Разработка предложений по улучшению организации управления

Предложения по совершенствованию сложившейся системы управления:

1. Развитие информатизации Госкомитета с целью повышения качества и сокращения сроков подготовки и выдачи документов по регистрации актов гражданского состояния гражданам, ускорение информационного обмена с органами ЗАГС за счет автоматизации этих процессов:

- создание и ведение  областной электронной базы данных  по записям актов гражданского  состояния Челябинской области;

- развитие в рамках  «электронного правительства»: оказание Госкомитетом государственных услуг через портал государственных услуг Челябинской области;

- организация защищенного  юридически значимого электронного  документооборота  между Госкомитетом  и отделами ЗАГС администраций  муниципальных образований Челябинской области;

- создать возможность  бронирования заявок на регистрацию  брака через Интернет.

2. Создать структурное подразделение по работе с электронными услугами;
3. Уменьшить количество документации путем перехода на электронные базы данных;
4. Создать «горячую» телефонную линию по информированию населения.
5. Выстроить вертикаль власти, а именно подчинение органов ЗАГС Челябинской области непосредственно Госкомитету по делам ЗАГС, а не Администрациям муниципальных образований;
6. Повысить качество организации  хранения и учета   архивного фонда.

Численность штатных работников отдела, работающего с архивными документами незначительна, работа объемная и длительная, а привлекать для работы в архиве лиц посторонних не допускается в целях обеспечения защиты персональных данных граждан. В связи с этим, необходимо увеличить штат персонала – ввести в штат архивариусов (2 ед.), что также способствовало бы сокращению сроков поиска запрашиваемых сведений и своевременной реставрации документов;

7. Повысить уровень сохранности  документов архивного фонда Госкомитета;
8. Разграничить отдел информационных технологий и архивной работы на два отдела с целью повышения результативности и эффективности работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

После проведения организационно-управленческого анализа организации можно сделать следующие выводы.

У Госкомитета существует собственная миссия, которая создавалась в процессе становления Госкомитета с профессиональным ростом сотрудников и  соответствует основным требованиям к миссии организации.

Миссия имеет огромное значение для организации, так как выражая смысл существования организации, она ориентирует в едином направлении интересы и ожидания тех людей, которые воспринимают организацию изнутри, и тех, кто воспринимает организацию извне. Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым должна стремиться организация, фиксируются в виде ее целей.

У Госкомитета существует две основные цели деятельности, а также задачи, которые позволяют добиваться этих целей.

Высшее руководство принимает на себя ответственность за создание условий для реализации поставленных целей, за повышение результативности деятельности организации.

Тип организационной структуры – линейно-функциональный. Расчет вторичных количественных показателей позволяет сделать вывод о том, что все показатели находятся в норме. В рамках качественного анализа организационной структуры, проводившегося путем анкетирования сотрудников организации, можно сделать вывод, что работники положительно оценивают сложившуюся организационную структуру.

По результатам теста можно говорить о том, что в Госкомитете преобладает организационная культура, ориентированная, на задачу.

Проанализировав результаты теста по определению уровня организационной культуры, показатели свидетельствуют о высоком уровне организационной культуры.

За длительную историю существования Госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области сформировалась своя организационная культура, способствующая стремлению сотрудников к достижению общих целей и создающая положительный имидж организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

 

         Дерево целей

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

 

            Анкета для изучения миссии и целей

1. Чем занимается ваша  организация? - Организацией предоставления  государственных услуг по государственной  регистрации актов гражданского  состояния

2. Сколько лет существует  на рынке? - с 1972 г.,  42 года

3. Какие продукты, услуги производит? - Государственные услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния

4. Сколько человек в  коллективе? - 41 человек

5. Какова основа конкурентоспособности  организации? - Энергичность и быстрое  решение проблемных вопросов

6. Существует ли у вашей  организации миссия, как она звучит? - Оказывать бесплатную правовую  помощь по вопросам государственной  регистрации актов гражданского состояния

7. Знают ли сотрудники  о ней? - Знают

8. Как ваша организация  пришла к необходимости создания  миссии? - В процессе становления

9. Каким образом она  создавалась? - С профессиональным  ростом сотрудников

10. Как Вы понимаете, что  такое миссия? Для чего она нужна? Какие функции она должна выполнять? - Миссия – направление деятельности, позволяет осуществлять задуманное

11. Чьи интересы должны  учитываться при формулировании  миссии? - Сотрудников органа, лиц, органов, находящихся во взаимодействии, населения

12. Влияет ли наличие / отсутствие миссии на деятельность  организации, мотивацию сотрудников, корпоративную культуру? – безусловно.

