7.2.3.
При традиционной карточной регистрации
печатается необходимое количество
РКФ, которые могут составлять
следующие картотеки: справочные (по
корреспондентам, видам документов,
авторам документов и др.), контрольно-справочные,
кодификационные, по обращениям граждан,
алфавитные и другие в зависимости от
задач поиска информации.
7.2.4.
Эффективность работы поисковой
системы достигается путем разработки
классификационных справочников:
классификатора
вопросов деятельности федерального органа
исполнительной власти;
классификатора
видов документов;
классификатора
корреспондентов;
классификатора
резолюций;
классификатора
исполнителей;
классификатора
результатов исполнения документов;
номенклатуры
дел.
Помимо
перечисленных в конкретной поисковой
системе могут использоваться и другие
классификаторы в зависимости от потребностей
ввода и поиска документов и информации.
7.2.5.
В автоматизированных поисковых
массивах поиск конкретного документа
или подборки материалов осуществляется
по атрибутам (названию, виду документа,
дате принятия, номеру документа
и т.п.) или по контексту (по
любому слову или фразе, содержащимся
в искомом документе).
Поисковый
запрос может содержать любую комбинацию
атрибутов и элементов текста.
7.2.6.
Поисковые системы должны обеспечивать
поиск информации о деятельности
федерального органа исполнительной
власти, не отнесенной к государственной
тайне или служебной информации
ограниченного распространения, работникам
федерального органа исполнительной
власти, иным государственным органам,
организациям, физическим лицам.
7.2.7.
Порядок получения пользователем
информации определяет федеральный
орган исполнительной власти
как собственник или владелец
информационных ресурсов на основе
требований законодательства.
7.2.8.
Порядок защиты и доступа к
служебной информации ограниченного
распространения определяется федеральными
органами исполнительной власти,
в пределах их компетенции
либо непосредственно собственником
информации, в соответствии с
законодательством.
VIII. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Организация контроля исполнения
8.1.1.
Контроль исполнения включает
в себя: постановку на контроль,
предварительную проверку и регулирование
хода исполнения, снятие с контроля,
направление исполненного документа в
дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов
исполнения документов, информирование
руководителей в целях своевременного
и качественного исполнения поручений,
зафиксированных в документах.
8.1.2.
Контролю подлежат все зарегистрированные
документы, требующие исполнения, перечень
которых утверждается руководителем
федерального органа исполнительной
власти.
При
постановке документа на контроль на левом
поле документа делается отметка о контроле,
которую обозначают буквой «К» или словом
(штампом) «Контроль».
8.1.3.
Контроль исполнения обеспечивает
руководитель федерального органа
исполнительной власти и по
его поручению специальная служба
контроля, а в ее отсутствие
служба ДОУ, которая осуществляет
учет контролируемых документов,
а также хода и состояния
их исполнения.
Контроль
исполнения документов по существу вопроса
осуществляют руководители структурных
подразделений федерального органа исполнительной
власти.
8.1.4.
Контроль исполнения документов
строится на базе регистрационных
данных.
Контрольная
картотека систематизируется по срокам
исполнения документов, по исполнителям,
группам документов (указы и распоряжения
Президента Российской Федерации, поручения
Президента Российской Федерации, постановления
и распоряжения Правительства Российской
Федерации, поручения Правительства Российской
Федерации, приказы федерального органа
исполнительной власти, решения коллегиального
органа и др.).
8.1.5.
Сроки исполнения документов
исчисляются в календарных днях:
поступивших из вышестоящих органов
государственной власти и внутренних
- с даты подписания (утверждения)
документа, а поступивших из других
федеральных органов исполнительной
власти, организаций и обращений
граждан - с даты их поступления.
Сроки
исполнения документов определяются руководителем,
исходя из срока, установленного организацией,
направившей документ, или сроков, установленных
законодательством.
