Принятые
решения доводятся до исполнителей в виде
выписок из протоколов, которые оформляются
на соответствующем бланке и заверяются
печатью службы ДОУ.
4.3.6.
Протоколы печатаются на стандартном
бланке протокола или на общем бланке
федерального органа исполнительной власти
формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование
документа - слово Протокол печатается от границы верхнего
поля прописными буквами в разрядку, полужирным
шрифтом и выравнивается по центру;
Вид заседания,
совещания - отделяется от предыдущего
реквизита 2 межстрочными интервалами,
печатается через 1 интервал и выравнивается
по центру.
Место проведения
заседания, совещания указывается
при оформлении протоколов совещания
в том случае, если оно происходило не
на обычном месте.
Печатается
через 2 межстрочных интервала после реквизита
«вид заседания, совещания», отделяется
от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер
протокола. Дата оформляется цифровым
или словесно - цифровым способом и печатается
через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего
реквизита.
Основная
часть протокола печатается через 1,5 межстрочных
интервала.
Каждый
вопрос нумеруется арабской цифрой и его
наименование начинается с предлога «О»
(«Об»), которое печатается центровано
другим размером шрифта и подчеркивается
одной чертой после последней строки.
Под чертой в скобках указываются фамилии
должностных лиц, выступавших на заседании
(совещании) и краткое содержание выступлений
при рассмотрении соответствующего вопроса.
Фамилии печатаются через 1 межстрочный
интервал.
Затем
указывается принятое по этому вопросу
решение.
Подпись отделяется
от текста 3 межстрочными интервалами
и включает наименование должности лица,
председательствовавшего на заседании
(совещании), его личной подписи, расшифровки
подписи (инициалы и фамилия).
Наименование
должности печатается от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный интервал
и центрируется относительно самой длинной
строки.
Расшифровка
подписи располагается на уровне последней
строки наименования должности без пробела
между инициалами и фамилией. Последняя
буква в расшифровке ограничивается правым
полем.
Гриф (пометка
ограничения доступа к документу) -
печатается в правом верхнем углу первого
листа протокола. Номер экземпляра печатается
ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных
интервала и центруется по отношению к
ним.
При
решении правовых нормативных вопросов
федеральные органы исполнительной власти
в пределах своей компетенции издают постановления,
как самостоятельные документы.
Оформление
реквизитов постановления аналогично
п. 4.1.6 данной
типовой инструкции.
4.4. Служебные письма
4.4.1.
Служебные письма федеральных
органов исполнительной власти
готовятся:
как
ответы о выполнении поручений Президента
Российской Федерации и Правительства
Российской Федерации;
как
исполнение поручений Президента Российской
Федерации и Правительства Российской
Федерации по обращениям граждан по вопросам,
относящимся к компетенции федеральных
органов исполнительной власти;
как
сопроводительные письма к проектам законодательных
актов Российской Федерации, проектов
актов Президента Российской Федерации
и актов Правительства Российской Федерации;
как
ответы на запросы различных организаций,
предприятий и частных лиц;
как
инициативные письма.
4.4.2.
Сроки подготовки ответных писем
устанавливаются резолюцией руководителя
на основании имеющихся сроков
исполнения поручений, запросов
или по решению автора резолюции.
Тексты
ответных писем должны точно соответствовать
заданиям, зафиксированным в резолюции
руководителя. Сроки подготовки инициативных
писем определяются руководителями структурных
подразделений.
4.4.3.
Служебные письма печатаются
на стандартных бланках формата
А4 или А5; изготовление бланков
писем с изображением государственного
герба Российской Федерации средствами
электронно-вычислительной техники
запрещается.
При
оформлении письма на двух и более страницах
вторая и последующие страницы нумеруются
по середине верхнего поля листа арабскими
цифрами.
Служебное
письмо федеральных органов исполнительной
власти, направляемое внутри страны, составляется
на русском языке. Текст служебного письма,
как правило, должен касаться одного вопроса
или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны
и будут рассматриваться в одном структурном
подразделении организации - адресата.
4.4.4.
Текст письма излагается от 3-го
лица единственного числа.
Например:
«Министерство
считает…», «Государственный комитет
рассмотрел…».
Если
письмо оформлено на бланке должностного
лица, то его текст излагается от 1-го лица
единственного числа: «прошу…», «направляю…».
Текст
письма, как правило, состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание
или обоснование составления письма, приводятся
ссылки на документы, являющиеся основанием
подготовки письма. Во второй части, начинающейся
с абзаца, помещаются выводы, предложения,
просьбы, решения и т.д.
4.4.5.
Дата письма - дата принятия решения,
зафиксированного в тексте. Датой
письма является дата его подписания.
Право
подписи служебных писем устанавливается
в положении, в том числе, в положениях
о структурных подразделениях и должностных
инструкциях; в названных документах должен
быть предусмотрен порядок подписания
при отсутствии руководящих должностных
лиц.
V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1. Бланки документов
5.1.1.
Документы федерального органа
исполнительной власти должны, как
правило, оформляться на бланках
и иметь установленный комплекс
обязательных реквизитов и порядок
их расположения (приложения № 1-5).
Бланки
документов изготавливаются на стандартных
листах бумаги форматов А4 (210×297 мм), А5
(148×210 мм).
Нормативные
правовые акты, распорядительные документы
и письма федерального органа исполнительной
власти оформляются на бланках в соответствии
с ГОСТ
Р 6.30-97 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов»
(с изм. на 21.01.2000).
Документы,
издаваемые от имени двух или более организаций,
как правило, оформляются на стандартных
листах бумаги без бланка.
5.1.2.
