Информационное обеспечение управленческих решений

      Основной  компонент информационной системы - технические средства - развивается и обновляется очень высокими темпами.  
 

      1.3. Классификация информации 
 

      Информация  очень разнообразна по содержанию и  в зависимости от вида деятельности, в которой используется, может  классифицироваться (правда, довольно условно), как научная, производственная, экономическая, медицинская, демографическая, юридическая и т. д. каждый из видов информации имеет свою смысловую ценность, требования к точности, достоверности и оперативности отражения фактов, определенные формы представления и фиксации на физическом носителе, а, следовательно, и свои технологии обработки.

      Особое значение в массиве производственной информации имеет информация об использовании ресурсов. Она предназначена для выявления и устранения «узких» мест в производстве. Благодаря этой информации руководителям предприятий предоставляется возможность быстро определять отклонения от запланированного хода производства. На основе экономической информации делается оценка деятельности предприятия, производственных подразделений.

      Информация  может быть дифференцирована по аспектам управления. По этому признаку выделяют организационную, социальную, техническую, экономическую информацию. В практике управления при разработке решений недостаточно используется социальная информация, которая не всегда имеет оптимально организованную форму учета и использования. Это отрицательное явление в процессе управления. Встречаются недостатки, связанные с несвоевременным обновлением экономической и организационной информации.

      По  источникам поступления информацию можно разделить на внешнюю и  внутреннюю. Внешняя информация состоит  из директивных указаний вышестоящих органов, различных материалов центральных и местных органов управления, документов, поступающих от других организаций и предприятий-смежников. Внутренняя информация отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства¹.

      По  характеру предоставления информацию можно подразделить на визуальную, аудио- и аудиовизуальную. Разнообразие форм отражения информации имеет  большое значение в информационном обеспечении управления. Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, характеризуется повышенной скоростью ее восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, отражает тенденции и зависимости. В результате использования наглядных форм отображения информации совершенствуется информационное обеспечение управления¹.

      Аудиоинформация – это информация, воспринимаемая на слух. В современных условиях очень важны формы фиксирования и передачи аудиоинформации – использование звукозаписи, получаемой с помощью портативных магнитофонов и диктофонов. Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука.

      По  форме предоставления можно выделить цифровую, буквенную и кодированную информацию. Цифровая информация играет важную роль в процессе управления. Цифры более емки в информационном отношении, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно все свести к цифровым формам предоставления информации. Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты ее состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления.

      Кодированная  информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию.

      Информация  может быть классифицирована по времени  ее активного использования. Здесь  можно выделить постоянную и переменную информацию. Постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентирующих актов, долгосрочных заданий. Переменная информация – это текущая оперативная информация, используемая сравнительно небольшой промежуток времени.

      Переменная  информация отражает свойства и количественные характеристики разных производственных операций. Она используется в одном цикле обработки оперативного управления и регулирования хода производства и «живет» лишь незначительный промежуток времени, затем «исчезает», обновляется уже с другим значением. Следовательно, для того чтобы оперативно управлять производством, необходимо вовремя ее уловить, зафиксировать.

      По  отношению к системе управления информация подразделяется на входную  и выходную. Информация, поступающая  на объект управления, - входная, от объекта управления – выходная. В зависимости от назначения того или иного вида информации предъявляются определенные требования к структуре входной и выходной информации, форме и периодичности ее предоставления (носитель), системе кодирования.

      По  отношению к операциям обработки  входная информация классифицируется на обрабатываемую (активную) и необрабатываемую (пассивную), непосредственно не используемую для воздействия на объект управления. Обрабатываемая информация по стадиям образования бывает исходной, которая используется для проведения различного рода расчетов, логической обработки, и производной, которая получается в результате расчетов. В свою очередь исходная информация подразделяется на две группы: первичную и промежуточную. Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций. Промежуточная информация может сразу же использоваться для обработки, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях¹.

      Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени  зависит от информационной базы. Последняя  представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы  и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.

      Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на нормативную, справочную, методическую, учетную, основанную на материалах первичного учета, а также отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др. Взаимосвязи функций управления и информационного обеспечения отражены в таблице 1¹.

     Таблица 1.1 Виды информации, необходимой для реализации основных функций управления персоналом 

      Классификация информации по источникам ее возникновения  играет важную роль в проектировании информационных систем.

    1.4. Уровни информационного обеспечения управленческих решений и типы информации 
 

      Для того чтобы понять, как менеджеры  используют информацию в организациях, охарактеризуем информационные потребности  в двух измерениях, уровень, на котором используется информация в организации, и тип используемой информации. Управленческая деятельность на различных уровнях в организациях иногда требует различных видов информации¹.

      На  первом, стратегическом уровне менеджмента менеджеры нуждаются в информации, которая помогает им планировать и принимать решения о долгосрочном направлении деятельности фирмы. Они должны внимательно проанализировать внешнее окружение организации, чтобы найти и применить решения, которые помогут фирме эффективно действовать в этом окружении через определенное время. Требуемая на этом уровне информация – комплексная, нерутинная и ориентированная на перспективу.

      Информация, необходимая для второго  уровня менеджмента подразделений или  производственных единиц, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации.

      Менеджеры на третьем,  операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных  задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

      Четвертый уровень – это совершение сделок и регистрация. Регистрация сделок и операций является основой для  генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация  проводилась на бумаге – в главных  книгах, на специальных картах, в формулярах и т. д. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли.

      По  мере того, как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации. Опишем семь типов информации¹.

      Первый  тип информации является общим. Общая информация – это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они делают это для получения общей информации.

      Совершение  сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть информации, которая удовлетворяет особым требованиям. Специфическая информация может быть и незапрошенной, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась.

      Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем-либо, то стимулирующая – требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

      Исключительная  информация является подобной стимулирующей в том смысле, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая. Ни исключительная информация не требует комплексного принятия решения.

      Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых  информируют. Общая и специфическая  информация просто сообщает лицу то, что он или она не знали прежде. Например, когда менеджер видит, что первоначальный тариф не изменился. И в ответ на стимулирующую или исключительную информацию, он предпринимает те действия, которые были намечены предварительно; он не должен принимать каких-либо комплексных решений. Хотя большинство из того, что менеджеры делают, требует лишь простого информирования и выполнения предопределенных действий, не это определяет важность управленческой работы. Менеджеры должны часто принимать сложные решения по исправлению проблем, распределению ресурсов или выбору будущих целей и направлений деятельности.

      Когда план принимается к исполнению, менеджеры  осуществляют контроль, чтобы убедиться  в его выполнении.

      Пятый тип информации - контрольная информация, которая необходима для отклонений от плана, причем когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.

      Шестым  типом информации является информация для решения о распределении. Распределительная (или распределяющая) информация полезна для решений о том, как распределить людей, время, оборудование или деньги в соответствии с проектами. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим проектам.