Документы
подлежат исполнению в следующие сроки:
с
конкретной датой исполнения - в указанный
срок;
без
указания конкретном даты исполнения,
имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются
в 3-дневный срок; имеющие пометку «оперативно»
- в 10-дневный срок, остальные - в срок не
более месяца;
по
парламентским запросам - не позднее, чем
через 15 дней со дня получения;
по
запросам членов Совета Федерации, депутатов
Государственной Думы (депутатскому запросу)
- не позднее, чем через 30 дней со дня получения;
по
поручениям Правительства Российской
Федерации, данным федеральным органам
исполнительной власти по доработке проектов
постановлений и распоряжений, рассмотренных
на заседании Правительства Российской
Федерации, а также по проектам постановлений
и распоряжений Правительства Российской
Федерации, поступившим от ответственного
исполнителя на согласование - до 10 дней;
по
письмам Министерства иностранных дел,
без согласования с другими организациями
- в течение 15 дней, с согласованием - 30
дней;
по
обращениям граждан, поступившим в федеральный
орган исполнительной власти и требующим
дополнительного изучения и проверки
- до одного месяца со дня их регистрации,
по остальным обращениям - не более 15 дней.
Если
последний день срока исполнения документа
приходится на нерабочий день, то документ
подлежит исполнению не позднее рабочего
дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата
исполнения указывается в резолюции руководителя
и фиксируется в регистрационно-контрольной
форме.
8.1.6.
При необходимости изменения
срока исполнения документа ответственный
исполнитель представляет на
имя руководителя федерального
органа исполнительной власти, давшего
поручение, мотивированную просьбу
о его продлении не позднее
3 - х дней до истечения этого срока.
Продление
срока исполнения поручения Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации допускается в исключительных
случаях, когда исполнение поручения невозможно
осуществить в указанный срок по объективным
причинам. В этом случае, руководители
федеральных органов исполнительной власти
представляют автору поручения мотивированные
предложения о продлении срока с указанием
планируемой даты исполнения. Такие предложения
представляются не позднее чем в 10-дневный
срок с даты подписания поручения. Сроки
исполнения срочных и оперативных поручений
не продлеваются.
О
всех случаях изменения срока исполнения
документов ответственный исполнитель
своевременно информирует службу ДОУ
для внесения изменений в РКФ (новый срок,
дата изменения, подпись).
Приостанавливать
исполнение документов, а также отменять
их имеют право только вышестоящие органы
или федеральный орган (организация) -
автор документа.
8.1.7.
В случае исполнения документа
несколькими структурными подразделениями
подлинник документа направляется
ответственному исполнителю, остальные
исполнители получают копии документа.
8.1.8.
При уходе в отпуск, выбытии
в командировку, в случае болезни,
увольнении или перемещении, работник,
ответственный за контроль исполнения
документов, обязан передать другому
работнику по согласованию с
непосредственным руководителем
и службой, обеспечивающей контроль
исполнения, все контролируемые
документы.
8.1.9.
При пересылке документа на
исполнение в подведомственную
организацию с последующим информированием
о ходе и результатах исполнения,
вместе с документом пересылаются
два экземпляра регистрационной
карточки. После исполнения один
экземпляр карточки возвращается
с указанием даты и содержания
исполнения.
8.1.10.
Проверка хода исполнения осуществляется
до истечения сроков исполнения
документов (предварительный контроль)
в следующем порядке: задания
последующих лет - не реже одного
раза в год; задания последующих
месяцев текущего года - не реже
одного раза в месяц; задания
текущего месяца - каждые десять
дней и за пять дней до
истечения срока.
Все
напоминания исполнителям и информация
о них фиксируются в РКФ.
8.1.11.
Снятие документа с контроля
осуществляет руководитель федерального
органа или по его поручению
служба ДОУ, снятие документа
с контроля оформляется отметкой
об исполнении документа и
направлении его в дело: краткие
сведения об исполнении или
ссылка на документ (дата и
номер), свидетельствующий об исполнении;
отметка «в дело», номер дела,
в котором будет храниться
документ, дата; подпись исполнителя
или руководителя структурного
подразделения, в котором исполнен
документ.
8.1.12.
Документ считается исполненным
и снимается с контроля после
фактического выполнения поручений
по существу, документированного
подтверждения исполнения и сообщения
результатов заинтересованным организациям
и лицам или, если в представленных
по нему материалах о выполнении
не дано дополнительных поручений
и материалы не возвращены
на доработку.
На
документе и в РКФ проставляется отметка
об исполнении, подпись лица, подтверждающего
исполнение (ответственный исполнитель),
дата.
8.1.13.
Служба ДОУ на основании ежемесячных
справок, получаемых от структурных
подразделений (приложение № 8),
не реже одного раза в месяц готовит сводные
данные о состоянии исполнительской дисциплины
в федеральном органе исполнительной
власти и подведомственной сети, на основании
которых формируются оперативные и аналитические
отчеты для информирования руководства
федерального органа в установленные
им сроки или по запросам.
8.2. Контроль исполнения документов,
поступающих от Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации
8.2.1.
На контроль ставятся все поступающие
документы Президента Российской
Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации, требующие
исполнения.
В
первую очередь рассматриваются документы
с отметками «срочно».
8.2.2.
Контроль за исполнением документов
Президента Российской Федерации,
Федерального Собрания Российской
Федерации и Правительства Российской
Федерации, в том числе и срочных
до трех дней, осуществляется
непосредственно руководителем
федерального органа исполнительной
власти либо по его поручению
одним из заместителей руководителя.
Руководитель
федерального органа, которому передан
на исполнение документ вышестоящего
органа, определяет исполнителей и сроки
исполнения поручений в резолюции.
8.2.3.
Служба ДОУ делает соответствующие
отметки в РКФ: вносит фамилию
исполнителя, содержание резолюции
и все последующие отметки
о прохождении и исполнении
документов.
8.2.4.
Руководитель службы ДОУ еженедельно
составляет сводку о ходе исполнения
документов для последующего
информирования руководителя федерального
органа исполнительной власти
о состоянии исполнительской
дисциплины по исполнению документов
вышестоящих органов.
8.2.5.
О ходе и результатах исполнения
каждого документа руководителю
федерального органа исполнительной
власти представляются сведения
за подписью должностного лица,
которому было дано поручение,
или лица, исполняющего его обязанности.
Если
поручение, содержащееся в документе Президента
Российской Федерации, Федерального Собрания
Российской Федерации или Правительства
Российской Федерации дано нескольким
должностным лицам, то федеральный орган
исполнительной власти, указанный в поручении
первым, является ответственным исполнителем
поручения и организует работу соисполнителей.
Ответственный исполнитель определяет
сроки представления соисполнителями
предложений, порядок согласования и подготовки
итогового проекта документа. Соисполнители
представляют свои предложения ответственному
исполнителю в установленные им сроки.
Доклад
об исполнении поручения Президента Российской
Федерации с приложением проекта доклада
Президенту Российской Федерации представляется
в Правительство Российской Федерации
за 5 дней до истечения срока, установленного
Президентом Российской Федерации.
8.2.6.
Сведения о снятии с контроля
вносятся в РКФ, сведения по
исполненным документам проставляются
в РКФ отметкой «В дело».
IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация
документов в делопроизводстве представляет
собой совокупности видов работ, обеспечивающих
сохранность, учет, систематизацию документов,
формирование и оформление дел в делопроизводстве
и их передачу в центральный архив федерального
органа исполнительной власти (далее именуется
- архив) в соответствии с требованиями,
установленными государственными стандартами
на документы, нормативно-методическими
документами Федеральной архивной службы
России, а также соответствующими нормативно-методическими
документами по архивному делу и делопроизводству
федеральных органов исполнительной власти.
Основными
видами работ, обеспечивающими правильную
организацию документов в делопроизводстве,
являются составление номенклатур дел
и формирование дел.