Разработка предложений по улучшению организации управления

├──┤хранения и выдачи│  │  │  бухгалтерского  │  │правового обеспечения│  │

│  │   документов    │  ├──┤учета и финансово-│  │   государственных   ├──┤

│  └─────────────────┘  │  │   хозяйственной  │  │       закупок       │  │

│                       │  │   деятельности   │  │                     │  │

│  ┌─────────────────┐  │  └──────────────────┘  └─────────────────────┘  │

│  │      Отдел      │  │                                                 │

│  │телекоммуникаций │  │  ┌──────────────────┐  ┌─────────────────────┐  │

└──┤и информационно- │  │  │       Отдел      │  │        Отдел        │  │

   │   технической   │  └──┤ организационной и│  │   мобилизационной   ├──┘

   │    поддержки    │     │контрольной работы│  │       работы        │

 

Рисунок 2.1 — Организационная структура Госкомитета по делам ЗАГС

 

Госкомитет возглавляет председатель, назначаемый на должность Губернатором Челябинской области по согласованию с Министерством юстиции Российской Федерации и освобождаемый от должности Губернатором Челябинской области. Председатель Госкомитета имеет двух заместителей.

В случае временного отсутствия председателя Госкомитета его обязанности исполняет заместитель председателя Госкомитета на основании соответствующего приказа.

Тип организационной структуры – линейно-функциональный. Линейно-функциональная структура управления представляет собой наиболее распространенный вид иерархической структуры. Ее основу составляют так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации.

Линейно-функциональная структура управления состоит из:

- линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;

- специализированных обслуживающих  функциональных подразделений.

Линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов для принятия конкретных решений.

Функциональные службы доводят свои решения до исполнителей либо через высшего руководителя, либо (в пределах специальных полномочий) прямо. Функциональные службы осуществляют всю техническую подготовку производства; готовят варианты решения вопросов, связанных с руководством процессом производства; освобождают линейных руководителей от планирования, финансовых расчетов, материально-технического обеспечения производства и т. д.

Достоинства такой структуры управления:

- структура повышает ответственность  руководителя организации за  конечный результат деятельности;

- способствует повышению  эффективности использования рабочей  силы всех видов;

- упрощает профессиональную  подготовку;

- создает возможности для карьерного роста сотрудников;

    - позволяет легче  контролировать деятельность каждого  подразделения и исполнителя.

Недостатки:

- ответственность за получение  прибыли ложится на руководителя  предприятия;

- усложняется согласованность  действий функциональных подразделений;

- замедляется процесс  принятия и реализации решения;

- структура не обладает  гибкостью, так как функционирует  на основе множества принципов  и правил.

 

Расчет количественных показателей организационной структуры:

         1) Общая численность работников организации – 41, в том числе:

- число управленцев – 10

- доля управленцев в  общей численности работников  – 24,4%

- число не руководящих  кадров – 31

         2) Число уволившихся работников (за 2013 год) – 3

         3) Количество уровней управления – 3

         4) Количество подразделений – 7

 

Вторичные количественные показатели:

1. Среднее число подчиненных у одного руководителя:

 

                                                     Ч подч = 41/10 = 4,1                                  (2.1)

 

В данном случае величина ниже нормы, но чем меньше величина Ч подч, тем легче происходит процесс управления.

2. Коэффициент структурной напряженности. Для начала найдем долю управленческого аппарата в организации

 

                                                           D=10/31*100 = 32,3                                    (2.2)

 

    Ксн = 7/32,3 = 0,2                                         (2.3)

 

Структурная напряженность незначительная.

 

3. Текучесть кадров

 

Кт = 3/41*100 = 7,3%                                  (2.4)

Текучесть кадров находится в норме.

 

Анализ качественных показателей организационной структуры

В рамках качественного анализа организационной структуры, возможно получить информацию о недостатках существующей организационной структуры путем проведения анкетирования сотрудников организации ( представлено в таблице 2.1).

Таблица 2.1 — Результаты анкетирования сотрудников организации

Признак	Наличие или отсутствие («+» или «–»)
Отсутствие на рабочем месте одного «ключевого» сотрудника парализует работу отдела (а то и всего предприятия)	-
Львиная доля решений принимается в ходе длительных и многолюдных совещаний	-
Сотрудники разных отделов вступают в контакты друг с другом только через своих начальников	-
Сотрудники бухгалтерии и экономического отдела непрерывно звонят друг другу по телефону	-
Самый распространенный внутренний документ именуется «справкой» или «информационным письмом»	-
При подготовке решения менеджером в продолжение 10 минут обсуждается выбор лица, ответственного за его исполнение (сотрудник с нужными обязанностями просто отсутствует)	-
Наличие конфликтов между отделами	-
Большие временные интервалы между разработками новых продуктов и услуг	-
Проблемы с качеством продукции	-
Несоответствие характеристик продукта требованиям клиентов	-
Низкий уровень участия сотрудников организации в процессе принятия решений	-
Неинформированность сотрудников о целях и задачах организации	-

 

По итогам анкетирования ни один из факторов в организации не присутствует. Соответственно, сами работники положительно оценивают сложившуюся организационную структуру.

