Деловое общение

состав рабочей группы.

 

28.Документационное обеспечение делового общения.

 

Деловая корреспонденция  редко охватывает несколько тем. Если всё же в письме нужно охватить несколько вопросов, то их желательно отделить один от другого визуально, то есть пронумеровать.

Наилучший вариант - когда  деловое письмо содержит ответ на какой-либо один вопрос или однородную информацию. В этом случае письмо получается точным и сжатым.

Само письмо начинается с  точного повторения в левом верхнем  углу адреса, написанного на конверте.

С правой стороны пишут  дату отправления письма - день, месяц  и год полностью. Ещё ниже - обращение, с левой стороны. Начинается оно  с той же вежливой формы, которая  использовалась перед фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно  указывать без инициалов.

Следующие несколько строк  посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведётся  каким-либо конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне  Ваш». В случае рассылки рекламной  корреспонденции и др. писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют  название отдела, в который адресовано письмо. Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но проставлять  в адресе оборот: «Генеральному директору», без указания его фамилии и  инициалов.

Завершить письмо нужно также  вежливой формулировкой. В зависимости  от цели письма формулировку изменяют.

При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или  запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».

После окончания письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают  должность и название фирмы. Если письмо рекламного характера, то фамилия  и подпись необязательны.

Общее правило для любой  корреспонденции - письмо должно свободно помещаться в конверт.

На любой корреспонденции  проставляют обратный адрес.

Корреспонденции, как поздравление человека, кого Вы хорошо знаете, выражение  соболезнования, благодарственные письма лучше писать от руки.

Перед отправкой письма проверьте  орфографию.

Не стоит начинать письмо с местоимения «Я».

Постскриптум (P.S.) выносят вниз, после подписи. Ниже постскриптума ставят свою подпись или инициалы.

Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать  телеграмму.

Любое письмо, доверенное Вам, требует немедленного ответа. Если Вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это  сразу же.

На поздравления отвечают коротко.

Если возникла необходимость  принести извинения в письме, то его пишут от руки. Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Соболезнования пишут  от руки. Если такой возможности  нет, лучше послать телеграмму.

Общее правило для любой  корреспонденции - с левого края бумаги донизу оставляют свободное поле одинаковой ширины.

При отправке факсов самое  главное требование - краткость. Необходимо тщательно сформулировать предложения, проверить, не повторяется ли дважды одна и та же мысль.

Наилучший вариант факса - когда он помещается на одном листе  машинописного формата.

Не стоит посылать факс два раза подряд, лучше ещё раз  созвониться и поинтересоваться, нормально ли прошла копия.

Для того, чтобы послать  факс, необходимо:

Подготовить документы, которые  вы будете отсылать. Документы должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты.

Указать номер своего факса  для того, чтобы с Вами могли  связаться.

Проставить номер факса  своего партнёра, название города и  его код, название фирмы и обязательно  фамилию, и имя адресата.

На бумагах, которые являются официальными, должны стоять печать и  подпись ответственного лица.

 

31.Исследование динамики духовных ценностей личности и общества в процессе исторического развития.

 

Духовная жизнь — относительно самостоятельная область общественной жизни, основу которой составляют специфические  виды духовной деятельности и общественных отношений, ее регулирующих.

 Структура духовной  жизни общества включает общественное  сознание как содержательную  сторону, а также общественные  отношения и институты, которые  определяют порядок и условия  его функционирования.

 Духовная жизнь общества  обязательно должна включать  в себя право человека на  духовную, свободу, на реализацию  своих способностей, удовлетворение  духовных потребностей. Духовная  жизнь общества должна охраняться  законом.

 Духовная культура  — часть общей системы культуры, включающая духовную деятельность  и ее продукты. Духовная культура  включает в себя нравственность, воспитание; просвещение, право,  философию, этику, эстетику, науку,  искусство, литературу, мифологию,  религию и другие духовные  ценности. Духовная культура характеризует  внутреннее богатство человека, степень его развитости.

