9.1.1.
Номенклатура дел - систематизированный
перечень заголовков (наименований)
дел, заводимых в федеральных
органах исполнительной власти,
с указанием сроков их хранения,
оформленный в установленном
порядке.
Номенклатура
дел предназначена для организации группировки
исполненных документов в дела, систематизации
и учета дел, определения сроков их хранения
и является основой для составления описей
дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения, а также для учета дел временного
(до 10 лет включительно) хранения.
9.1.2.
При составлении номенклатуры
дел следует руководствоваться
положениями о федеральном органе
исполнительной власти и его
структурных подразделениях, штатным
расписанием, планами и отчетами
о работе, перечнями документов
с указанием сроков их хранения,
номенклатурами дел, за предшествующие
годы. Изучаются документы, образующиеся
в деятельности федерального
органа исполнительной власти, их
виды, состав и содержание.
9.1.3.
В федеральных органах исполнительной
власти составляются номенклатуры
дел структурных подразделений (приложение
№ 9)
и сводная номенклатура дел федерального
органа исполнительной власти (приложение
№ 10).
9.1.4.
Номенклатура дел структурного
подразделения составляется (отделом),
лицом, ответственным за ведение
делопроизводства, согласовывается
с архивом и службой ДОУ, подписывается
руководителем подразделения и
представляется в службу ДОУ.
Вновь
созданное подразделение обязано в месячный
срок разработать номенклатуру дел подразделения,
и представить ее в службу ДОУ федерального
органа исполнительной власти.
9.1.5.
Сводная номенклатура дел составляется
службой ДОУ на основе номенклатур
дел структурных подразделений
при методической помощи архива
федерального органа исполнительной
власти.
9.1.6.
Сводная номенклатура дел федерального
органа исполнительной власти, подписывается
руководителем службы ДОУ, согласовывается
с Центральной экспертной комиссией
(далее именуется - ЦЭК) федерального
органа исполнительной власти, с экспертной
проверочной комиссией (далее именуется
- ЭПК) федерального архива, в который документы
передаются на государственное хранение,
и утверждается руководителем федерального
органа исполнительной власти. Согласовывается
номенклатура дел с федеральным архивом
не реже одного раза в 5 лет, если не было
структурных изменений в федеральном
органе исполнительской власти.
9.1.7.
После утверждения сводной номенклатуры
дел подразделения федерального
органа исполнительной власти
получают выписки из соответствующих
ее разделов для использования
в работе.
9.1.8.
Сводная номенклатура дел печатается
в необходимом количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр
номенклатуры дел является документом
постоянного срока хранения и
включается в номенклатуру дел
в раздел службы ДОУ. Второй
используется в службе ДОУ
в качестве рабочего. Третий - применяется
в архиве федерального органа
исполнительной власти. Четвертый -
в федеральном архиве, с которым
согласовывалась номенклатура дел.
9.1.9.
Сводная номенклатура дел в
конце каждого года уточняется,
утверждается и вводится в
действие с 1 января следующего
календарного года.
9.1.10.
Сводная номенклатура дел составляется
и согласовывается заново в
случае коренных изменений функций
и структуры федерального органа
исполнительной власти.
9.1.11.
Названиями разделов номенклатуры
дел федерального органа исполнительной
власти являются названия структурных
подразделений. В сводной номенклатуре
дел разделы располагаются в
соответствии с утвержденной
структурой федерального органа
исполнительной власти.
9.1.12.
В номенклатуру дел включаются
заголовки дел, отражающие все
документируемые участки работы
федерального органа исполнительной
власти.
В
номенклатуру дел не включаются периодические
издания.
9.1.13.
Графы номенклатур дел заполняются
следующим образом.
В
графе 1 номенклатуры дел проставляются
индексы каждого дела, включенного в номенклатуру.
Индекс дела состоит из установленного
в федеральном органе исполнительной
власти цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка
дела по номенклатуре в пределах структурного
подразделения. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12
- обозначение структурного подразделения,
05 - порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В
номенклатуре дел рекомендуется сохранять
одинаковые индексы для однородных дел
в пределах разных структурных подразделений;
для переходящих дел индекс сохраняется.
В
графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки
дел (томов, частей).
Заголовок
дела должен четко, и обобщенной форме
отражать основное содержание и состав
документов дела.
Не
допускается употребление в заголовке
дела неконкретных формулировок («разные
материалы», «общая переписка» и т.д.),
а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок
дела состоит из элементов, располагаемых
в следующей последовательности: название
вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (протоколы,
приказы и т.д.); название федерального
органа исполнительной власти или структурного
подразделения (автор документа); название
организации, которой будут адресованы
или от которой будут получены документы
(адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела; название
местности (территории), с которой связано
содержание документов дела; дата (период),
к которым относятся документы дела.
В
заголовках дел, содержащих документы
по одному вопросу, но не связанных последовательностью
исполнения, в качестве вида дела употребляется
термин «документы», а в конце заголовка
в скобках указываются основные разновидности
документов, которые должны быть сгруппированы
в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы
о проведении тематических выставок (планы,
списки, доклады, характеристики экспонатов)
В
заголовках дел, содержащих переписку,
указывается, с кем и по какому вопросу
она ведется.
В
заголовках дел, содержащих переписку
с однородными корреспондентами, последние
не указываются, а указывается их общее
видовое название.
Например:
Переписки
с архивными учреждениями о комплектовании
Архивного фонда Российской Федерации
научно - технической документацией
В
заголовках дел, содержащих переписку
с разнородными корреспондентами, последние
не перечисляются.
Например:
Переписка
об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой
деятельности
В
заголовке дела указывается конкретный
корреспондент, если переписка ведется
только с ним.