 

2.4. Анализ организационной  культуры

 

Организационная культура должна включать нормы и ценности, которые разделяют члены организации, что, в свою очередь, будет способствовать стабильности в функционировании и развитии организации.  влияет на поведение членов организации, их трудовую активность, уровень мотивации и поэтому, существующая организационная культура в некотором смысле помогает руководящему составу организации в управлении.

После подведения результатов теста для определения типа организационной культуры организации (Приложение  В), можно сделать вывод, что в Госкомитете преобладает культура, ориентированная на задачу.

Характеристиками данной культуры являются:

- объединение определяется задачами, которые предстоит решить (в центре всего – действие);

- принятие решений основывается  на том, что требуется в настоящий  момент для достижения поставленных  целей;

- быстрое реагирование  на изменение ситуации;

- на первом месте – результаты;

- авторитет основывается  на знаниях и способности справляться  со своими задачами;

- главное – реализовать  поставленные цели.

После подведения результатов теста по определению уровня организационной культуры (Приложение Г), показатели свидетельствуют о следующем: индекс организационной культуры равен 269 баллов, что говорит о высоком уровне организационной культуры. По секциям получились следующие результаты:

• Работа – 9,3 балла
• Коммуникации – 10 баллов
• Управление – 9, 25 балла
• Мотивация и мораль – 8, 75 балла

Вывод:  великолепное состояние дел в перечисленных областях.

События, которые отмечаются Госкомитетом по делам ЗАГС Челябинской области:

• Профессиональный праздник работников органов ЗАГС, который отмечается 18 декабря. В 2014 году исполнится 97 лет со дня образования органов ЗАГС в Российской Федерации.
• Красная горка - любимый праздник влюблённых, один из самых почитаемых праздников на Руси, это самый популярный среди молодежи день для заключения браков.  В этом году Красная горка празднуется 1 мая, в первое воскресенье после Пасхи.
• День матери – международный праздник в честь матерей. В России этот праздник  учрежден в 1998 году. Цель праздника – поддержать традиции бережного отношения к женщине, закрепить семейные устои.
• День семьи, любви и верности, празднуется 8 июля.  На праздник будут приглашены многодетные семьи и пары, которые прожили в любви и согласии долгие годы. В Челябинске в этот день состоится вручение знака семейного отличия «Семейная доблесть». Челябинская область первой в России учредила награду за родительский труд,  за сохранение и укрепление семейных ценностей и традиций.
• День Челябинской области, который проводится 17 января.  В этот День во всех муниципальных образованиях Челябинской области организованы праздничные мероприятия.
• 27 мая 2011 года Госкомитетом по делам ЗАГС Челябинской области было организовано чествование золотых юбиляров. В рамках выставки «Красивая свадьба – счастливая семья» для «молодоженов» было организовано поздравление: звучала музыка, под которую они исполнили «вальс». Цветы и подарки для «золотых юбиляров» были предоставлены Правительством Челябинской области.

Также в Госкомитете отмечаются такие праздники, как дни рождения сотрудников, Новый год, День защитника Отечества, Международный женский день.

В 2011 году были проведены конкурсы профессионального мастерства сотрудников отделов ЗАГС Челябинской области в следующих номинациях: «Лучший ведущий бракосочетания», «Профессиональная правовая помощь», «Высокая информационная грамотность».

В своей профессиональной деятельности сотрудники Госкомитета руководствуются Кодексом этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Челябинской области. Кодекс утвержден Губернатором Челябинской области от 22.02.2011 г. №72 и представляет собой свод общих принципов профессиональной служебной этики и основных правил служебного поведения, которыми должны руководствоваться государственные гражданские служащие Челябинской области, независимо от замещаемой ими должности.

Создана комиссия по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области. Комиссия состоит из председателя Комиссии, его заместителя, назначаемого председателем Госкомитета из числа членов Комиссии, замещающих должности государственной гражданской службы в Госкомитете, секретаря и членов Комиссии. Комиссия проводит заседания по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал согласно плану работы Комиссии.  Из видимых атрибутов организационной культуры можно наблюдать стенд, на котором представлена информация о важных событиях. Госкомитет обеспечивает социальную защищенность сотрудников: официальные зарплаты, обязательные выплаты по больничным листам и декретным отпускам. Сотрудники внимательные и вежливые. Единой формы для сотрудников не существует, сотрудники придерживаются официального стиля в одежде.

Таким образом, за длительную историю существования Госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области сформировалась своя организационная культура, способствующая стремлению сотрудников к достижению общих целей и создающая положительный имидж организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕКОМЕНДАЦИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АСПЕКТОВ  В ГОСКОМИТЕТЕЗАГС ЧЕЛЯБИНСКОЙ  ОБЛАСТИ 

 

Проведенный организационно-управленческий анализ деятельности Государственного комитета по делам ЗАГС Челябинской области показал довольно высокий уровень развития организационной структуры и культуры управления, наличие миссии и целей организации. Однако, анализ помог выявить проблемные зоны в развитии организации.