 Элементами духовной  культуры общества являются произведения  искусства, философские, этические,  политические учения, научные знания, религиозные идеи и т. п.  Вне духовной жизни, помимо  сознательной деятельности людей  культура вообще не существует, так как ни один предмет  не может быть включен в  человеческую практику без осмысления, без посредства каких-либо духовных  компонентов: знаний, навыков, специально  подготовленного восприятия. Ни  один предмет материальной культуры  не может быть создан без  сочетания действий "исполняющей  руки" и "мыслящей головы". При помощи одной только руки люди никогда не создали бы паровой машины, если бы вместе и наряду с рукой и отчасти благодаря ей не развивался и мозг человека.

 Духовная культура  формирует личность — ее мировоззрение,  взгляды, установки, ценностные  ориентации. Благодаря ей могут  транслироваться знания, умения, навыки, художественные модели мира, идеи  и т. д. от индивида к индивиду, от поколения к поколению. Именно  поэтому чрезвычайно важна преемственность  в развитии духовной культуры.

 Духовный мир человека  — это социальная деятельность  людей, направленная на создание, усвоение, сохранение, распространение  культурных ценностей общества.

 Духовные люди черпают  свои главные радости в творчестве, в познании, в бескорыстной любви  к другим людям, они стремятся  к самосовершенствованию, переживают  высшие ценности как нечто  священное для себя. Это не  означает, что они отказываются  от обычных житейских радостей  и материальных благ, но эти  радости и блага для них  не самоценны, а лишь выступают  условием достижения иных, духовных  благ.

 Духовность — это  одухотворенность, идеальные, религиозные,  нравственные аспекты миропонимания.

 Бездуховность, — это отсутствие высоких гражданских, культурно-нравственных качеств, эстетических потребностей, преобладание чисто биологических инстинктов.

 Причины духовности  и бездуховности кроются в характере семейного и общественного воспитания, системе ценностных ориентаций личности; экономической, политической, культурной ситуации в той или иной стране. Если бездуховность становится массовой, если людям становятся безразличны такие понятия, как честь, совесть, личное достоинство, то у такого народа нет шансов занять достойное место в мире.

 

35.Анализ влияния этических ценностей в деловой деятельности.

 

Закладывание ценностей  организации в основу структуры  обучения может оказывать серьезное  влияние на коллективную производительность.

Некоторые эксперты в области  менеджмента сформулировали фразу, ставшую более эфемерной, чем  реалистичной: «сначала -- дела, потом -- слова». Она означает, что руководство (в частности, высшее руководство) должно моделировать поведение, ожидаемое  им от других. Но как часто это  происходит и, что более важно, работает ли это?

Обучение и развитие может  являться тем средством, которое  способствует формированию общего понимания  и превращает корпоративные ценности в практическое повседневное поведение. Немногие организации тратят время  и усилия на формирование для обучения в области управления такой прочной  основы, как корпоративные ценности.

У всех организаций есть ценности, будь они гласными или  нет. Перед принятием решения  об использовании ценностей в  качестве основы процесса обучения в  организации важно получить некоторое  представление о том, что они  из себя представляют. Можно разделить  ценности на два типа:

- деловые ценности;

- человеческие ценности.

Деловые ценности направлены на внешний мир, например, «высокое качество продукции» и «превосходное  обслуживание клиентов». Человеческие ценности направлены на внутренний мир, например, «доверие людям» и «доверие там, где нужно». Когда деловые  ценности и человеческие ценности находятся  в гармонии, организация процветает. Если эти ценности не синхронизированы, обучение и образование (будучи достаточно значимыми) не будет эффективным  в течение длительного срока./5/

Для того, чтобы руководители развивали необходимые навыки управления, необходимо спланировать обучение в  четыре фазы:

1). Определение личных  ценностей каждого руководителя.

Для этого людям нужно  определить, когда (за всю карьеру  до текущего момента) они были больше всего удовлетворены, мотивированы и ценимы на работе. Каким ценностям  удовлетворяет данная роль? Она позволяет  руководителю сформулировать, возможно, впервые, ценности, которых он по существу придерживается и часто использует в качестве основы для принятия решений.