В федеральных органах исполнительной
власти применяются следующие
бланки:
бланки
с указанием наименования федерального
органа исполнительной власти;
бланки
с указанием должности руководителя федерального
органа исполнительной власти и его заместителей;
бланки
с наименованиями структурных подразделений,
имеющих право издавать распорядительные
документы и осуществлять переписку со
сторонними организациями.
Состав
видов бланков, применяемых в федеральном
органе исполнительной власти, утверждается
его руководителем по представлению службы
ДОУ.
5.1.3.
Бланки с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации изготавливаются
полиграфическими предприятиями, имеющими
выданные Министерством Российской
Федерации по делам печати, телерадиовещания
и средств массовых коммуникаций
лицензии на соответствующий
вид деятельности по заказам
федеральных органов исполнительной
власти.
5.1.4.
Бланки документов федерального
органа исполнительной власти
подлежат учету. Изготовление бланков
без изображения Государственного
герба Российской Федерации на
компьютерных принтерах и копировально-множительных
аппаратах осуществляется только
с разрешения руководителя службы
ДОУ.
5.1.5.
Бланки документов должны использоваться
строго по назначению и без
соответствующего разрешения не
могут передаваться другим организациям
и лицам.
5.1.6.
Введение в обращение по мере
необходимости новых бланков
документов осуществляется по
разрешению (поручению) руководителя
федерального органа исполнительной
власти. Соответствующие предложения
вносятся руководителем службы
ДОУ вместе с образцами предлагаемых
бланков.
5.2. Оформление реквизитов в процессе
подготовки документов
При
подготовке организационно-распорядительных
документов работники федерального органа
исполнительной власти обязаны соблюдать
правила оформления реквизитов, изложенные
ниже.
5.2.1.
Заголовок к тексту документа
Заголовок
к тексту документа должен быть кратким,
точно передавать смысл текста и отвечать
на вопрос «о чем?», - «О выделении…», «Об
изменении…» и т.д.
Заголовок
составляется лицом, готовящим проект
документа.
К
тексту документов, оформленных на бланках
формата А5 заголовок не составляется.
5.2.2.
Дата документа
Датой
документа является дата его подписания
(распорядительные документы, письма)
или события зафиксированного в документе
(протокол, акт); для утверждаемого документа
(план, инструкция, положение, отчет) - дата
утверждения.
Дата
документа проставляется должностным
лицом, подписывающим или утверждающим
документ. При подготовке проекта документа
печатается только обозначение месяца
и года.
Все
служебные отметки на документе, связанные
с его прохождением и исполнением, должны
датироваться и подписываться.
Документы,
изданные совместно двумя или более органами
федеральной исполнительной власти должны
иметь одну (единую) дату.
Способ
написания даты зависит от характера документа:
в нормативных документах, определяющих
права граждан и организации, а также содержащих
сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления
даты (29 апреля 2000 г.), а в остальных случаях
- цифровой в следующей последовательности:
день, месяц, год (29.04.2000).
5.2.3.
Подпись документа
Документы,
направляемые в вышестоящие органы, федеральные
органы представительной и судебной власти,
подписываются руководителем федерального
органа или, по его поручению, первым заместителем
руководителя.
Документы,
направляемые подчиненным и сторонним
организациям, гражданам подписываются
руководителем, его заместителями или
руководителями структурных подразделений
в соответствии с их компетенцией.
В
состав подписи входят: наименование должности
лица, подписавшего документ (при использовании
должностного бланка наименование должности
не указывается), личная подпись и ее расшифровка
(инициалы и фамилия).
Если
должностное лицо, подпись которого заготовлена
на проекте документа отсутствует, то
документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель.
При этом обязательно указывается фактическая
должность лица, подписавшего документ
и его фамилия (исправления можно внести
от руки или машинописным способом, например:
«и.о.», «зам»). Не допускается подписывать
документы с предлогом «за» или проставлением
косой черты перед наименованием должности.
При
подписании документа несколькими должностными
лицами их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности.
При
подписании документа несколькими лицами,
равными по должности, но представляющими
разные органы, подписи располагают на
одном уровне.
5.2.4.
Адресование документа
Документы
адресуют организациям, их структурным
подразделениям или конкретным лицам.
При
адресовании документа организации, ее
структурному подразделению без указания
должностного лица их наименования пишутся
в именительном падеже.
Например:
Министерство
культуры
Российской Федерации
Управление
делами
При направлении документа конкретному
должностному лицу наименование организации
и подразделения указывается в именительном
падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Министерство
образования
Российской
Федерации
Управление делами
Ведущему
специалисту
А.И.
Петрову
При адресовании документа руководителю
организации ее наименование входит в
состав наименования должности адресата.
Например:
Генеральному
директору
объединения
«Агропром»
В.Д. Иванову
При адресовании документа физическому
лицу, указывают инициалы и фамилию получателя,
затем почтовый адрес.
Например:
И.П. Калинину
ул.
Садовая, д.5, кв. 12
Киреевский
р-н, г. Липки
Тульская
обл., 301264
5.2.5. Согласование документа
Согласование
документа оформляется визой на документе
или грифом согласования.
Визирование
проекта документа проводится при необходимости
оценки обоснованности документа, соответствия
его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые
на подпись документы визируются исполнителем
(ответственным исполнителем) и руководителем
подразделения, где готовился проект документа.
Документы, содержащие поручения работникам
федерального органа исполнительной власти,
ими должны быть завизированы.
Визы
включают в себя должность визирующего
документ, личную подпись, расшифровку
подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза
проставляется в нижней части оборотной
стороны последнего листа подлинника
распорядительного правого акта. На проекте
законодательного акта, на внутреннем
документе и на копии отправляемого документа
визы проставляются на лицевой стороне
документа.
Замечания, особые мнения и дополнения
к проекту документа оформляются на отдельном
листе. В этом случае виза оформляется
следующим образом: