Процесс организации: понятие, цели, содержание, черты, особенности

- рекламирование товаров  и услуг;

- оказание торговых  услуг покупателям;

- составление  заявок на завоз товаров;

- формирование  ассортимента товаров;

- изучение покупательского  спроса на товары.

Директор ИП «Саганова О.В.» руководствуется следующими внутренними документами: свидетельство индивидуального предпринимателя, коллективный договор, положения об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка, трудовые договоры.

Предприятие ИП «Саганова О.В.» несет ответственность по своим долгам и своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом.

Прибыль от деятельности используется на возмещение материальных затрат, осуществление обязательных платежей и отчислений (уплату налогов, оплату труда работникам и т.д.). Оставшаяся чистая прибыль направляется на развитие и расширение предприятия, и другие цели по усмотрению предпринимателя.

Качество обслуживания покупателей в значительной мере зависит от режима работы розничного торгового предприятия. В свою очередь, на режим работы магазина влияют интенсивность покупательских потоков, распределение товарооборота по часам дня, дням неделе, сезонам. При этом следует также учитывать необходимость создания оптимального режима труда и отдыха торговых работников, предоставления им пятидневной рабочей недели, составления удобного графика выхода на работу.

 Магазин работает с 10.00 до 19.00. Без перерыва на обед и без выходных дней. Согласованности режима работы магазина с режимом труда и отдыха его работников достигают путем разработки рациональных графиков выхода на работу. Они должны основываться на соблюдении предусмотренной трудовым законодательством продолжительности рабочего времени и обеспечении ритмичности чередования времени труда и отдыха работников магазина в течение дня и рабочей недели. Следует предусматривать время на подготовительно-заключительные операции. Графики должны соответствовать изменению покупательских потоков в различные часы дня и дни недели.

Каждое предприятие  взаимодействует с окружающей средой.

Внутренняя среда предприятия - это люди, средства производства, информация и деньги. К числу внутренних ситуационных факторов обычно относят цели, структуры, задачи, технологии и людей, работающих в организации. Менеджер формирует  и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду предприятия.

Окружающая (внешняя) среда  – это все то, что окружает данное предприятие: поставщики и покупатели, конкурирующие организации, культура, политическая ситуация и др. Окружающая среда активно влияет на любую организацию, поставляя ей кадры, товары, орудия труда, энергоносители и т.д. В свою очередь организация влияет на окружающую среду, когда производит или реализует товары и услуги. В частности предприятия торговли оказывают непосредственное влияние на формирование и удовлетворение потребностей и спроса покупателей, воспитывают вкус и культуру потребления. В свою очередь ассортимент реализуемых ими товаров зависит от уровня развития отраслей пищевой и легкой промышленности, состояния экспорта, импорта и т.д.

Организационная структура  управления – это форма разделения труда, закрепляющая определенные функции  управления за соответствующими структурными подразделениями аппарата управления.

Организационная структура  управления в значительной мере определяет результативность взаимодействия подразделений и эффективность функционирования управляющей системой в целом. Организационная структура ИП «Саганова О.В..» является довольно простой в связи с малыми её размерами и относительно небольшим количеством сотрудников. Организационная структура управления ИП Саганова О.В.  - линейная структура предельно проста и включает в себя лишь два отдела: бухгалтерский и торговый отдел, непосредственно занимающийся  торговой деятельностью. Главными требованиями к руководящим кадрам в такой структуре являются: высокая квалификация и компетентность руководителя, большой объем информации.

Достоинство этой структуры  заключается в том, что в организации  присутствует единоначалие, то есть руководитель сосредотачивает в своих руках  руководство всех подразделений, в то же время эта структура проста и экономична. Рассмотрим организационную структуру предприятия ИП «Саганова О.В.» (рис.1).

 

 

Рис. 1- Организационная  структура ИП «Саганова О.В.»

 

Данная структура является органичной. Координация в ней осуществляется преимущественно посредством прямого контроля, права на принятие решений сконцентрированы в руках директора организации. Руководитель принимает на себя всю полноту ответственности, ему подчиняются все сотрудники. Группировка отделов происходит по функциям. Процесс принятия решений отличается большой гибкостью, централизация власти позволяет быстро реагировать на любые изменения, происходящие во внешней среде. Стратегия предприятия также разрабатывается лично руководителем.

 Сущность линейной  структуры управлений состоит  в том, что управляющие воздействия  на объект могут передаваться  только одним доминантным лицом  - руководителем, который получает  официальную информацию только  от своих, непосредственно ему подчиненных лиц, принимает решения по всем вопросам, относящимся к руководимой им части объекта, и несет ответственность за его работу перед вышестоящим руководителем⁷.

Данный тип организационной  структуры управления применяется  в условиях функционирования мелких предприятий с несложным производством при отсутствии у них разветвленных кооперированных связей с поставщиками, потребителями, научными и проектными организациями и т.д⁸. Преимущества линейной структуры объясняются простотой применения. Все обязанности и полномочия здесь четко распределены, и поэтому создаются условия для оперативного процесса принятия решений, для поддержания необходимой дисциплины в коллективе.

В числе недостатков  линейного построения организации  обычно отмечается жесткость, негибкость, неприспособленность к дальнейшему росту и развитию предприятия. Линейная структура ориентирована на большой объем информации, передаваемой от одного уровня управления к другому, ограничение инициативы у работников низших уровней управления. Она предъявляет высокие требования к квалификации руководителей и их компетенции по всем вопросам производства и управления подчиненными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Состав, структура и особенности системы управления

 

При рассмотрении основных категорий менеджмента и управления на предприятии торговли необходимо учитывать специфику их деятельности и общие задачи функционирования хозяйствующих субъектов.

