Подготовка и принятие управленческих решений как основная функция управления

Рациональность управления базируется на разработке научно обоснованных вариантов решений, их сравнении и выборе наилучшего.

6) В тесной связи с  принципом рациональности находится  принцип ответственности субъектов  исполнительной власти за результаты  работы

 в целом.

7) Принцип единоначалия  заключается в том, что вопросы текущего оперативного управления осуществляются путём единоначалия, например, принятие распоряжений главой администрации муниципального образования.

8) Особую роль в муниципальном  управлении отводится принципу  отраслевого управления. В соответствии с ним для решения определённой группы задач образуются целевые  структуры, специальные органы и аппараты.

  Отраслевой принцип позволяет оперативно проводить единую управленческую политику, рационально и оперативно использовать силы и средства.

9) Принцип двойного подчинения  обеспечивает сочетание начал  централизации в руководстве  с учётом местных условий (например, управление муниципальной милицией).

Организационные принципы закрепляются в уставах субъектов Российской Федерации16.

Процесс управления включает в себя несколько этапов: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы и принятие решения по ее разрешению.

По характеру взаимодействия названных этапов процессы управления подразделяют на несколько типов:

1. Если осуществление этапов происходит в строгой последовательности и есть достаточная определенность по всем этапам процесса управления и уверенность в их осуществлении, то такой процесс управления относится к линейному типу: цели – ситуация – проблема – решение.

2. Если при выполнении какого-либо этапа предыдущий нуждается в корректировке и она вносится, то процесс управления называется корректирующим.

3. Когда нет возможности  выделить главную проблему и  принять единственное решение, тип  процесса управления характеризуется  как разветвленный.

4. Если цель формируется  в условиях неопределенности  как предварительная, на первое  место выходит задача анализа  ситуации, процесс в этом случае  носит название ситуационного.

5. Если приходится непрерывно  уточнять ситуацию и корректировать проблему, процесс может быть назван поисковым.

Особенности принятия решения в органах муниципального управления:

1. Преобладание стратегических  решений социальной направленности  как директивных актов, направляющих, организующих и мотивирующих  коллективные действия людей  для достижения стратегических  целей.

Стратегические решения должны быть обоснованными, своевременными, экономичными и приниматься по следующей технологии: выявление проблемы, обоснование общей концепции, выработка нескольких альтернатив и выбор наилучшего решения.

2. Наличие у управленцев умения выявить зарождение стратегических противоречий города, региона.

3. Необходимость уметь  выделить из огромного числа  вопросов узловые. Для специалистов  муниципального управления складывается, как правило, две ситуации. Первая  связана с возможностью постоянно и внимательно следить за ситуацией и своевременно подготавливать стратегические решения. Вторая ситуация возникает неожиданно под воздействием изменений внешней среды, и решение в таком случае делится на принятие неотложных мер и действий стратегического характера.

    4. Низкая мотивация исполнителей управленческого решения.

 Итак, мы рассмотрели  понятие местного самоуправления, его функции и организационные принципы, выделили типы управления в зависимости от этапов управленческой деятельности, охарактеризовали особенности принятия управленческих решений в органах муниципального образования. Муниципальное управление имеет важное значение в настоящее время. Его цели и задачи определяются исходя из интересов местного населения. Функции управления различны, и эффективность их реализации напрямую зависит от своевременности и качества принимаемых управленческих решений. Соблюдение всех организационных принципов позволит повысить рациональность, гибкость, плавность, эффективность управленческой деятельности, применение новых методов управлении.

 

  2.2 Процесс принятия управленческих решений

 

  Основанием для подготовки и принятия полномочными субъектами управленческих решений являются17:

1) необходимость исполнения  предписаний вышестоящих органов (органов государственной власти и местного самоуправления);

2) необходимость осуществления  собственной исполнительно–  распорядительной  деятельности, вытекающей из задач  и функций исполнительных органов  местного самоуправления на основе: поручений руководителя или его заместителей; инициативы руководителей структурных подразделений исполнительного органа или подведомственных предприятий (учреждений); исполнения ранее принятых решений полномочных субъектов.

Функции руководителей и аппарата управления по организации разработки решения заключаются в управлении общим процессом выработки решений; определении сущности задачи, участии в ее конкретизации, в выборе критериев оценки решений; окончательном выборе решения; организации его исполнения18. При необходимости выбирается управленческая стратегия, которая всегда предлагает ответить на вопросы целесообразности принятия управленческого решения в той или иной ситуации19.

Сущность управленческих решений20:

1. Организационная – состоит  в том, что к их разработке  и реализации привлекается персонал организации. Значит, необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции, наделить работников полномочиями, определить их права и обязанности, ответственность и формы контроля, выделить ресурсы и скоординировать весь процесс. Это самая существенная часть получения управленческого решения.

2. Технологическая– проявляется  в возможности обеспечения процесса  разработки решений техническими, информационными средствами. Устаревшая, неполная информация, отсутствие  вычислительных средств не дают возможности принять качественные решения.

3. Правовая– состоит в  необходимости точного соблюдения  законодательных актов, обязательств, уставов и т.д.

Для процедуры разработки управленческого решения руководителю и аппарату управления необходимо осуществить следующие действия:

1. Оформить документацию  о начале выполнения работ  с указанием конкретного задания, состава персонала и системы  его подчинения, времени исполнения  решений, промежуточных этапов контроля  и размера выделяемых ресурсов.