13. Как Вы считаете, миссия  — это нечто абстрактное, просто  текст или же средство, которое  может реально повлиять на развитие организации? - Средство, которое может реально повлиять на развитие организации

ПРИЛОЖЕНИЕ В

 

Тест для определения типа организационной культуры организации

1. Основное дело  руководства — это:

а) организация производства и поиск рынков сбыта;

б) руководство работой и повышение эффективности;

в) делегирование ответственности и координация работы под-

разделений;

г) инновации, решение проблем и налаживание сотрудничест-

ва между людьми.

2. Коммуникации  в нашей организации в основном:

а) формальные и безличные;

б) редкие, в письменной форме;

в) личные;

г) частые и неформальные.

3. Контроль в  организации чаще всего основан:

а) на планах и формальных процедурах;

б) достижении целей, выработанных подчиненными вместе с руководителем;

в) показателях сбыта продукции;

г) бухгалтерских системах, бюджетах и нормативах.

4. Мотивация персонала  чаще всего основана:

а) на чувстве принадлежности к команде и командных ценностях;

б) надежде на повышение;

в) личных оценках;

г) повышении должностного статуса.

5. Организационная структура в организации в основном:

а) неформальная;

б) централизованная, функциональная;

в) децентрализованная и линейно-штабная;

г) кросс-функциональная, ориентированная на проблему.

6. Основные ценности:

а) доминирование и подавление сопротивления;

б) рациональность и поддержание порядка;

в) защита интересов членов организации;

г) достижение целей подразделения.

7. Люди работают  в основном, чтобы:

а) соответствовать представлениям о «правильном» поведении;

б) получать удовлетворение от работы;

в) решать проблемы и вносить свой вклад в общее дело;

г) сохранять имеющиеся привилегии и завоевывать новые.

8. Отношения с  другими организациями в основном  строятся:

а) на взаимных интересах и общности задач;

б) сотрудничестве;

в) конкуренции;

г) соглашениях и соблюдении буквы закона.

9. Власть в основном  основана:

а) на компетентности, опыте и знаниях;

б) способности поддерживать дисциплину и порядок;

в) должностной позиции;

г) способности и желании помогать другим людям.

10. Людей в организации  поощряют в основном:

а) за способность добиваться результата и побеждать;

б) следование правилам и процедурам;

в) помощь другим людям;

г) вклад в достижение целей организации.

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

 

Тест «Уровень организационной культуры»

 

	Суждения	Баллы
1.	На нашем предприятии вновь нанятым работникам предоставляется возможность овладеть специальностью	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
2.	У нас имеются четкие инструкции и правила поведения всех категорий работников	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
3.	Наша деятельность четко и детально организована	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
4.	Система заработной платы у нас не вызывает нареканий работников	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
5.	Все, кто желает, у нас могут приобрести новые специальности	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
6.	На нашем предприятии налажена система коммуникаций	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
7.	У нас принимаются своевременные и эффективные решения	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
8.	Рвение и инициатива у нас поощряются	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
9.	В наших подразделениях налажена разумная система выдвижения на новые должности	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
10.	У нас культивируются разнообразные формы и методы коммуникаций (деловые контакты, собрания, информационные распечатки и др.)	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
11.	Наши работники участвуют в принятии решений	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
12.	Мы поддерживаем хорошие взаимоотношения друг с другом	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
13.	Рабочие места у нас обустроены	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
14.	У нас нет перебоев в получении внутрифирменной информации	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
15.	У нас организована профессиональная (продуманная) оценка деятельности работников	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
16.	Взаимоотношения работников с руководством достойны высокой оценки	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
17.	Все, что нужно для работы, у нас всегда под рукой	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
18.	У нас поощряется, двустороння коммуникация	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
19.	Дисциплинарные меры у нас применяются как исключения	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
20.	У нас проявляется внимание к индивидуальным различиям работников	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
21.	Работа для меня интересна	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
22.	На нашем предприятии поощряется непосредственное обращение мастеров и бригадиров к руководству	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
23.	Конфликтные ситуации у нас допускаются с учетом всех реальностей обстановки	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
24.	Рвение к труду у нас всячески поощряется	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
25.	Трудовая нагрузка у нас оптимальная	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
26.	У нас практикуется делегирование полномочий на нижние эшелоны управления	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
27.	В наших подразделениях господствуют кооперация и взаимоуважение между работниками	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
28.	Наше предприятие постоянно нацелено на нововведения	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
29.	Наши работники испытывают гордость за свою организацию	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10