Торговля как сфера  обращения потребительских товаров  является связующим звеном между  производством и потреблением. Ее важнейшая задача заключатся в своевременном и качественном удовлетворении платежеспособного спроса населения на непродовольственные товары. Решение этой задачи определяет миссию предприятий и организаций торговли их стратегические цели. Вместе с тем перед организацией торговли в условиях рынка возникает ряд задач, связанных с обеспечением рентабельной деятельности и выживанием в конкурентной борьбе, что, безусловно, учитывается при определении тактических целей каждого предприятия⁹.

Объект управления –  это то, чем управляют, т.е. отрасль, предприятие, подразделение и т.п. В качестве объекта управления могут рассматриваться торговля как сфера деятельности, оптовые и розничные предприятия торговли, а также подразделения этих предприятий.

Субъект управления –  это то, что управляет, т.е. аппарат управления отраслью, предприятием, подразделением. В торговле субъект управления представляет собой совокупность определенных звеньев управления, выполняющих конкретные функции на различных уровнях управления. Субъект и объект управления в совокупности вместе с системой прямых и обратных связей образуют систему управления. В системе управления объект управления часто называют управляемой подсистемой, субъект – управляющей подсистемой. Систему управления характеризует ряд общих условий. Прежде всего, управляемая подсистема обладает способностью изменять свои параметры (или свойства) под воздействием управляющей подсистемы. При этом для эффективного управления необходимы критерии и показатели, наиболее полно отражающие важнейшие параметры деятельности объекта управления (рис. 2). Например, для предприятия торговли такими показателями могут быть: численность персонала, торговая площадь, товарооборот, прибыль, рентабельность и др.

 

Рис. 2. Взаимосвязь основных категорий управления

Система управления (организация)   Субъект управления Поставщики        Прямая связь             Обратная связь            Потребители   Объект управления   Культура                  Наука                             Политика

Окружающая среда

 

Субъект управления воздействует на объект в соответствии с заданной целью. Для этого управляющая  подсистема должна четко представлять состояния объекта управления после  соответствующего воздействия. Для  осуществления четкой ориентации на цель субъекту управления должна подступать информация о состоянии объекта до и после воздействия, т.е. в системе управления должны быть четко организованны прямые и обратные связи.

 

2.3. Функции и методы системы управления

 

На данном предприятии  мы рассмотрим системный подход, который использует организация ИП «Саганова О.В.» Системный подход предполагает, что руководители  должны рассматривать организацию как совокупность таких взаимосвязанных элементов, как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей  в условиях меняющейся внешней среды.

Системный подход – это  направление методологии научного познания и социальной практики. В  основе, которого лежит исследование объектов управления как систем. Системный  подход позволяет представить торговлю в виде целостной системы и определить оптимальные параметры ее функционирования с точки зрения экономики страны в целом. В магазине «Смарт» принято различать три схемы технологического процесса продажи товаров.

Первая схема предполагает приемку товаров и непосредственную подачу их в торговый зал для продажи. Для осуществления этой схемы необходимо иметь два функционального помещения: для приемки товара и их продажи.

Вторая схема охватывает такие операции, как приемка, хранение и реализация товара. По этой схеме должны быть предусмотрены три помещения: для приемки, хранения и реализации товара.

Третья схема предусматривает  приемку товаров, их хранение, доработку (расфасовку, комплектацию и т.п.) и  подачу товара в торговый зал. Здесь  необходимы четыре помещения для приемки, хранения, доработки и реализации товаров.

Приемка товаров осуществляется по количеству и качеству, т.е. в первом случае проверяется соответствие поступившего товара количеству, предусмотренному в договоре и сопроводительных документах, а во втором соответствие качества товара требованиям, указанным в договоре.

Процесс хранения товаров  бывает обычно непродолжительным, так  как размеры запасов относительно невелики. Обычно хранится тот товар, который не будет использоваться по сезону. Подготовка товара к продаже осуществляется для обеспечения удобства потребления. К операциям по подготовке к продаже товаров относятся распаковка, сортировка товара, обозначение цен, придание продукции товарного вида, укладка для подачи в торговый зал.

Этап подготовки к  продаже заканчивается перемещением в торговый зал. Завершается торгово-технологический  процесс продажей товаров, которая  включает информацию о товаре, выкладку товара, консультацию покупателей, расчет с покупателем и отпуск товара. Графически торгово-технологический процесс можно представить в виде схемы (рис. 3).

Рис.3. Схема торгово-технологического процесса на предприятии розничной  торговли

Приемка товаров
по количеству	по качеству

Расстановка партии Товаров на складе

Хранение товаров

Подготовка товаров  к продаже

Перемещение товаров  в торговый зал

Продажа товаров
информация о товаре	выкладка товара	консультация покупателей	расчет с покупателями	отпуск  товара

 

При этом крайне важно  обеспечить сохранность товара и свести до минимума его порчу и потери при хранении.

Главная цель технологической  системы¹⁰ – быстрое доведение каждого товара до потребителя, реализация его стоимости и услуг. Достижение главной цели требует последовательной реализации промежуточных целей торгово-технического процесса. К таким целям можно отнести обеспечение бесперебойной торговли товарами установленного ассортимента, обеспечение высокой производительности труда, изучение и формирование спроса на товары и услуги.