2. Разработчикам решения  разъяснить права, ответственность  и полномочия; содержание организационных  документов о начале выполнения  работ по разработке решения.

3. Обсудить с разработчиками  неучтенные детали для успешного  выполнения работ. Акцентировать внимание на важности задания и значении его качественного исполнения.

4. Установить соответствие  решения действующему законодательству  и уставным документам организации.

После вышеперечисленных этапов управленческое решение принимается. Следующим этапом является его реализация, которая представляет собой совокупность мероприятий, направленных на достижение установленных целей и сроков.

Основные формы реализации управленческих решений21:

1. Предписание – официальное  извещение какому–либо должностному  лицу об обязательном выполнении приведенного решения в установленный срок.

2. Деловая беседа –  специально организованная встреча  с подчиненным, группой подчиненных  для обмена мнениями по заранее  оговоренной теме, актуальной для  организации.

3. Убеждение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью добиться у подчиненных требуемых прочных взглядов по содержанию управленческого решения для его выполнения.

   4. Разъяснение – деловая беседа, проводимая руководителем с целью объяснить, сделать более понятным суть и содержание управленческого решения.

5. Принуждение – деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью осознанно заставить  работника выполнить решение  путем угроз или повышенного  вознаграждения.

6. Наставление – деловая  беседа, проводимая руководителем с целью научить, передать опыт для успешного выполнения решения.

7. Сообщение – деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью передачи дополнительной  информации, необходимой для выполнения  решения.

8.  Обучение  –   беседа, проводимая руководителем с целью дать

новые знания или информацию для выполнения решений.

9.  Совет – деловая  беседа, проводимая руководителем  с целью поделиться собственными  взглядами на выполнение решений.

10. Тренинг – специально  организованная деятельность по  разработке и реализации решений, в ходе которой закрепляются навыки разработки решений.

11. Совещание – коллективная  деловая беседа, проводимая руководителем  с целью оперативного доведения  до подчиненных конкретных задач; это форма использования коллективного  разума, обмена информацией и опытом.

12. Заседание – узкопрофессиональное  совещание для решения организационных  задач.

13.  Отчет – сообщение  специалиста о результатах проделанной  работы по выполнению решения.

14. Деловое слово –  твердое решение руководителя, данное  подчиненным в устной форме.

Информационное обеспечение – важнейший элемент успешного функционирования аппарата управления и процесса принятия решений. Содержание информационных сообщений определяется потребностями управленческих звеньев и сущностью вырабатываемых решений. Информация для принятия решений должна отвечать таким требованиям, как краткость и четкость формулировок, своевременность поступления, точность и достоверность и т.д.

Язык и стиль управленческих решений (служебных документов) заключается в том, что все документы составляются официальным, литературным языком.

Рекомендации:

– недопустимость употребления неологизмов, ненормативной лексики, местных диалектов, метафор, преувеличений (гипербол), сравнений.

– когда приходится составлять документы с множеством технических терминов, используются специальные термины, но их надо расшифровывать, а название терминов написать вплоть до печатных букв.

– если употребляются аббревиатуры, то первый раз в документе ее надо расшифровывать. Также, аббревиатура должна быть благозвучной.

Вышеизложенным, мы можем сделать вывод, что принятие управленческих решений – достаточно сложный и ответственный процесс, включающий несколько этапов, занимающий, порой, много времени и требующий создания специальных служб. Так, например, выборочные исследования показывают, что 70 – 80% времени работников аппарата управления расходуется на подготовку, принятие и выполнение собственных, а также поступивших сверху решений. Важным является и организация информационной оснащенности процесса принятия управленческих решений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Основное требование к муниципальному управлению – его эффективность в достижении целей, реализации функций и задач. Выполнение данного требования зависит от целесообразности, своевременности, содержательности управленческих решений, которые являются важнейшим связующим звеном процесса управления.

По свое содержательности управленческие решения достаточно разнообразны. Одно и то же решение может классифицироваться по разным признакам. Тем не менее каждое из них должно всесторонне охватывать соответствующую ему ситуацию для ее своевременного, полного и точного анализа и разрешения.

Главный недостаток в управленческой деятельности – это не плохое решение, а отсутствие решения. Выделим следующие причины некачественных решений: значительный объем принимаемых решений, что не позволяет каждое из них тщательно разрабатывать и обосновывать; несогласованность вновь принимаемых решений с ранее принятыми, что вызывает дублирование, рассогласование действий и конфликтность; принятие «расплывчатых» решений, не носящих конкретного содержания, отражающих только общую установку: обратить внимание, повысить, принять необходимые меры (таких решений в практике управления до 10%); недостаточное информационное обеспечение, следствием чего является выработка слабых решений, реализация которых не снимет сути той или иной проблемы.

Субъекты, принимающие управленческие решения, должны ориентироваться в главных организационных предпосылках, которые могут помочь повысить качество решений, тем самым способствовать повышению эффективности управления в целом.

Чтобы обеспечить эффективность процесса разработки и принятия решений, предлагаются следующие рекомендации:

– люди предпочитают не брать на себя ответственность добровольно, и этого ждать от них не следует;