6.6. Прием и обработка документов,
поступающих по каналам электронной
почты и факсимильной связи
6.6.1.
Электронная почта - один из компонентов
системы автоматизации документооборота,
средство доставки, отправки информации
и ее передачи между пользователями
как внутри федерального органа
исполнительной власти, так и между организациями,
имеющими соответствующие аппаратные
и программные средства.
6.6.2.
Электронные сообщения, посылаемые
по электронной почте, исполняются
аналогично документам на бумажных
носителях, при наличии определенной
специфики в процессе исполнения.
6.6.3.
Отправитель электронного сообщения
запускает программу отправки
почты и создаст файл сообщения,
указывает его имя, дату и время
отправки. Сообщения можно вводить
и редактировать с помощью
текстовых редакторов. Электронные
сообщения передаются адресатам
в соответствии с указателем
на рассылку.
Адресат
получает изображение документа на экране
компьютера, а затем распечатывает его
на бумажный носитель.
Каждому
абоненту в электронной почте выделяется
индивидуальный почтовый ящик (область
памяти ЭВМ), которому присваивается код
пользователя, и обмен электронными сообщениями
осуществляемся через эти почтовые ящики.
6.6.4.
При наличии электронной почты
документы обрабатываются и исполняются
при помощи автоматизированной
регистрации. Отправителю необходимо
поставить отметку «соответствует
оригиналу».
6.6.5.
При передаче и приеме текстов
служебных документов по каналам
факсимильной связи необходимо
руководствоваться следующими требованиями:
объем
передаваемого документа (текста, схемы,
графического изображения), выполненного,
на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
документ
для передачи по каналу факсимильной связи
сдается с заявкой установленного образца,
подписанной руководителем подразделения.
Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность
за содержание передаваемой информации
возлагается на исполнителя, подготовившего
документ к передаче, и руководителя соответствующего
подразделения:
факсограммы
на иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом,
подписавшим факсограмму;
запрещается
передавать текст документов с пометкой
«Для служебного пользования»;
подлежащий
передаче документ учитывается в журнале
установленной формы. Подлинники документов
после передачи возвращаются исполнителям
с отметкой о времени отправки;
поступившие
факсограммы учитываются в журнале установленном
формы без проставления регистрационного
штампа, передаются адресатам под расписку
в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы
на иностранных языках доставляются адресату
без перевода.
Контроль
за использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях, осуществляется
их руководителями.
6.7. Учет количества документов
6.7.1.
Учет количества документов за
определенный период времени (год,
месяц) проводится по РКФ по
месту регистрации документов.
Результаты
учета количества документов обобщаются
службой ДОУ и представляются руководству.
6.7.2.
За единицу учета количества
документов принимается сам документ,
без учета копий, создаваемых
при печатании и размножении.
Размноженные
экземпляры подсчитываются отдельно в
копировально-множительном бюро, машинописном
бюро, службе автоматизированной подготовки
документов на основе принятой в федеральном
органе исполнительной власти системы
учета документов.
Учет
количества документов может проводиться
по федеральному органу исполнительной
власти в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие
и создающиеся документы подсчитываются
отдельно.
Итоговые
данные подсчета представляются в табличной
форме (Приложение № 6).
По каждой группе учитывается количество
документов и отдельно их тираж (цифры
проставляются через косую черту или в
отдельных графах).
6.8. Работа исполнителей с документами
6.8.1.
Руководители структурных подразделений
федерального органа исполнительной
власти обеспечивают оперативное
рассмотрение документов, доведение
их до исполнителей в день
поступления, контроль за качественным
исполнением документов по существу
вопроса.
6.8.2.
При рассмотрении документов
руководитель подразделения выделяет
документы, требующие срочного исполнения.
Срочные
документы передаются немедленно.
При
необходимости размножения документа
или других задержках исполнителю передается
регистрационная карточка или используется
иная форма его информирования.
6.8.3.
