Основы управления агентством недвижимости

Стратегический, этот план охватывает все фазы и оценивает реализуемость достижения целей проекта.

Тактический, который в свою очередь включает:

• Текущий - уточняет сроки выполнения комплексов работ, потребность в ресурсах, устанавливает четкие границы между участками работ, за выполнение которых отвечают различные организации
• Оперативный - детализирует задания участникам на месяц, неделю, сутки и комплексам работ.

 

Дерево работ

На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части.

Например, на стадии технического проектирования, основные части проекта, как правило, очевидны. В дальнейшем, когда станет известно больше деталей, эти части могут быть разделены на соответствующие разделы. Наконец, могут быть определены и отдельные группы (“пакеты”) работ. Эта процедура известна как составление дерева работ проекта. Такое дерево является средством расчленения большого, сложного проекта на его компоненты или хозяйственные программы на составляющие проекта. (Для данного проекта виды работ подразделяются всего 1 объект, их правовая и финансовая составляющая регламентируется заказчиком).

По мере получения дополнительной информации на последующих стадиях проектирования плановик может добавить новые уровни к дереву работ проекта. Нижний уровень дерева соответствует пакету работ. Это последние элементы подразделов, за которые ответственен подрядчик или соответствующий отдел организации - заказчика. Пакт работ не следует отделять от других работ проекта, но связи этого пакета с остальной частью проекта должны быть четкими - эти связи не следует усложнять на столько, чтобы затруднялась координация.

Пакет работ является также самостоятельной единицей. Он должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах о реализации проекта Дерево работ, служит для разработки структурной схемы для административного управления проектом. Таким образом, разделение проекта на пакеты работ удовлетворяет двум функциям: планирования и административного управления. Поэтому одновременно с деревом работ необходимо развивать организационно-административное дерево и увязывать его структурные единицы с пакетами работ.

2. Показатели выполнения проекта

К показателям, характеризующим выполнение объемно-временных параметров проектов строительства, относится:

• объемы строительно-монтажных работ, в физическом и стоимостном выражении (общие и по исполнителям) - косметический ремонт агентства, наружная отделка, разработка логотипа агентства.
• численность рабочих - 1 бригада рабочих из 5 человек, предоставляемая рабочая сила от строительно-монтажной организации по договору, разработкой логотипа занимается дизайнер Перевалова Е. А. и выполнение вывесок, брошюр, светодиодных вывесок, рекламных роликов и щитов (баннеров) от рекламного агентства .
• объемы работ в натуральных измерителях по основным видам СМР. При этом обязательно включаются виды работ, для последующих работ - отделка стен фактурной шпаклевкой, пол из ламината, электрическая проводка.
• сдача актов рабочих комиссий - согласовывается с заказчиком при визуальном осмотре.

Одновременно происходит накопление информации, раскрывающей статистические параметры наблюдаемых процессов, и ее анализ с целью определения статистических оценок продолжительности, интенсивности и трудоемкости выполнения контролируемых работ, уровня реализации плановых заданий по основным показателям. Статистический анализ включает вычисление числовых характеристик - выборок, оценку параметров и эмпирических распределений, выборы определения параметров теоретических распределений наблюдаемых распределений.

К блоку показателей, характеризующих выполнение бюджета относятся:

• первоначальная стоимостная калькуляция (прейскуранты, цены указанные в договорах);
• стоимостные рабочие счета, включающие фактические прямые затраты ( плата за обучение персонала);
• накладные расходы и другие затраты (расходы на оплату коммунальных услуг).

К блоку показателей характеризующих расход материально-технических ресурсов относятся:

• расход строительных материалов, конструкций деталей, оборудование (фактурная штукатурка, ламинат, изготовление вывесок);
• расход трудовых ресурсов (услуги юриста, бухгалтера, специалиста по обучению персонала, услуги риэлторов);
• расход машин, механизмов и вспомогательного оборудования (доставка техники, доставка строительных материалов, воды).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. ГЛАВА

         Роль контролинга в управлении инвестиционным проектом

 

При неоднозначности понимания контроллинга целесообразно разобраться в первичных основах контроллинга как системы. Начнем с самого понятия термина “контроллинг”.

Данный термин рожден от английского глагола “to control”. На практике этот глагол имеет несколько значений, в том числе в экономическом аспекте означает “управление” и “наблюдение”. Исходя из этого можно сделать вывод, что контроллинг призван решать комплекс задач, связанных с наблюдением, планированием и управлением.

Контроллинг выполняет важнейшую функцию поддержки системы менеджмента и занимается:

             • планированием и постановкой  цели (глобальных и локальных  стратегий);

             • сбором, анализом внутренней  и внешней информации;

   • целенаправленным управлением, координацией и контролем.

Целью контроллинга является реализация глобальных и локальных целей (стратегий) предприятия. При этом высшей целью является сохранение стабильности и успешное развитие предприятия. Из вышесказанного можно сделать вывод, что цель контроллинга  производная от целей самого предприятия.

Процесс создания системы контроллинга инвестиционных проектов

( агентства недвижимости) состоит  из следующих этапов:

Первый этап - выбор и обоснование инвестиционного проекта в соответствии с целями и стратегией предприятия. Для этого устанавливают цель проекта и выявляют характер и степень влияния факторов внешней и внутренней среды на достижение этой цели. Отметим, что цели осуществления агентства недвижимости: получение прибыли,, завоевание рынка.

Второй этап - выбор критерия достижения цели проекта. Целью проекта является: доля рынка, темп роста, степень уменьшения риска существующих направлений деятельности и др.

Третий этап - разработка критериев достижения целей и подконтрольных показателей для каждого центра ответственности с учетом возможностей и полномочий менеджеров таких центров.

