Данное
Министерство осуществляет функции
государственного регулирования и
координации деятельности предприятий
сферы печати, полиграфии и средств
массовой информации, находящихся в
областной собственности, осуществляет
контроль за их деятельностью.
2.2 Анализ существующего коммуникационного
процесса в организации
В первой главе мы подробно
останавливались на этапах и элементах
коммуникационного процесса. Этими
этапами являются: формирование идеи,
кодирование и выбор канала передачи,
передача, декодирование, обратная связь.
Основными элементами коммуникаций
являются: отправитель, сообщение, канал
и получатель.
В Министерстве культуры
и внешних связей, как и в других организациях,
присутствуют все вышеназванные составляющие.
Однако на каждом этапе коммуникационный
процесс в данной организации имеет свои
особенности.
Особенностью исследуемой
организации является то, что она небольшая
(48 человек), имеет специфические функции.
Коммуникационный процесс
начинается с идеи сообщения (приказа,
постановления, решения). Какое сообщение
следует сделать предметом обмена,
решает отправитель. К сожалению, многие
попытки обмена информацией обрываются
на этом первом этапе, поскольку отправитель
не затрачивает достаточного времени
на обдумывание идеи. Отправителем в данном
случае выступает министр. На этом этапе
отправитель решает, какую точку зрения
следует передать получателю. Но чтобы
обмен информацией прошел эффективно,
необходимо учесть множество ситуационных
факторов характеризующих обстановку
в целом, воспринимающую сторону и возможные
последствия коммуникационного процесса.
Так, например, если министр хочет обменяться
информацией о результатах работы подчиненного,
то он четко понимает, что речь идет о сильных
и слабых сторонах личности работника.
В таких случаях он не говорит только хорошо
или только плохо, а придерживается дипломатической
линии.
На втором этапе министру
необходимо превратить идею в сообщение,
т.е. закодировать ее с помощью символов
- слов, интонации, жестов. Типу символов
соответствует канал передачи информации.
Характерными каналами является передача
речи, письменных материалов, электронные
средства связи (телефон, факс), электронная
почта. Если канал не слишком соответствует
идее, зародившейся на первом этапе, обмен
информацией будет менее эффективным.
Например, министр хочет предупредить
подчиненного о недозволенности допущенных
последним ошибок при встрече иностранной
делегации, и делает это во время легкой
беседы за чашкой кофе или, послав ему
записку по случаю. Однако по этим каналам,
вероятно, не удастся передать идею серьезности
нарушения столь же эффективно, как официальным
письмом или на совещании. Подобным образом,
направление подчиненной записки об исключительности
ее достижения не передаст идею о том,
насколько важен сделанный ею вклад в
работу, и не будет в той же мере эффективным,
как прямой разговор с последующим официальным
письмом с выражением благодарности, а
также премией. Нужно заметить, что в Министерстве
культуры и внешних связей Оренбургской
области, независимо от канала передачи
сообщения, самыми распространенными
являются официальные коммуникации (прямые
разговоры, письменные приказы), а также
неформальные коммуникации, происходящие
непосредственно через общение между
сотрудниками отделов.
Для того чтобы быть уверенным
в том, что информация поступила
к получателю, нередко в министерстве
пользуются двумя - тремя каналами передачи.
Так, например, переданное по телефону
сообщение подтверждается письменным
приказом. Эффективность двух, трехканальной
связи подтверждается наблюдениями. Но
все же без крайней необходимости многоканальные
связи не употребляются, чтобы не увеличивать
потоки бумаг. Они предназначены, прежде
всего, для усиления контроля над выполнением
работы, акцентированием важности предлагаемого
задания, правильной интерпретации сообщения
получателем. Нередко канал передачи сообщения
зависит от самой информации, содержащейся
в нем.
Информацию, которая используется
в министерстве можно разделить
на базовую, формируемую независимо от
конкретной управленческой задачи, и текущую,
регулярную специально собираемую для
данной управленческой задачи. Информация
может быть экономическая, организационная,
социальная, техническая. Кроме того, информация,
заложенная в сообщении, может содержать
разную степень срочности и актуальности,
что, непременно сказывается на этапе
выбора канала передачи сообщения, а также
степени ее восприятия и возникновении
обратной связи.
Таким образом, коммуникационные
процессы в Министерстве культуры внешних
связей Оренбургской области можно охарактеризовать
следующим образом:
1. По субъекту и средствам
коммуникаций больше всего преобладают
межличностные коммуникации, которые
проявляются без помощи технических средств
и информационных технологий. Заметны
личностные коммуникации как случайный
обмен информацией между людьми при встрече,
так как люди ощущают постоянную потребность
в общении.
Межличностные коммуникации
могут определяться как социальным
статусом человека, его позицией в
системе формальных отношений, так
и чувствами, которые работники
вольно или невольно испытывают друг
к другу в процессе совместной
деятельности и общения. В процессе межличностной
коммуникации важное значение имеет обратная
связь, поскольку она превращает коммуникационный
процесс в двухсторонний.
2. По форме общения,
коммуникации в организации происходят
при помощи устной речи, письменной речи,
то есть вербальные. При использовании
устной речи, в организации преобладает
информативный диалог, реже – полемический.
3. По каналам общения,
наряду с формальными коммуникациями
присутствуют и неформальные, которые
можно определить как «вероятностная
цепочка». Этот вид неформальной коммуникации
достаточно распространённый. Кроме того,
неформальные коммуникации распространяются
на проведение совместных корпоративных
праздников.
4. По пространственному
расположению каналов или организационному
признаку коммуникации происходят
как по горизонтальному признаку,
так и встречаются вертикальные
коммуникации. Каждый месяц (в конце месяца)
руководитель всех управлений, входящих
в Министерство в письменном виде докладывают
о проделанной работе министру. Также
в этом докладе возможны предложения,
пожелания, просьбы. Таким образом, в организации
организованы восходящие вертикальные
коммуникации. Горизонтальные коммуникации
протекают в основном неформальным образом,
непосредственно через общение между
сотрудниками.
В результате проведённых
наблюдений за коммуникациями в Министерстве
были выявлены определённые барьеры
в установлении контактов. Во-первых,
тексты сообщений формулируются не достаточно
четко и правильно, не достаточный контроль
доведения информации до подчиненных.
Во-вторых, слабо развита система обратной
связи, руководитель не знает, как принято,
понято, и каким образом выполняется его
поручение. В-третьих, мало внимания
уделяется межличностному общению внутри
коллектива, поддержанию в нем дружественной
и доверительной атмосферы. В-четвертых,
наличие такого фактора как слухи, которые
в большинстве своем носят негативный
характер, и отрицательно сказываются
на деятельности организации. Это приводит
к нарушению сроков выполнения работы,
отсутствию должного управленческого
контроля. В-пятых, на скорости и качестве
работы отражается устаревшее оборудование
и технические средства.
Так же, при осуществлении
коммуникаций внутри министерства, имеет
место факт искажения информации.
Когда информация движется внутри организации
вверх и вниз, смысл сообщений несколько
искажается. Сообщения могут искажаться
непреднамеренно в силу затруднений в
межличностных контактах. В министерстве
культуры и внешних связей сообщения,
отправляемые наверх, могут искажаться
в силу несовпадения статусов уровней
организации. Министр и его заместители
обладают более высоким статусом, поэтому
возникает тенденция снабжать их только
положительно воспринимаемой информацией.
Это может приводить к тому, что подчиненный
не информирует руководителя о потенциальной
или существующей проблеме, поскольку
«не хочет сообщать начальнику плохие
новости». Далее, поскольку подчиненные
часто хотят получить одобрение от руководителя,
они могут говорить ему только то, что
он хочет услышать.
2.3 Проект рекомендаций
по совершенствованию коммуникационного
процесса в Министерстве культуры
и внешних связей Оренбургской области
Барьеры коммуникаций препятствуют
успешной работе Министерства в различных
формах деятельности. В связи с
этим можно определить некоторые
способы, предложения по совершенствованию
коммуникационного процесса в организации.
Во-первых, более чётко
и правильно формулировать тексты
сообщений или запросов; в случае
неясности подтверждать сообщения,
контролировать правильность его восприятия
отправителем.
Во-вторых, усовершенствовать
систему обратной связи. Один из основных
вариантов системы обратной связи
– посещение руководителем рабочих
мест в организации с целью определённых
вопросов. Проведение опроса работников
– ещё один важный вариант системы обратной
связи.
В-третьих, руководителю каждого
управления в начале каждого рабочего
дня давать задание подчинённым, желательно
в личной беседе формулировать указания;
исправлять допущенные ошибки; рекомендовать
использование тех или иных методов для
разрешения проблем.
В-четвёртых, руководителю
того или иного управления проводить
регулярные беседы с подчинёнными,
выяснять их жизненные позиции, разрешать
конфликты при первых признаках
появления и разрастания; способствовать
развитию уровня неформального общения
между сотрудниками и начальником.
В-пятых, необходимо предусматривать
политику руководства по отношению к слухам.
Желательно, чтобы руководство научилось
управлять процессом распространения
слухов. Сделать это можно, выявив каналы
распространения слухов и поставив их
под контроль. Слухи, наносящие вред общей
атмосфере компании, должны немедленно
пресекаться. Наоборот, слухи, которые
благоприятно воздействуют на сотрудников,
должны умело подогреваться или распространяться.
Представляется, что ни в коем случае нельзя
наказывать за распространение слухов,
потому что полностью искоренить их невозможно,
и наказание будет иметь отрицательный
эффект.
Также необходимо усовершенствовать
техническое обеспечение коммуникационных
процессов. Главное требование, предъявляемое
к техническим средствам –
это быстрота и точность передаваемой
информации, наличие необходимого уровня
защиты этой информации.
Предложенный проект рекомендаций
позволит повысить эффективность работы
Министерства, улучшить качество коммуникационного
процесса, преодолеть определённые барьеры,
препятствующие успешной работе Министерства.
Заключение
В заключении хотелось бы сказать, что
коммуникация является жизненно важной
системой организации: если каким-то образом
ликвидировать потоки сообщений в организации,
она прекратит своё существование.
Коммуникация пронизывает все
виды деятельности в организации, это
важный рабочий инструмент для обеспечения
восприятия индивидами своих организационных
ролей и для интеграции организационных
подразделений.
Коммуникации – это связующие
нити, объединяющие взаимозависимые
части организации. Коммуникация является
не только существенным элементом внутреннего
функционирования организации, но и
играет жизненно важную роль в обмене
информацией между организацией
и средой. Система коммуникации служит
средством включения организации
в их внешнюю среду.
Роль коммуникаций очевидна
как на малых фирмах, так и в
мощных компаниях и корпорациях.
От эффективности коммуникационных
связей и взаимодействий зависит
будущее не только предприятия, как
хозяйствующего субъекта на рынке, но
также и людей, работающих на данном
предприятии, а на глобальном уровне
и благополучие всей страны в целом.
Опыт как российских, так и зарубежных
компаний показывает, что эффективность
коммуникаций зависит, прежде всего, от
психологического настроя коллектива.
Там где руководитель использует
метод «кнута и палки» наблюдается
нервозность и разрозненность коллектива,
а следствием этого - плохая производительность
труда, высокая текучесть кадров,
отсутствие инициативности, постоянные
сплетни, зависть и т.п. Все эти
факты не могут привести ни к чему
другому кроме затухания предприятия
и в конечном итоге даже банкротству.
Однако если руководитель
проводит собрания в коллективе, где
обсуждаются те или иные проблемы
развития, применяет методы поощрения
за инициативу, труд и т. п., создает
условия для свободного выражения
своего мнения, пусть даже не совпадающего
с мнением руководства, то в этом
случае персоналу легко работать
на данном предприятии. Люди осознают
в этом случае свою значимость и
стараются использовать весь свой потенциал
и интеллект для достижения процветания
организации. На таком предприятии
сотрудники уверены в своем будущем,
в том, что их проблемы можно открыто
обсудить на собрании, внести какие-то
идеи, за которые они будут морально
и материально вознаграждены. Таким
предприятиям легче вынести экономические
и политические кризисы в стране,
т. к. в сплоченном коллективе сотрудники
будут помогать друг другу пережить
трудности.
Процесс коммуникаций состоит из этапов:
отправление сообщения, передача сообщения,
получение сообщения и обратная
связь. Важнейшими элементами процесса
коммуникаций являются отправитель, сообщение,
каналы передачи, получатель и обратная
связь. Именно наличие обратной связи
делает процесс коммуникации двусторонним.
Присутствие всех этих элементов необходимо
для осуществления эффективного общения.