Исполнение документа предусматривает:
сбор и обработку необходимой
информации, подготовку проекта
документа, его оформление, согласование,
представление на подписание (утверждение)
руководством федерального органа
исполнительной власти или руководителями
структурных подразделений, подготовку
к пересылке адресату.
Исполнитель
определяет необходимое количество экземпляров
документа, передает документ на тиражирование.
На документ, рассылаемый более, чем в
четыре адреса, исполнитель готовит указатель
на рассылку.
6.8.4.
При оперативном решении вопросов
без составления дополнительных
документов исполнитель делает
отметки на документе: о дате
поступления (если образовался интервал
времени между поступлением документа
и его доставкой исполнителю),
о датах промежуточного исполнения
(запрос сведений, телефонные переговоры
и т.д.), о дате и результатах
окончательного исполнения.
Все
отметки размещаются на свободных от текста
местах.
6.8.5.
При наличии ответственного исполнителя
все остальные исполнители ответственны
за своевременный и качественный
анализ информации и представление
ответственному исполнителю в
установленные им сроки необходимых
материалов (проектов документов, справок,
сведений и т.д.).
Ответственный
исполнитель несет персональную ответственность
за полноту и достоверность информации,
использованной при подготовке документа.
6.9. Работа с обращениями и
запросами депутатов
6.9.1.
Подготовка и направление ответов
на обращения и запросы депутатов
разных уровней осуществляется
федеральными органами исполнительной
власти в соответствии с законодательством
Российской Федерации о статусе
депутата.
6.9.2.
В качестве обращения и запроса
рассматривается письмо, написанное
на бланке депутата, имеющее подпись
депутата и дату.
При
обращении депутата в федеральный орган
исполнительной власти должностные лица
должны предоставить депутату всю информацию,
связанную с его депутатской деятельностью.
При
обращении депутата должностные лица
безотлагательно (а при необходимости
получения дополнительных материалов
- не позднее 30 дней со дня получения обращения)
дают ответ на это обращение и предоставляют
запрашиваемые документы или сведения.
При этом сведения, составляющие государственную
тайну, предоставляются в порядке установленном
федеральным законом о государственной
тайне.
Должностное
лицо, которому направлен запрос депутата,
должно дать ответ на него в письменной
форме не позднее чем через 30 дней со дня
его получения или в иной, согласованной
с инициатором запроса срок.
6.9.3.
В случае необходимости проведения
в связи с обращением или
запросом дополнительной проверки
или дополнительного изучения
каких-либо вопросов следует сообщить
об этом автору обращения или
запроса в 3-дневный срок со
дня его получения. Окончательный
ответ депутату представляется
не позднее 30 дней со дня поступления
обращения или запроса.
6.9.4.
Должностное лицо, которому направлен
парламентский запрос должно
дать ответ на него в устной
(на заседании соответствующей
палаты Федерального Собрания
Российском Федерации) или письменной
форме не позднее чем через
15 дней со дня получения парламентского
запроса или в иной, установленной
соответствующей палатой Федерального
Собрания Российской Федерации
срок. Ответ должен быть подписан
тем должностным лицом, которому
направлен парламентский запрос,
либо лицом, временно исполняющим
его обязанности.
6.9.5.
Прием, обработка и направление
поступающих обращений и запросов
депутатов осуществляется службой
ДОУ федерального органа исполнительной
власти в соответствии с установленным
порядком работы с поступающими
документами.
6.9.6.
В структурных подразделениях
федерального органа исполнительной
власти по обращениям и запросам
в соответствии с указаниями
руководства оперативно готовятся
проекты ответов, а в необходимых
случаях проекты поручений соответствующим
организациям.
6.9.7.
Обращения и запросы депутатов
и документы по их рассмотрению
формируют в дела в соответствии
с номенклатурой дел.
6.9.8.
В федеральном органе исполнительной
власти анализируют количество,
характер и содержание обращений
и запросов депутатов и информируют
об этом руководство федерального
органа исполнительной власти.
VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
7.1. Регистрация документов
7.1.1.
Основой построения поисковых
систем является регистрация
документов - запись учетных данных
о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания,
отправления или получения.
7.1.2.
Регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и
использования в справочных целях.
Регистрируются
документы, поступающие из других организаций
и от физических лиц, а также создаваемые
- внутренние и отправляемые.
Документы
регистрируются независимо от способа
их доставки, передачи или создания.
7.1.3.
Документы регистрируются один
раз: поступающие - в день поступления,
создаваемые - в день подписания
или утверждения. При передаче
документа из одного подразделения
в другое он повторно, как правило,
не регистрируется.
7.1.4.
Регистрация документов производится
в пределах групп, в зависимости
от названия вида документа, автора
и содержания. Например, отдельно
регистрируются документы, поступившие
из Правительства Российской
Федерации, приказы руководителя
федерального органа исполнительной
власти по основной деятельности,
приказы по личному составу, служебная
переписка, обращения граждан.
7.1.5.
Регистрация поступающих, внутренних
и отправляемых документов производится
в местах исполнения и создания
документов. Документы, полученные
из Правительства Российской
Федерации, Администрации Президента
Российской Федерации, поступающие
на рассмотрение руководителя
федерального органа исполнительной
власти и его заместителей, распорядительные
документы и переписка за подписью
руководителя федерального органа
исполнительной власти, протоколы
и решения коллегиальных органов
регистрируются в службе ДОУ.
Документы,
создаваемые по направлениям деятельности
федерального органа исполнительной власти,
регистрируются в структурных подразделениях.
Документы,
передаваемые или принимаемые по каналам
факсимильной связи, регистрируются в
службе ДОУ или в структурных подразделениях,
осуществляющих их прием и передачу.
7.1.6.
Документы регистрируются в РКФ
- традиционных или электронных
карточках, журналах.
7.1.7.
Регистрационный номер документа
состоит из порядковою номера,
который, исходя из информационных
потребностей федерального органа
исполнительной власти, может дополняться
буквенным или цифровым индексом
структурного подразделения, индексом
дела по номенклатуре дел, кодом
документа по классификатору
корреспондентов, исполнителей и
др. Составные части регистрационного
номера отделяются друг от
друга косой чертой.
7.1.8.
Для достижения информационной
совместимости регистрационных
данных и создания поисковых
систем устанавливается следующий
состав основных реквизитов регистрации:
наименование
организации (автора или корреспондента);
наименование
вида документа;
дата
и регистрационный номер документа;
дата
и индекс поступления;
заголовок
к тексту (краткое содержание документа);
резолюция
(исполнитель, содержание поручения, автор,
дата);
срок
исполнения документа;
отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело.
Правила
заполнения основных реквизитов РКФ представлены
в приложении № 7.
Состав
основных реквизитов регистрации в зависимости
от характера документа и задач использования
информации может дополняться другими
реквизитами:
гриф
(пометка) ограничения доступа к документу;
внутренняя
переадресация документов по исполнителям;
код
по тематическому классификатору;
ключевые
слова;
количество
листов документа;
наличие
приложений;
должностное
лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные
сроки исполнения;
перенос
сроков исполнения;
срок
хранения документа;
статус
документа (проект, версия);
вид
передачи документа (почтой, факсом и т.д.)
и др.
7.1.9.
Регистрация документов - ответов
осуществляется в РКФ инициативных
документов. Документу - ответу присваивается
порядковый номер в пределах
соответствующего регистрационного
массива.
7.2. Организация поисковой системы
по документам
7.2.1.
Для обеспечения эффективного
использования информации при
принятии решений в федеральных
органах исполнительной власти
создаются поисковые системы
по документам.
7.2.2.
Информация о документах, полученная
при их регистрации, поступает
в поисковую систему, которая
включает в себя картотеки
и классификационные справочники.