Коммуникационные процессы на предприятии ООО «Галерея окон»

в) изготовление срубов домов;

г) отделка фасадов зданий.

ООО «Галерея окон» является одним из ведущих предприятий  в данной отрасли. Потребителями  продукции являются и население, и различные предприятия, организации, учреждения. Потребители хорошо осведомлены  о работе ООО «Галерея окон» и  отзываются о нем положительно, и  именно поэтому, несмотря на жесткие  условия конкуренции, ООО «Галерея окон» занимает лидирующее место  на рынке оконных конструкций[10].

В настоящее время на рынке РБ достаточно много фирм, производящих и реализующих  аналогичную продукцию. Конкурентов  фирмы можно классифицировать следующим  образом:

• видовая конкуренция возникает, когда имеются товары, предназначенные для одной и той же цели, но различающиеся каким-либо важным для потребителя параметром, для ООО «Галерея окон» видовой конкуренцией является конкуренция со стороны предприятия ООО «Эколес», который выпускает оконные конструкции из дерева;
• межфирменная конкуренция возникает в ситуациях, когда различные фирмы выпускают практически идентичные изделия, которые могут отличаться разве что по качеству, межфирменная конкуренция для ООО «Галерея окон» представлена со стороны ООО «Мегапласт», ООО «Риком Башкортостана», ООО «Мастер окон», ООО «Оконный базар».

Свою деятельность ООО  «Галерея окон» осуществляет не только на территории Башкортостана, но и в  других регионах. Открыты представительства  в городах Магнитогорск, Омск и  др[15].

Поставщиками материальные ресурсов для ООО «Галерея окон»  являются как отечественные фирмы, так и зарубежные производители (например, профили для оконных  конструкций поставляются из Дании  и Германии)

ООО «Галерея окон» обладает современной материально-технической  базой, которая постоянно модернизируется, совершенствуется, увеличивается. Продукция  изготавливается только из высококачественных материалов с использованием новейших технологий.

В настоящий момент на предприятии  трудятся около 250 человек из них 25 руководителей. В целом можно сказать, что и руководящий состав, и инженерно-технические работники, и рабочие высококвалифицированные специалисты в области пластиковых окон[4].

Как, пожалуй, на любом другом предприятии в основу построения организационной структуры положены несколько принципов:

• производственный, т.е. в основу построения цехов положен определенный технологический процесс, так, например, образованы цех алюминиевых конструкций и участок ПВХ;
• количественный, например, бригада монтажников состоит из 3 человек, этого достаточно для решения поставленной им задачи - монтаж оконных блоков;
• функциональный, так, например, образованы такие отделы как бухгалтерия, отдел технологов.

Структуре управления ООО  «Галерея окон» присуща централизация  полномочий и ответственности. Это  проявляется в четком распределении  функциональных обязанностей между  подразделениями, коммуникациями сверху вниз, единоначалии при распределении  полномочий и ответственности, некоторым  бюрократизмом в деятельности предприятия[5].

3.2 Внешние и внутренние коммуникации ООО «Галерея окон»

Как и на любом другом предприятии  на ООО «Галерея окон» присутствуют и внешние, и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации осуществляются:

1. С потребителями. В процессе коммуникации ООО «Галерея окон» доводит до потребителя информацию о продукции предприятия, ее качества, сроков изготовления, порядка заключения договоров и т.д. С другой стороны, потребитель в процессе коммуникации с ООО «Галерея окон» доводит до предприятия сообщение о своих пожелания, о своих требованиях и предпочтениях по поводу приобретаемой продукции.

Коммуникации  с потребителями - физическими лицами (население) осуществляет торговый персонал (менеджеры торгово-выставочных залов). Если в роли покупателей выступает крупное юридическое лицо (предприятия, организации и учреждения) переговоры по продажам проводит сам директор ООО «Галерея окон».

2. С поставщиками и посредниками. Их осуществляют начальник отдела снабжения Гаврилов С.И. и иногда генеральный директор Призенцов Е.М. Составляющей коммуникации в данном случае является информация о качестве и стоимости материальных ресурсах, о сроках ее поставки, формах оплаты и пр.
3. С государственными органами, например с Администрацией Орджоникидзевского района, Министерством по архитектуре и градостроительству, налоговой инспекцией, осуществляют генеральный директор, заместитель директора по общим вопросам, главный бухгалтер предприятия[6].

Внешние коммуникации проходят в таких формах как:

А) переговоры, беседы (для  поставщиков, посредников, потребителей);

Б) совещания (государственные  органы);

В) телефонограммы (государственные  органы);

Г) Указы и распоряжения (государственные органы);

Д) письма (покупатели, поставщики, посредники, государственные органы).

Если  рассматривать коммуникации процессы по средствам передачи, то на данном предприятии присутствуют:

1. речевая коммуникация (письменная и устная)
2. паралингвистическая коммуникация (жесты, мимика, позы)
3. вещественно-знаковая коммуникация (например, демонстрация покупателям образцов производимой продукции в торгово-выставочных залах)[12].

Внутренние коммуникации представлены:

а) коммуникациями между руководителем и рабочей группой, например, коммуникации между главным менеджером по работе с частным сектор и менеджерами торгово-выставочных залов;

б) коммуникации между различными подразделениями и отделами, например, коммуникации между начальником отдела снабжения и руководителем частного сектора; между заместителем директора по общим вопросам и главным бухгалтером;

в) коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, например, при замерах окон информация от инженеров по замерам передается начальнику производственно-технического отдела (если это корпоративный клиент) или главному менеджеру по работе с частным сектором (если покупателем является физическое лицо)

г) неформальные коммуникации. Присутствуют как и на любом другом предприятии и связаны с общением сотрудников на личные темы, обсуждение общественных и политических явлений и др. Следует отметить, что неформальных групп на предприятии практически нет, т.е. они очень малочисленны и не значительны, и особого влияния на деятельность предприятия не оказывают. Эти неформальные группы образуются в результате общих интересов, близкого места жительства или же по возрасту.

Формами внутренних коммуникаций являются приказы, распоряжения, просьбы, указания, убеждение и др.

Внутренние  коммуникации осуществляются как в  устной форме (указания, просьбы и  др.), так и в письменной (письма, приказы, акты) и механической (информация, передаваемая через сеть ИНТЕРНЕТ, например, замеры окон)[3].

3.3 Коммуникационные каналы и коммуникационные структуры в ООО «Галерея окон»

По моему мнению, на предприятии  «Галерея окон» есть вертикальные и  горизонтальные коммуникационные каналы.

Вертикальные коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным  ее уровням. По ним сверху вниз передаются приказы, распоряжения, инструкции, а  снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе, заявки и  заказы со стороны потребителей.

Вертикальные коммуникационные каналы связывают, например, заместителя  директора по пластиковым конструкциям с главным менеджером по работе с  частным сектором, с главным менеджером по корпоративным клиентам и начальником  монтажного участка по корпоративным  клиентам.

Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают  равные по статусу уровни управления. Они обеспечивают наиболее эффективное  решение общих проблем.

Горизонтальные коммуникационные каналы представлены связями между, например, главным менеджером по работе с частным сектором и главным  менеджером по корпоративным клиентами, или между начальник отдела снабжения  и главным бухгалтером.

Рассматривая коммуникационную структуру ООО «Галерея окон»  можно сказать, что здесь присутствует сеть типа «дом», т.е. здесь помимо вертикальных каналов, присутствуют и горизонтальные каналы на нескольких уровнях[4].

 

 

 

Рис. 10. Сеть типа «дом»

3.4 Деловое общение как форма коммуникаций в управлении

Основными способами делового общения на ООО «Галерея окон»  являются собрание, совещание, переговоры, беседа и диалог, присутствует так же и спор.

Собрания проводятся по мере необходимости при решении сложных  проблем с участием всего коллектива предприятия.

Совещания проводятся 3 раза в неделю (как правило, с 9.00 до 10.00).

Если  классифицировать совещания, проводимые в ООО «Галерея окон», то можно выделить такие их виды как:

1. по форме организации диктаторское, когда ведущая роль в процессе ведения совещания принадлежит генеральному директору Призинцову Е.М.
2. по целевой установке иногда совещания принимают информационный характер (доклад о текущей работе), а иногда совещание направлено на принятие решения[13].

Однако, мною было отмечено не верное ведение  совещаний. Основные ошибки, допускаемые  руководством предприятия при проведении совещания - это:

- не устанавливается регламент  (порядок ведения совещания), что  приводит очень часто к спорам  и не деловой обстановке;

- не ограничивается время  на выступление

- не ведется протокол совещаний, в результате многие принятые решения остаются без должного внимания со стороны их исполнителей, т.к. ответственность в данном случае не фиксируется.

Деловые переговоры ведутся  и высшим руководством, и рядовыми сотрудниками, например, менеджерами торгово-выставочных залов в процессе общения с потребителями[17].

 

Заключение

В ходе выполнения работы все поставленные цели и задачи были выполнены. Сделаем  основные выводы по работе.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя и более людьми. В коммуникативном процессе выделяют четыре базовых элемента: отправитель, сообщение, канал, получатель.

При коммуникационном процессе отправитель  и получатель проходят несколько  взаимосвязанных этапов: зарождение идеи → кодирование информации и выбор канала → передача информации → декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя). Далее отправитель ждет, что получатель каким-то образом подтвердит факт получения сообщения, степень понимания или непонимания его смысла, иными словами, установит обратную связь. Устойчивая обратная связь в процессе коммуникации позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл сообщения.

Существует множество классификаций  коммуникаций в процессе управления. По основным признакам коммуникации делятся на внешние и внутренние; восходящие, нисходящие и горизонтальные; вербальные и невербальные.

В организационных коммуникациях  могут возникнуть определенные преграды: искажение сообщений; информационные перегрузки; неудовлетворительная структура  организации; неудовлетворительный кадровый состав; конфликты между различными группами или подразделениями.

Путей преодоления преград в  процессе коммуникации существует достаточно количество, например, регулирование  информационных потоков, системы обратной связи, системы сбора предложений, современные информационные технологии.

Основой коммуникаций в управлении является управленческая информация - это совокупности качественных и количественных сведений о процесса, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодолению неопределенности.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как  и избыток ненужной, дезорганизует  любую хозяйственную деятельность.

Особенностями информации как ресурса являются: неисчерпаемость, сохраняемость и накапливаемость, возможность параллельного использования, легкость передачи.

К информации предъявляются  такие требования как: количественная и качественная полнота, актуальность, достоверность и точность, полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения.

Далее в ходе работы были рассмотрены коммуникационные каналы и структуры. Взаимодействие между  элементами управленческой структуры  осуществляется посредством коммуникационных каналов.

Коммуникационные каналы могут быть вертикальными (соединяют  элементы управленческой структуры, принадлежащие  к различным ее уровням), горизонтальными (непосредственно связывают равные по статусу элементы предприятия) и  диагональными (связывают элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры).

Совокупность коммуникационных каналов, связывающих органы управления, образуют коммуникационную структуру. Основными видами коммуникационных структур являются сети типа «змея», «звезда», «шпора», «палатка», «дом», «круг», «колесо», «соты».

Так же в работе рассмотрено  деловое общение как форма  коммуникаций в управлении. Деловое общение - это процесс речевого взаимодействия людей, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом с целью достижения определенного результата.