Четвертый этап - разрабатывается организационная сторона контроллинга инвестиций. Создается структура системы отчетности по инвестиционному проекту. Такая отчетность должна фиксировать плановые и фактические показатели по этапам работ, срокам, затратам. В ней также должны быть указаны отклонения фактических значений подконтрольных показателей от плановых и определена степень влияния производственных отклонений на достижение цели всего проекта.

 

Для наиболее успешного осуществления функции контроллинга необходимо построить систему контроля еще на ранних стадиях реализации проекта АН «Истина». Основные принципы построения эффективной системы контроля включают наличие четких планов (планов и сроков выполнения строительно-монтажных работ, дизайнерских работ, сроков и качества обучения персонала, создание компьютеризированной системы в студии, своевременной доставки и монтажа установки оборудования), ясной и однозначной системы отчетности (строительно-монтажная работа должна выполняться строго по графику, сроки выполнения отдельных видов работ, таких как отделка стен, полов, указаны в договоре). Подрядчик должен регулярно отчитываться о проделанной работе заказчику или доверенному им лицу; рекламное агентство представляет разработанные им эскизы, шаблоны, рекламные ролики и только после одобрения заказчиком приступает к работам по изготовлению товарного знака. Сроки так же оговариваются в договоре; обучение персонала происходит в течение 30 дней, согласно программе обучения. Все подготовляемые специалисты проходят тесты и их результаты наглядно отражают эффективность обучения, выявляют лидеров и таким образом определяют карьерный рост кадров; компьютеризированная сеть подготавливается специалистами  IТ-отдела, отчет о которых предоставляется заказчику в заранее оговоренные сроки; поставка оборудования осуществляется наземным путем и сроки поставки оговорены в контракте, перед установкой оборудования заказчик подписывает накладную о визуальной целостности оборудования, эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций, эффективной системы реагирования (в случае задержки сроков выполнения работ, подрядчики несут материальный ущерб в оговоренном размере в соответствующем контракте).

Планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем, чтобы обеспечить основу для контроля. В результате анализа собранных данных руководство проекта должно определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размеры и серьезность последствий отклонений.

В рамках функций контроллинга решаются следующие задачи:

• анализ методики планирования инвестиционного проекта;
• сбор текущей информации (мониторинг) и выявление изменений в ходе работ по проекту (заказчик и менеджер следят за сроком выполнения работ, качеством обучения персонала);
• анализ изменений и оценка их влияний на ход проекта анализ причин отклонения от плана (в случае задержки сроков выполнения работ подрядными организациями проекту угрожает опасность не своевременного открытия АН и таким образом потерей изначально малой репутации). Причины отклонения от запланированных сроков могут быть различны - это и не своевременная доставка строительных материалов, и не компетентность рабочих, и перебои в электропитании кадастрового квартала, и метеоусловия, и природные стихии. Таким образом сроки должны рассчитываться с неким запасом времени на непредвиденные обстоятельства мешающие сдать объекты в оговоренную дату исполнения заказов);
• оценка будущей эффективности проекта с учетом изменившихся условий (если условия изменились в лучшую или худшую сторону необходимо пересмотреть некоторые аспекты проекта и скорректировать нужные пункты в соответствующую сторону, это могут быть как сроки выполнения тех или иных объемов работ, так и материальные затраты на них);
• разработка рекомендаций для принятия управленческих решений (так как структура управления реализуемого объекта линейная, то все решения принимает руководитель Бернгард А.В.,

 

Схема осуществления функции контроля реализации инвестиционного проекта.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На первое место в данном случае ставится определение личных целей учредителя. После оценки ситуации как вне, так и внутри компании определяется главная цель. Затем можно перейти к разработке стратегии, которая представляет собой процесс конкретизации главной цели, разбивку ее на задачи и подзадачи. На каждом этапе реализации выбранной стратегии целесообразно вносить в план определенные коррективы, которые диктует реальный ход событий. Таким образом, вырабатывается оперативный план. На основе долгосрочных тенденций и оперативного плана разрабатывается долгосрочный план.

План дает основу для принятия рациональных решений, позволяет оформить и анализировать интуитивные предположения. В данном случае процесс планирования представляется, как показано на рис. 1.5.

 

 

 

Рис. 1. Схема процесса планирования

 

Инновационные элементы вносятся в:

• рынок – в России уже существует рынок агентств недвижимости, но время его существования относительно небольшое, хотя «новым» его считать нельзя;
• недвижимость – услуги по изучению рынка конкретного товара, разработка стратегий позиционирования и продвижения товара, в коротком и длительном периодах;
• технологию – сочетание маркетинговых и стратегических методов.

Потенциальная доля рынка: для нашего агентства она составляет около 10% от потенциальной емкости рынка информационных и консалтинговых услуг.

Необходимость в разработке товарного знака и символики агентства, которые будут привлекать внимание клиентов, т.е. продумать создание фирменного стиля.

В течение трех лет работы мы должны:

• освоить рынок новой недвижимости;
• создать собственный раздел статистических исследований;
• создать свой отдел рекламы;
• начать применение новых технологий.

 

Стратегический план деятельности

2 недели: разработка рекламы, начало создания базы данных о рынке недвижимости в России, подключение к Интернет, начало работы по заказам клиентов.

4 недель: активизация рекламы в печатных изданиях, посещение выставок, выполнение заказов, продолжение создания баз данных.

8 недель: работа по заказам клиентов, начало работы по созданию собственной панели (определение первоначальной объема выборки).

12 недели: заказы, начало формирования панели.

1 год: расширение агентства, привлечение 2 – 8 новых специалистов, начало исследований новых рынков, внедрение новых методов в анализе эффективности деятельности.