Информационное обеспечение управленческих решений

     2.3. Анализ информационного обеспечения системы управления персоналом на предприятии ООО «БТСП»

 

     В ходе исследования информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО «БТСП» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

     1. Наличие автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

     Именно  ПЭВМ являются технической базой  автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста  по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы. В исследуемом отделе АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач. Техническое оснащение АРМ отдела постоянно обновляется с ростом обрабатываемой информации и потребностями отдела и находится на высоком уровне, что позволяет сделать вывод о высокой эффективности и производительности отдела. Также предусмотрены программы повышения квалификации и аттестации сотрудников отдела, что позволяет сделать вывод о высокой квалификации сотрудников.

     2. Наличие корпоративной вычислительной  сети.

     Корпоративная вычислительная сеть – это интегрированная, многомашинная, распределенная система  одного предприятия, имеющего территориальную  рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

     - реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;

     - единое ализованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

     -организацию  доступа к структурированной  информации в режимах on – line и off – line;

     -организацию  единой системы электронной почты  и электронного документооборота;

     - защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных, работающих по протоколам РОРЗ, SMTP, UUCP;

     - организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети на базе протокола Х.500;

     - реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

     - взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов коммуникационной корпоративной системы;

     - функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

     3. Наличие пакета прикладных программ.

     Применение  автоматизированных информационных технологий в кадровой работе характеризуется  широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов:

     1. Приобретение одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации.

     2. Разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

     Первый  подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае «настройку» приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость «настройки» порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ.

     Второй  подход также требует больших  денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

     В исследуемом отделе профессионального  развития персонала существовало как  собственное программное обеспечение, так и сторонних фирм - производителей. К собственному программному обеспечению можно отнести единую базу данных для всего филиала в целом (включая удаленные отделы) и специальные программы (для каждого отдела собственные, но очень схожи по себе), которые работают с этой базой данных. В этой базе данных находятся не только номера телефонов всех абонентов Самарской области с прилагающейся подробной информацией, но и различные внутренние документы, инструкции, положения и т. д.

     АСУ «Кадры» представляет собой форму организации управления персоналом, основанную на тесной взаимосвязи человека и вычислительной техники, а также на широком использовании выработанных в практике управления приемов и методов оптимизации и автоматизации принимаемых решений.

     Под автоматизированным рабочим местом (АРМ) понимается профессионально ориентированный комплекс, включающий в себя технические и программные средства, информационное и методическое обеспечение для решения задач пользователя непосредственно на рабочем месте в режиме диалога с ЭВМ. Тем самым изменяется содержание труда работников кадровой службы, которые освобождаются от рутинной работы и выполнения лишних операций. Они работают в диалоговом режиме (режиме общения), выполняя все типы операций технологического процесса обработки данных (сбор, подготовка, ввод, обработка, вывод и тиражирование необходимой информации). АРМ «Кадры» предоставляет пользователю возможность:

     - ввода и корректировки данных о работнике;

     - формирования и выдачи различного рода выходных документов;

     - создания новых баз данных;

     - изменения структуры массива данных;

     - перерасчета данных на заданную дату и др.

     ООО «БТСП» использует систему «Кадры», которая предназначена для автоматизированного ведения кадровой информации, а именно:

     - ведения штатного расписания предприятия;

     - ведения картотеки личных карточек работников;

     - ведения картотеки командировок;

     - ведения приказов по личному составу;

     - ведения справочников и классификаторов системы;

       -обмена данными посредством распределенной системы кадрового учета.

     Система может использоваться как отдельными предприятиями и организациями, так и организациями, имеющими сложную  структуру: холдингового типа, имеющими многочисленные дочерние предприятия, с разветвленной структурой филиалов и т.д. Возможности системы «Кадры»:

     - многофункциональное промышленное решение автоматизации кадрового учета;

     - существенное снижение трудозатрат при ведении кадровой работы благодаря широкому функциональному и эргономическому интерфейсу;

     - существенное сокращение доли рутинных операций за счет автоматизации выполнения многих операций;

     - повышение управляемости и эффективности организации, оптимизации временных, материальных и трудовых ресурсов.

     Помимо  управления документооборотом системы, используемые на предприятии ООО «БТСП» пригодны также для решения конкретных финансовых задач, управления персоналом, ведения складского учета и т. д.

     ООО «БТСП» использует также автоматизированную систему управления выводов документов (output management systems — OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде — в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными системами.

     Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления персоналом на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

     1. Наличие автоматизированного документооборота.

     2. Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста.

     3. Наличие в отделе профессионального развития персонала специализированного программного обеспечения.

     Из  всего перечисленного следует, что для эффективной работы системы управления персоналом важно создать на предприятии единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных. 

      3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ  УПРАВЛЕНИЯ 

      НА  ПРЕДПРИЯТИИ ООО «БТСП»

     Одним из мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения управления персоналом на предприятии ООО «БТСП» может стать приобретение автоматизированной системы управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик от компании АйТи.

     БОСС-Кадровик, который является мощным инструментом, способным оптимизировать процесс управления кадрами и вывести его на новый качественный уровень. Система управления человеческими ресурсами БОСС-Кадровик является основой всей информационной системы в организации и требует более детального изучения¹.

     Ключевые  особенности системы БОСС-Кадровик

     БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems).

     Функциональная  полнота системы с точки зрения учета и планирования, а также  реализации высших функций управления и развития персонала как интеллектуального ресурса позволяет наиболее полно проводить политику управления кадрами на предприятии.

     В системе БОСС-Кадровик реализованы  следующие возможности:

     1. Планирование структурной организации, штатных расписаний и кадровой политики.

     2. Оперативный учет движения кадров.

     3. Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда.

     4. Учет труда и расчет заработной платы на предприятии численностью в тысячи и десятки тысяч человек.

     5. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования.

     6. Учет и разнесение затрат на оплату труда персонала в общей номенклатуре затрат предприятия.

     7. Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой отчетности в государственные органы, формирование отчетности для Пенсионного фонда России.