3.4.2.
Требования к подготовке и
оформлению нормативных правовых
актов федеральных органов исполнительной
власти установлены постановлением
Правительства Российской Федерации
от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении
Правил подготовки нормативных
правовых актов федеральных органов
исполнительной власти и их
государственной регистрации» (с
изменениями на 11 февраля 1999 г.). (Собрание
законодательства Российской Федерации,
1997 № 3, ст. 3895)
IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Приказ, распоряжение
4.1.1.
Приказами и распоряжениями оформляются
решения нормативного характера,
а также по оперативным, организационным,
кадровым и другим вопросам
внутренней работы федерального
органа исполнительной власти.
Проекты
приказов (распоряжений) готовят и вносят
подразделения на основании поручений
руководителя федерального органа исполнительной
власти, его заместителя, либо в инициативном
порядке. Проекты приказов по кадровым
вопросам готовит кадровая служба на основании
соответствующих представлений.
Приказы
подписываются руководителем федерального
органа исполнительной власти или по его
поручению заместителем руководителя.
Обеспечение
качественной подготовки проектов приказов
(распоряжений) и их согласование с заинтересованными
сторонами возлагается на руководителей
подразделений, которые готовят и вносят
проект.
Обеспечение
правильности оформления проектов приказов
(распоряжений) является обязанностью
службы ДОУ.
4.1.2.
Проекты приказов (распоряжений) и
приложения к ним визируются
исполнителем и руководителем
подразделения, внесшим проект, руководителями
подразделений, которым в проекте
предусматриваются задания и
поручения, а также руководителем
службы ДОУ и юридической службы.
Возражения по проекту приказа
(распоряжения), возникающие при
согласовании, излагаются в справке,
которая прилагается к проекту.
Если
в процессе согласования в проект приказа
вносятся изменения принципиального характера,
то он подлежит перепечатке и повторному
согласованию.
Проекты
приказов (распоряжений), представляемые
руководителю на подпись, визируются заместителями
руководителя в соответствии с распределением
обязанностей.
4.1.3.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются
на стандартных бланках установленной
формы и докладываются для
подписи при необходимости со
справкой, которая должна содержать
краткое изложение сути приказа,
обоснование его необходимости,
а также сведения о том, на
основании чего подготовлен проект
и с кем согласован. Датой приказа
является дата его подписания.
Проекты
приказов (распоряжений), подготовленных
совместно с другими органами или организациями,
печатаются на стандартных листах бумаги
без бланка, с указанием названий федерального
органа исполнительной власти и других
органов или организаций.
Приказы
нумеруются порядковой нумерацией в пределах
календарного года; приказы по основной
деятельности, по личному составу и распоряжения
нумеруются отдельно.
4.1.4.
Копии приказов (распоряжений) или
их размноженные экземпляры заверяют
печатью службы ДОУ и направляют
адресатам в соответствии с
указателем рассылки, который составляется
и подписывается исполнителем. Копия
обязательно направляется также
исполнителю и в службу ДОУ.
4.1.5.
Проект приказа (распоряжения) во
исполнение постановления Правительства
Российской Федерации должен
быть подготовлен в течение 10
дней, если не установлен другой
срок.
4.1.6.
Приказ (распоряжение) печатается на
бланке установленной формы шрифтом
размером № 13.
Приказ
(распоряжение) имеет следующие реквизиты:
Наименование федерального
органа исполнительной власти.
Наименование
вида документа - приказ.
Дата и номер -
указанные реквизиты печатаются центрованным
способом.
Дата
оформляется цифровым или словесно-цифровым
способом; номер состоит из знака «№»
и порядкового номера приказа, например:
15
июня 2000 г. № 21; 03.07.2000 № 44.
Заголовок должен
кратко и точно отражать содержание текста
приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок, состоящий из двух и более строк,
печатается полужирным шрифтом через
1 межстрочный интервал.
Например:
О командировании
работников Министерства в …
Заголовок
к документам, оформленным на бланках
с продольным расположением реквизитов,
выравнивается по центру.
