Шпаргалка по "Теории управления"

6. Организация и координация  как функции

Организация - это управленческая деятельность, обеспечивающая четкое упорядочение процесса управления в целом, распределение как функций исполнения управленческих решений, так и собственно функций управления. Организация обеспечивает основу рационального построения каждого конкретного оррана управления, определения компетенции его структурных подразделений. 
Координация - это управленческая деятельность, заключающаяся в обеспечении взаимосвязи и согласованности субъектов, объектов и процессов труда во времени и в пространстве. Координация создает условия для пропорционального и непрерывного функционирования системы управления за счет установления непрерывных связей между отдельными подразделениями организации и исполнителями.

 

Организация - это распределение  ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и  полномочий. Организаторская функция  предполагает также распределение  и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в виде организационной структуры.

Координация как функция менеджмента  представляет собой вид деятельности по согласованию и упорядочению усилий объединенных общей целью и совместной деятельностью людей в производственно-хозяйственных  организациях, участников выполнения того или иного задания. Координация обеспечивает взаимодействие различных частей организации в интересах выполнения стоящих перед ней задач. Координация конкретно определяет, кто, что и когда делает, с кем и как взаимодействует, в каком порядке передает собственные результаты труда другим участникам деятельности и пользуется их результатами.

Основные приоритеты координации - согласование, сбалансированность, равновесие, страхование, резервирование, управляемость. Координация осуществляется с помощью  организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

Координация посредством информационных систем предполагает обмен информацией  внутри подразделений и между  ними с помощью компьютерной сети. Такая информационная система позволяет составлять и распространять электронным способом отчеты, памятные записки, бюллетени и другие документы.

 

Основные принципы рациональной организации  как управленческой функции - это  принцип единства цели и принцип  эффективности.

Принцип единства цели. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна способствовать сотрудничеству индивидов в достижении целей данного предприятия или учреждения.

Применение принципа единства цели предполагает, разумеется, наличие ясно сформулированных целей предприятия. Какими бы ни были основные или производные цели, структура организации и ее деятельность должны оцениваться по степени достижения этих целей.

Принцип эффективности. Организация  деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна обеспечивать высокую эффективность, т.е. достижение целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках (причем термин "издержки" понимается шире, чем обычные поддающиеся измерению затраты в рублях, человеко-часах и т.п.).

 

Процесс организации

Процесс организации должен быть последовательным и логичным. Выделяются следующие  необходимые этапы осуществления  организационной деятельности.

1. Установление общих целей предприятия  или учреждения.

2. Формулирование производственных целей, планов и направлений работы.

3. Выявление и классификация  видов деятельности, необходимых  для их осуществления.

4. Группировка этих видов деятельности, исходя из максимально эффективного  использования имеющихся материальных и людских ресурсов.

5. Наделение руководителя каждой  группы полномочиями, необходимыми  для ее продуктивной работы.

6. Горизонтальная и вертикальная  взаимоувязка этих групп через  должностные связи и систему  информационного обеспечения.

В процессе организации происходит разбивка на служебные подразделения. Процесс организации непрерывен, и вопросы, связанные как с отдельными видами деятельности, так и с их группировкой, решаются на всех уровнях управления одновременно.

Этот логический процесс отнюдь не означает, что специализация делает работу неинтересной, утомительной и неоправданно ограниченной. В самом процессе организаций нет ничего, что приводило бы к этому. В любой организации виды работ могут быть определены таким образом, что полностью ограничат свободу действий работников или, напротив, допустят максимально возможную свободу действий.

Диапазон управления

В каждой организации должно быть определено, каким количеством подчиненных  может управлять руководитель

Уровни управления

Еще один вопрос, который приходится решать в разных организациях, прежде всего больших и средних, - это вопрос о количестве уровней управленческой иерархии. Устойчивой тенденцией последних лет стало стремление организаций разной природы к уменьшению количества уровней управления

Способы группировки видов деятельности

Любая организация предполагает группировку  видов деятельности. В коммерческих предприятиях имеются отделы сбыта, производственный отдел, отдел рекламы, маркетинга, бухгалтерия, плановый отдел  и другие

 

Выводы

1. Взаимоотношения людей в рамках любого предприятия или учреждения нуждаются в организации и координации своих действий. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в ви-

де организационной  структуры.

2. Координация  обеспечивает взаимодействие различных  частей организации в интересах  выполнения стоящих перед ней  задач. Координация осуществляется  с помощью организационных структур, а также посредством создания рабочих групп, информационных систем, назначения координатора.

3. Рационально  осуществляемая организация должна  включать наличие целей, определение  основных обязанностей, определенную  свободу действий или полномочий, а так же своевременное и  достаточно полное обеспечение информацией.

4. Основные  принципы рациональной организации  включают в себя принцип единства  цели и принцип эффективности.

5. Устойчивой  тенденцией последних лет стало  стремление организаций разной  природы к уменьшению количества  уровней управления.

6. В каждой  организации должно быть определено, каким количеством подчиненных  может непосредственно управлять  руководитель. Исследователи определили, что обычно такое число подчиненных  колеблется от четырех до восьми  на высших уровнях управления  и от восьми до пятнадцати, а иногда и больше - на более низких уровнях.

7. Основные виды деятельности  в организации могут группироваться  в соответствии с функциями,  с технологическим процессом,  по географическому или продуктовому  принципу.

 
7. Содержание и принципы организации

Необходимость в управлении возникает из кооперации и разделения труда в тех случаях, когда работа осуществляется многими  лицами.

