Организационные коммуникации

Хотя  речь является универсальным средством  общения, она приобретает значение только в совокупности с использованием невербальных символов для трансляции сообщений. Проведённые исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% - через интонацию и модуляции  голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.

4. Декодирование.  После передачи сообщения отправителем  получатель декодирует его. Декодирование  – это перевод символов отправителя  в мысли получателя. Если символы,  выбранные отправителем, имеют точно  такое же значение для получателя, последний будет знать, что  имел в виду отправитель, когда  формулировалась его идея. Если  реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

5. Обратная  связь. Обмен информацией можно  считать эффективным, если получатель  продемонстрировал понимание идеи  через обратную связь, произведя  действия, которых ждал от него  отправитель.

Таким образом, коммуникации являются важным условием всякой деятельности. Они отражают одну из главных ценностей человека – общение. Коммуникационный процесс позволяет обеспечить обмен и понимание информации.

Различают несколько видов коммуникаций. Подробнее  классификацию рассмотрим в следующем  параграфе.

 

 

2. Классификация коммуникаций

 

Коммуникации  отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека [9, с.158].

В связи  с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система  стимулирования и мотивации.

Внешние коммуникации – коммуникации между  организацией и внешней средой. Факторы  внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями  они сообщаются с помощью рекламы  и других программ продвижения товаров  на рынок. В сфере отношений с  общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного  образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном  уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными  представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации  отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы  профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события  и факторы внешнего окружения.

Внутренние  коммуникации – коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные интересы, которые и определяют множественность его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

Коммуникации могут быть устойчивыми  и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё  зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого  решения.

Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему  мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие  могут быстро и безболезненно исчезнуть.

Коммуникации формальные и неформальные. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передаётся много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определённой информации или сведений типа «только между нами». В этом случае доверенным лицом выступает обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального общения после работы или в перерывах, секретари часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идёт о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации деятельности или перемещениях в штате. Исследования  показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-90% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности, как правило, меньше, когда речь идёт о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности всё свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.

Формальные коммуникации – коммуникации, которые определяются организационной  структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

По условию возникновения и  характеру проявления в деятельности человека коммуникации могут быть ситуационными  и постоянными. Ситуационные коммуникации нередко отражают возникновение  конфликтов и тем самым требуют  дополнительного внимания. Эти коммуникации могут быть разрушительными для  организации. Ситуационные коммуникации возникают как результат деятельности менеджера. Ведь конфликт – не всегда отрицательное явление, он может  быть и благом.

Коммуникации могут быть мнимыми и реальными. В качестве мнимых коммуникаций выступают те связи, которые существуют по каким-то установленным организационным положениям, но не реализуются в практической деятельности, не оказывают заметного влияния на взаимоотношения служащих. В практике управления часто приходится наблюдать существование мнимых коммуникаций, которые рождаются иногда в связи с какими-то амбициями, иногда в процессе старения организационных положений, вовремя не пересмотренных и не скорректированных с реальными потребностями организации, иногда мнимые коммуникации возникают, как возможность переложить ответственность при возникновении критической ситуации.

Итак, коммуникации классифицируются  по различным признакам. Они могут  быть внутренние и внешние, одноканальные  и многоканальные, формальные и неформальные, постоянные и ситуационные, а также мнимые и реальные.

Выделяют определённые модели коммуникаций. Подробнее об этих моделях  в следующем параграфе.

 

3. Модели коммуникаций

 

Достаточно  долгое время в лингвистике пользовались слегка расширенной моделью, перекочевавшей из математики и кибернетики, моделью  коммуникации, предложенной американским математиком Клодом Шенноном в конце 40-х годов. Эта модель сыграла  значительную роль в развитии многих наук, связанных с обменом информацией, хотя сейчас её уже можно считать ограниченной [11, с.120].

Модель  включает пять элементов: источник информации, передатчик, канал передачи, приёмник и конечную цель, расположенные в  линейной последовательности. В дальнейшем модель пересматривалась с тем, чтобы  удовлетворить потребности других областей исследования, связанных с  другими видами коммуникации. Пересмотренная модель включала шесть компонентов: источник, кодирующее устройство, сообщение, канал, декодирующее устройство и приёмник. Эти термины с переменным успехом, применялись и метаморфические в других коммуникативных системах.

Помимо  этих терминов, Шеннон ввёл ещё понятие  шума (в дальнейшем это стали связывать  с понятием энтропии и, наоборот, негэнтропии) и избыточности.

Функциональные  модели коммуникации. В лингвистике  идеи Шеннона проявились в интерпретации  Р. О. Якобсона, человека уникальной и  научной судьбы с самыми широкими интересами [11, с.122].

В модели коммуникации или речевого события, по Якобсону, участвуют адресант и  адресат, от первого ко второму направляется сообщение, которое написано с помощью  кода, контекст в модели Якобсона связан с содержанием сообщения, с информацией, им передаваемой, понятие контакта связано с регулятивным аспектом коммуникации.

Нелинейные  модели коммуникации. В последнее  время в науке распространяются идеи философии диалогизма (её связывают  с русским учёным, литературоведом  и лингвистом М. М. Бахтиным). Две основные идеи Бахтина весьма существенны и для понимания процесса коммуникации: во-первых, необходимым признаком любого высказывания является его обращённость, адресованность, то есть, без слушающего, нет и говорящего, без адресата нет и адресанта; во-вторых, всякое высказывание приобретает смысл только в контексте, в конкретное время и в конкретном месте (идея хронотопа: от греческих слов, обозначающих «время» и «место»).

Близкие идеи высказывал и выдающийся французский  семиолог Ролан Барт. По Барту, слово не имеет значения, слово – только возможность значения, получающее его конкретном тексте. Более того, каждое новое прочтение создаёт новое значение, читающий как бы пишет свой собственный текст заново. Эти взгляды разрушают стройную и чёткую, но всё же примитивную картину «передачи и восприятия» информации в первоначальной модели коммуникаций по Шеннону [11, с.125].

Таким образом, существует несколько моделей коммуникаций, разработанные разными учёными, каждая из которых имеет свои особенности.

В первой главе мы ознакомились с понятиями  «коммуникации» и «коммуникационный  процесс», выявили классификацию  коммуникаций, в чём их различие и рассмотрели модели.

Во второй главе представляется непосредственно  анализ коммуникационного процесса на примере конкретной организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИОННОГО ПРОЦЕССА В ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ МИНИСТЕРСТВА КУЛЬТУРЫ И ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ ОРЕНБУРГСКОЙ ОБЛАСТИ

 

 

2.1 Краткая характеристика организации

 

Министерство  культуры и внешних связей Оренбургской области формируется в соответствии с Законом Оренбургской области от 16 ноября 2005 года N 2706/470-III-ОЗ "О системе исполнительных органов государственной власти Оренбургской области", Указом Губернатора Оренбургской области от 20 апреля 2009 года N 58-ук "О структуре органов исполнительной власти Оренбургской области" и Уставом Оренбургской области.

Министерство  культуры и внешних связей Оренбургской области является органом исполнительной власти Оренбургской области.

В данное Министерство входят управление по делам  печати и СМИ; управление по связям с общественными, национальными  и религиозными организациями; управление внешних связей; управление по туризму  и выставочной деятельности; отделы правового обеспечения и экономического анализа; общий отдел и бухгалтерия.

Министерство возглавляет министр культуры и внешних связей Оренбургской области, назначаемый на должность и освобождаемый от должности губернатором области. Министр имеет заместителей министра, которые назначаются и освобождаются от должности губернатором области по представлению министра.

Министерство  в рамках своей компетенции осуществляет проведение единой государственной  политики по сохранению и развитию культуры, искусства, кинематографии, художественного образования, сохранению, использованию, популяризации и государственной охране объектов культурного наследия; позиционирует Оренбургскую область в Российской Федерации и за рубежом, устанавливает и развивает межрегиональные, международные и внешнеэкономические связи, обеспечивает приграничное взаимодействие, оптимизацию миграционных процессов. Координирует деятельность государственных органов области в указанных сферах.

На основании положения о Министерстве культуры и внешних связей основными задачами Министерства являются:

-  реализация государственной политики в сфере развития культуры, искусства и кинематографии;

- реализация полномочий в сфере сохранения, использования, популяризации и государственной охраны объектов культурного наследия;

- создание условий для духовно-нравственного воспитания и культурно-эстетического развития граждан, сохранения и развития национально-культурных традиций народов, проживающих на территории Оренбургской области;

- разработка и реализация областных программ в сфере культуры, искусства, литературы, художественного образования, охраны историко-культурного наследия, участие в разработке и реализации соответствующих федеральных программ;

- активное  позиционирование Оренбургской  области в Российской Федерации  и за рубежом и т.д.

Министерство  в соответствии с возложенными на него задачами разрабатывает и реализует  государственную информационную политику. Развивает общественно-политические и внешние связи. Формирует и  развивает информационное пространство. Создаёт через средства массовой информации объективное общественное мнение о деятельности Правительства. Министерство информирует о предстоящих  важнейших событиях в регионе. Анализирует  и прогнозирует развитие общественно-политических процессов в Оренбургской области. У министерства существует своя организационная структура (приложение А).