Например:
Переписка
с ВНИИДАД по вопросам научно-методической
работы
При
обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание
дела касается нескольких однородных
административно - территориальных единиц,
в заголовке дела не указываются их конкретные
названия, а указывается их общее видовое
название.
Например:
Переписка
с главами администраций областей о социальной
защите населения
Если
содержание дела касается одной административно-территориальной
единицы (населенного пункта), ее (его)
название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка
с филиалом РГАНТД (г. Самара) об использовании
архивных документов
В заголовках
дел, содержащих плановую или отчетную
документацию, указывается период (квартал,
год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые
отчеты ЗАО « Болшевский текстиль» о работе
автотранспорта
Если
дело будет состоять из нескольких томов
или частей, то составляется общий заголовок
дела, а затем при необходимости составляются
заголовки каждого тома (части), уточняющие
содержание заголовка дела.
Порядок
расположения заголовков дел внутри разделов
и подразделов номенклатуры дел определяется
степенью важности документов, составляющих
дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются
заголовки дел, содержащих организационно
- распорядительную документацию.
Заголовки
дел могут уточняться в процессе формирования
и оформления дел.
Графа
3 номенклатуры дел заполняется по окончании
календарного года.
В
графе 4 указывается срок хранения дела,
номера статей по перечню, а при его отсутствии
- по типовой или примерной номенклатуре
дел или согласованный с Федеральной архивной
службой России срок хранения.
В
графе 5 «Примечание» указываются название
перечней документов, использованных
при определении сроков хранения дел,
проставляются отметки о заведении дел,
о переходящих делах (например, переходящее
с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению,
о лицах, ответственных за формирование
дел, о передаче дел в другой федеральный
орган исполнительной власти для продолжения
и др.
9.1.14.
Если в течение года в федеральном
органе исполнительной власти
возникают новые документированные
участки работы, не предусмотренные
дела, они дополнительно вносятся
в номенклатуру. Для вновь заводимых
дел в каждом разделе номенклатуры
оставляются резервные номера.
9.1.15.
По окончании года в конце
номенклатуры дел делается итоговая
запись о количестве заведенных
дел (томов).
9.2. Формирование и оформление
дел
9.2.1.
Формирование дел - группировка исполненных
документов и дела в соответствии
с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
9.2.2.
Дела формируются в федеральном
органе исполнительной власти, как
правило, децентрализованно, т.е. в структурных
подразделениях.
9.2.3.
Исполненные документы должны
в 15-дневный срок сдаваться исполнителем,
в зависимости от принятой
системы ведения делопроизводства,
в службу ДОУ или лицам ответственным
за ведение делопроизводства
в структурных подразделениях, для
формирования их в дела. Номер дела,
в которое должен быть подшит документ,
определяет руководитель структурного
подразделения или исполнитель в соответствии
с номенклатурой дел.
9.2.4.
Контроль за правильным формированием
дел осуществляется службой ДОУ.
9.2.5.
При формировании дел необходимо
соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные
документы, в соответствии с заголовками
дел по номенклатуре; группировать
в дело документы одного календарного
года, за исключением переходящих
дел; раздельно группировать в
дела документы постоянного и
временных сроков хранения; помещать
в дела ксерокопии факсограмм,
телефонограммы на общих основаниях; в
дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры,
черновики; по объему дело не должно превышать
250 листов. При наличии в деле нескольких
томов (частей) индекс и заголовок дела
проставляются на каждом томе с добавлением
«т. 1», «т. 2» и т.д.
9.2.6.
Документы внутри дела располагаются
в хронологической, вопросно-логической
последовательности или их сочетании.
Распорядительные
документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В
отдельные дела по хронологии, в зависимости
от вида документов, формируются копии
принятых федеральных законов, актов Президента Российской
Федерации, актов Правительства Российской
Федерации и выписки из соответствующих
протоколов заседаний Правительства Российской
Федерации или его Президиума.
Все
документы отчетного и информационного
характера по исполнению акта Президента
Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации, находящиеся на
контроле, подшиваются в заведенное на
этот акт дело. Если на акт дело не заводилось,
то отчетные документы подшиваются в дело
переписки постоянного срока хранения
за текущий год.
Документы
коллегий группируются в два дела: протоколы
и решения коллегии; документы к заседаниям
коллегии.
Положения,
инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к
ним и группируются вместе с указанными
документами.
Приказы
по основной деятельности группируются
отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы
в деле располагаются в хронологическом
порядке по номерам. Документы к протоколам,
сгруппированные в отдельные дела, систематизируются
по номерам протоколов.
Утвержденные
планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные
списки и другие документы группируются
отдельно от проектов.
Документы
в личных делах располагаются по мере
их поступления.
Ведение
дел государственных служащих осуществляется
в соответствии с Указом Президента Российской
Федерации «О порядке ведения личных дел
лиц, замещающих государственные должности
Российской Федерации в порядке назначения
и государственные должности федеральной
государственной службы» от 01 июня 1998
г. № 640 (Собрание законодательства Российской
Федерации, 1998, № 23, ст. 2501).
Переписка
группируется, как правило, за период календарного
года и систематизируется в хронологической
последовательности; документ - ответ
помещается за документом - запросом. При
возобновлении переписки по определенному
вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего
года с указанием индекса дела предыдущего
года.
9.2.7.
Дела федерального органа исполнительной
власти подлежат оформлению при
их заведении и по завершении
года. Оформление дела - подготовка
дела к хранению. Оформление дела
включает в себя комплекс работ
по описанию дела на обложке,
брошюровке, нумерации листов и
составлению заверительной надписи.
Оформление дел проводится сотрудниками
службы ДОУ и соответствующих структурных
подразделений, в ведении которых заведение
и формирование дел, при методической
помощи и под контролем архива федерального
органа исполнительной власти.