характеризуются  – наличием «тупиков» (субъектов, на которых прекращается цепочка коммуникаций, т.к. им не с кем дальше взаимодействовать)  – наличием «посредников» или «контролеров» (в силу своего положения могут препятствовать коммуникациям: останавливать, искажать, изменять направление)  • замкнутые (тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены)  • комбинированные    Коммуникации могут быть одноуровневые (только горизонтальные) и многоуровневые (горизонтальные и вертикальные). Последние обычно имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникаций.

 

38. Виды коммуникационных структур: змея, звезда, шпора:

Способы организации коммуникаций

Жесткие образования (бюрократические, формальные)

– «Змея» (редко существует самостоятельно, чаще – как элемент; субъект «В» является посредником и контролером субъектов А и Б)

– «Звезда» (нельзя превышать норму управляемости субъекта «А»; легко поддерживать порядок; нет неформальных каналов; годится только для небольших организаций

– «Шпора» (для более крупных организаций; субъекту «А» помогает посредник «Б», который может получить значительную неформальную власть над «В», «Г», и «Д»; нельзя превышать норму управляемости А и Б, т.е. использовать в многопрофильных организациях)

 

 

 

 

 

 

 

39. Виды коммуникационных структур: палатка, дом:

Способы организации коммуникаций

Жесткие образования (бюрократические, формальные)

– «Палатка» (для многопрофильных организаций; один уровень горизонтальных каналов)

– «Дом» («Палатка» с двумя горизонтальными уровнями; сеть позволяет руководителям сосредоточиться на главном, наделив исполнителей большой самостоятельностью в решении оперативных задач; есть риск ухода из процесса участника, т.к. множество путей сообщений)

 

40. Виды коммуникационных структур: круг, колесо, соты:

Способы организации коммуникаций

Гибкие образования (консультативные и совещательные)  В гибких образованиях преобладает неформальное и полуформальное общение. Сети обычно замкнуты, а посредники являются не столько контролерами, сколько связниками во взаимодействии участников.

– «Круг» (стимулирует творческие процессы)

– «Колесо» (как «Круг», только с возможностью координации; «Д» – не руководитель, а неформальный лидер)

– «Соты» (связь творческих групп в крупных организациях; предполагает наличие «соединительного звена»; возможны тупики и связники легко превращаются в контролеров)

 

41. Коммуникационные барьеры:

Чаще всего разногласия и непонимание, т.е. “барьеры” коммуникаций, связаны не с искажением информации или ее недостатком, а с неумением или нежеланием почувствовать другого человека, проникнуться его потребностями, заботами, или болью. Расхождения возникают из-за желания навязать свое видение и понимание ситуации. Часто препятствием на пути к согласию является опасение потерять влияние (над человеком, группой).

Американский психолог Маршал Розенберг, разрабатывающий принципы “ненасильственной коммуникации”, считает, что существуют три основные формы общения, которые препятствуют состраданию, провоцируя при этом непонимание и вынужденную защиту.