Организация - это распределение ролей, заданий, информации и других ресурсов, процессов, методов и технологий, коммуникации, ответственности и полномочий. Организаторская функция предполагает также распределение и внедрение процедур, призванных обеспечить выполнение задач организации. Организация имеет место в рамках любого учреждения или предприятия. Зафиксированное и формально закрепленное разделение труда по управлению оформляется в виде организационной структуры.

Совместная  работа отдельных сотрудников, осознающих необходимость объединения усилий, будет наиболее эффективна только при  четком понимании каждым из них своей роли в коллективных усилиях и того, как их роли взаимосвязаны. Это положение в равной степени верно и для коммерческого предприятия, и для правительственного учреждения. Создание и поддержание системы ролей осуществляется с помощью организационной функции управления

Рационально осуществляемая организация  должна включать:

наличие целей, постановка которых является задачей  планирования;

четкое  определение основных обязанностей или областей деятельности;

определенную  свободу действий или полномочий, с тем чтобы индивид, действующий в данной роли, знал, что лично он может предпринять для получения желаемых результатов;

своевременное и достаточно полное обеспечение  информацией

Основные принципы рациональной организации как управленческой функции - это принцип единства цели и принцип эффективности.

Принцип единства цели. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна способствовать сотрудничеству индивидов в достижении целей данного предприятия или учреждения.

Применение принципа единства цели предполагает, разумеется, наличие  ясно сформулированных целей предприятия. Какими бы ни были основные или производные  цели, структура организации и  ее деятельность должны оцениваться  по степени достижения этих целей.

Принцип эффективности. Организация деятельности людей в рамках того или иного предприятия или учреждения должна обеспечивать высокую эффективность, т.е. достижение целей при минимальных нежелательных последствиях или издержках (причем термин "издержки" понимается шире, чем обычные поддающиеся измерению затраты в рублях, человеко-часах и т.п.).

 

8.9. Мотивация и стимулирование  в управлении

В теории и практике современного управления все большую актуальность приобретает одна из его важнейших  функциональных составляющих - мотивация.

Компоненты мотивации  и стимулирования

Мотив-motiv) означает внутренюю причину, побуж-дающую к какому-либо действию или к системе действий (деятельности). Совокупность мотивов представляет сложный психологический комплекс, характеризующий личность человека в социальной системе и предопределяющий его поведение и реакцию на внешние воздействия. Любое конкретное действие человека, в том числе труд, осуществляется в силу внутренних причин, побуждений, в связи с потребностями, интересами и ожиданиями личности.

Стимулами можно считать внешние воздействия на человека / группу / организационную систему - экономические, политические, правовые, экономические, технико-технологические, социально-психологические и другие, так или иначе направленно влияющие на процесс и результаты трудовой деятельности.

Стимул - это не любое внешнее воздействие, а лишь такое, побуждающий эффект которого опосредован психикой человека, отвечает его мотивам.

Стимулы, внедряясь  в сознание работника и усваиваясь им, становятся мотивами деятельности. Получая из внешней среды стимулирующий импульс (экономический, политический, правовой, социокультурный и т.д.) и пропуская его через свою психику, человек трансформирует этот импульс на себя, соотносит его со своими потребностями, интересами, возможностями, желаниями, ожиданиями и целевыми установками.

В итоге  из множества вариантов появляется решение действовать именно так, а не иначе.

Мотивация есть процесс побуждения человека к деятельности во имя достижения определенных целей. Мотивировать поведение означает уметь понимать и воспринимать внутренние потребности работника, системы и побуждать людей к сознательному самостоятельному выбору действии по удовлетворению потребностей и достижению личных и коллективных целей.

Стимулирование - это процесс регулирующего воздействия на работника факторов внешней среды с целью повышения его трудовой активности. Если мотивация подталкивает деятельность изнутри, то стимулирование привлекает ее извне возможностью удовлетворения потребностей. Стимулировать поведение - значит создавать такие внешние условия воздействия на работника, организационные системы, которые побуждают или вынуждают их действовать в установленном, заданном режиме для достижения поставленных целей.

Под структурой мотивации понимаются составляющие ее и упорядоченные определенным образом элементы - потребности, интересы, способности, желания, ожидания, ценностные ориентации, установки. Рассмотрим кратко эти составляющие.

Важную  роль в мотивации играет интерес - особая форма проявления потребности, обеспечивающая направленность личности на осознание и достижение определенных целей деятельности. Отличительным признаком действия интереса является видимое усиление мотивации, проявляющееся в повышенном внимании к объекту, в динамике мышления, в интеллектуальном и ином напряжении. Можно считать, что интерес есть катализатор мотивации.

Мотивация как функция управления

Мотивы  являются основным внутренним фактором, определяющим источники и направленность деятельности работника по повышению (или понижению) эффективности и результатов труда. Поэтому процесс формирования мотиваций работников является важнейшей функцией управления.

Выводы

1. Мотивация  является сложным процессом, объединяющим  два крупных уровня: базовый, включающий  глубинные причины и источники поведения, и опосредованный, включающий оценку взаимосвязи предстоящих усилий с их результатами.

2. Невозможно  без знания источников мотивации,  их природы и структурных особенностей  формировать эффективные способы  практического управления мотивацией.

3. Мотивация  - важнейшая функция управления  поведением человека, социально  организованных систем. В силу  своей сложности и специфичности  эта функция приобретает относительно  обособленный характер, и ее реализация  становится предметом мотивационного управления. В его основе лежит изучение и практическое использование влияния мотивации на результативность деятельности работника (группы) организации. Это влияние весьма индивидуально и зависит от множества факторов внутренней и внешней среды развития.