Распоряжения,
как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется
от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами
и печатается шрифтом размером № 13 через
1,5 интервала от левой границы текстового
поля и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля. Первая строка
абзаца начинается на расстоянии 1,25 см
от левой границы текстового поля.
Текст
приказа может состоять из 2 частей: констатирующей
(преамбулы) и распорядительной.
В
констатирующей части кратко излагаются
цели и задачи, факты и события, послужившие
основанием для издания приказа. Она может
начинаться словами «в целях», «в соответствии»,
«во исполнение» и т.д. Если приказ издается
на основании другого документа, то в констатирующей
части указывается наименование этого
документа в творительном падеже, его
дата, номер и заголовок.
Преамбула
в проектах приказов завершается словом приказываю,
которое печатается в разрядку.
Распорядительная
часть должна содержать перечисление
предписываемых действий с указанием
исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Распорядительная часть может делиться
на пункты и подпункты, которые нумеруются
арабскими цифрами. Действия однородного
характера могут быть перечислены в одном
пункте. В качестве исполнителей указываются
структурные подразделения или конкретные
должностные лица. Последний пункт распорядительной
части может содержать сведения о подразделении
или должностном лице, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа.
Если
приказ изменяет, отменяет или дополняет
ранее изданный документ или какие - то
его положения, то один из пунктов распорядительной
части текста должен содержать ссылку
на отменяемый документ (пункт документа)
с указанием его даты, номера и заголовка.
Текст пункта должен начинаться словами
«Признать утратившим силу …».
В
приказ не следует включать пункт «Приказ
довести до сведения…». Подразделения
(должностные лица), до сведения которых
доводится приказ, указываются в указателе
рассылки, который исполнитель готовит
вместе с проектом приказа.
Визы включают
должности визирующих, личные подписи,
расшифровку подписей и дату. Место расположения
виз аналогично их расположению на указах
(распоряжениях) Президента Российской
Федерации.
Подпись состоит
из наименования должности лица, подписавшего
документ, личной подписи и расшифровки
подписи (инициалы, фамилия).
Приказы
(распоряжения) подписывает руководитель
федерального органа исполнительной власти,
а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения
к приказу подписываются руководителем
структурного подразделения, подготовившего
проект.
Подпись
ставится на оборотной стороне последнего
листа приложения.
4.1.7.
Совместные приказы федеральных
органов исполнительной власти
печатаются на стандартных листах
бумаги формата А4 (210×297 мм) без
бланка.
При
оформлении совместного приказа:
наименования федеральных
органов исполнительной власти - располагаются
на одном уровне;
наименование
вида документа - приказ; располагается
центровано;
дата совместного
приказа - единая, соответствует дате
более поздней подписи; располагается
центровано;
регистрационный
номер документа, составленного совместно
двумя и более организациями, состоит
из регистрационных номеров документа каждой
из этих организаций, проставляемых через
косую черту и порядке указания авторов
в документе.
подписи руководителей
федеральных органов исполнительной власти
располагаются ниже текста на одном уровне.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1.
Положение принимается в том
случае, если в нем устанавливаются
системно связанные между собой
правила по вопросам, отнесенным
к компетенции федеральных органов
исполнительной власти.
В
правилах устанавливаются нормы и требования,
обязательные для выполнения.
В
инструкции излагается порядок осуществления
какой-либо деятельности или порядок применения
положений законодательных и иных нормативных
актов.
Положения
(правила, инструкции) применяются как
самостоятельные правовые акты, которые
подписываются руководителем, или как
акты, утверждаемые федеральным органом
исполнительной власти; утверждение оформляется
в форме грифа утверждения или путем издания
распорядительного документа об их утверждении.
Решение о порядке принятия положений,
правил и инструкций находится в ведении
федерального органа исполнительной власти.
4.2.2.
Порядок подготовки проекта положения
(правил, инструкции) соответствует
общему порядку подготовки проектов
нормативных актов.
4.2.3.
Текст проекта положения (правил,
инструкции) печатается на общем
бланке федерального органа исполнительной
власти.
Текст
излагается от третьего лица единственного
или множественного числа. В тексте используются
слова: «должен», «следует», «необходимо»,
«запрещается», «не допускается».
Заголовок
к тексту положения (правил, инструкции)
отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок
к инструкции, содержащей должностные
требования и порядок проведения работ
(должностная инструкция), отвечает на
вопрос «Кому?» (Должностная инструкция
главному специалисту).
Констатирующей
частью положения (правил, инструкции)
служит раздел «Общие положения», в котором
указываются основания разработки, основное
назначение нормативного акта и сфера
его распространения, ответственность
за нарушение установленных правил и технологий.
Основной
текст положения (правил, инструкции) может
делиться на главы, пункты и подпункты.
Главы должны иметь названия.
Главы
нумеруются римскими цифрами. Нумерация
пунктов и подпунктов производится арабскими
цифрами.
4.3. Протокол
4.3.1.
Протокол составляется на основании
записей, произведенных во время
совещания (заседания), представленных
тезисов докладов и выступлений,
справок, проектов решений и др.;
материалы к обсуждению представляются
структурными подразделениями федерального
органа исполнительной власти
и другими организациями, на которые
возложена их подготовка, не позднее
чем за 15 дней до даты, предусмотренной
планом работы коллегиального
органа. Справки подписываются руководителями
подразделений - исполнителей.
Записи
во время заседания, сбор материалов и
подготовка текста возлагается на секретаря
коллегиального органа или службу ДОУ
и сотрудников подразделений, готовивших
вопросы к обсуждению. Текст протокола
должен быть подготовлен не позднее, чем
через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих
пунктов протокола визируются подразделением,
ответственным за подготовку.
4.3.2.
Подлинники документов по вопросам,
рассмотренным на заседании, направляются
для подшивки в дело в подразделение
- исполнитель вместе с выпиской
из протокола о принятых решениях.
Копии
протоколов заседаний, копии повесток
дня заседаний и материалов к заседаниям
уничтожаются по миновании надобности
в них, причем копии протоколов - по акту.
На
протоколе, содержащем информацию ограниченного
распространения, проставляется пометка
«Для служебного пользования».
4.3.3.
Текст протокола, как правило, состоит
из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие
реквизиты:
Председатель
или Председательствующий
Секретарь
Присутствовали
- список присутствовавших или отсылка
к
прилагаемому списку присутствовавших
Повестка
дня
Докладчики по каждому пункту повестки
дня
Основная часть протокола состоит из
разделов, соответствующих пунктам повестки
дня. Текст каждого раздела строится по
схеме:
СЛУШАЛИ
- ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное
содержание докладов и выступлений помещается
в тексте протокола или прилагается к
нему; в последнем случае делается в тексте
сноска «Текст выступления прилагается».
Постановление (решение) - в тексте протокола
печатается полностью; при необходимости
приводятся итоги голосования.
Содержание
особого мнения, высказанного во время
обсуждения, записывается в тексте протокола
после соответствующего постановления
(решения).
Допускается
форма составления протокола, при которой
фиксируются только принятые постановления
(решения) по соответствующим вопросам.
4.3.4.
Протокол подписывается председательствующим
на заседании и секретарем. Датой
протокола является дата заседания.
Протоколам
присваиваются порядковые номера в пределах
календарного года отдельно по каждой
группе протоколов: протоколы заседаний
коллегии, протоколы технических, научных
и экспертных советов и др. Протоколы совместных
заседаний имеют составные номера, включающие
порядковые номера протоколов организаций,
принимавших участие в заседании.
Номера
постановлений (решений), принятых на заседаниях,
состоят из номера протокола, номера рассматриваемого
вопроса в повестке дня и порядкового
номера постановления (решения) в пределах
вопроса.
К
номерам протоколов и постановлений (решений)
могут прибавляться буквенные коды в соответствии
с поисковой системой, принятой в федеральном
органе исполнительной власти.
4.3.5.
Копии протоколов при необходимости
рассылаются заинтересованным организациям
и должностным лицам в соответствии
с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный
исполнитель подразделения, готовившего
рассмотрение вопроса. Копии протоколов
заверяются печатью службы ДОУ.