2). Используя личные ценности  в качестве базы, руководители  разрабатывают сценарий собственной  идеальной организации.

В ходе второй фазы от менеджеров, сначала по отдельности, а потом  в командах, требуется описать  идеальную, с их точки зрения, организацию. На что она похожа? Как она функционирует? В чем ее ценность?

3). Руководители оценивают  собственную организацию по сравнению  с их идеальной организацией.

В ходе третьей фазы руководители оценивают собственную организацию  по сравнению с их идеальной организацией. Что мешает моей организации быть больше похожей на идеал? Что делает мою организацию похожей на идеал? Составление списка помех и способствующих факторов помогает менеджерам увидеть, как личные ценности могут относиться к ценностям их организации.

4). Руководители разрабатывают  стратегии для продвижения к  идеалу, как в персональном, так  и в организационном плане.

Заключительная фаза заключается  в разработке стратегий для преобразования общих ценностей в повседневные действия. Сюда также должны входить  некоторые персональные и регулярные действия типа «сначала -- дела, потом -- слова» для каждого руководителя.

Одним из наиболее эффективных  способов реализации этого является повторение вышеупомянутого четырехфазного подхода к обучению руководителей  для менеджеров и сотрудников  на каждом уровне во всей организации. Каждый менеджер ведет свою команду  к оценке основных ценностей и  определению того, как преобразовать  их для применения в соответствующем  поле деятельности. Старшие менеджеры  на стратегическом уровне организации (руководители отдела маркетинга, качества, HR, финансового отдела, производственного  отдела, IT, научно-исследовательского отдела и т.д.), должны использовать этот процесс для разработки политик, применяющихся в подведомственных им областях в масштабах всей организации. На локальном уровне менеджеры должны использовать данный процесс для  разработки планов повседневных действий для воплощения ценностей на практике.

Таким образом, построение обучения руководителей на прочной основе корпоративных ценностей способно преобразовать риторику в действие таким образом, чтобы руководство  на всех уровнях реализовывалось  согласно принципу «делай, как я».

этический ценность управление требование

 

40.Понятие конфликтных, кризисных, экстремальных ситуаций.

 

Причина возникновения конфликтов кроется, прежде всего в том, что  каждый сотрудник обладает собственными целями, стремлениями и интересами, так же как и организация. При  этом достижение индивидуальных целей  приходится увязывать и согласовывать  с целями всей организации (особенно, если организация корпоративная). В  процессе достижения целей организации  и решения индивидуальных задач  сотрудниками между ними могут возникать  конфликты.

Расстройство интересов одной  стороны часто вызывается применений власти другой стороной. Непризнание  власти является одной из важнейших  черт конфликта. Например, руководитель сообщает сотруднику о необходимости  выйти на работу в выходной день, чем нарушает его планы. Если подчиненный  не выполнит данное ему распоряжение, может сложиться ситуация, негативно влияющая на эффективность совместной Деятельности, что и приведет к возникновению конфликта.

Сильный конфликт сопровождается, как  правило, развитием стресса у  его участников, снижением уровня сплоченности и единства в коллективе, разрушением коммуникационной сети и пр.

Причины возникновения конфликтов. В самом общем виде эти причины  можно разделить на три группы:

- возникающие и процессе труда;

- вызываемые психологическими особенностями человеческих взаимоотношений;

- обусловленные личностными особенностями сотрудников организации.

Главным источником возникновения  конфликтных ситуаций для многих организаций являются причины, порожденные  трудовым процессом. Среди них следует  назвать факторы, препятствующие выполнению людьми своих обязанностей. Например, непосредственная взаимосвязь работников, негативно влияющих друг на друга  в технологической цепочке; невыполнение функциональных обязанностей в системе  «руководитель -- подчиненный», которое  не обеспечивает надлежащие условия  для успешной деятельности подчиненных  и др. Конфликты в процессе трудовой деятельности вызываются также факторами, препятствующими достижению таких  целей, как высокий заработок, благоприятные  условия труда и отдыха. Например, нерешенность организационных вопросов, при которой нарушается система  распределения ресурсов; взаимосвязь  людей, при которой заработок  одних зависит от эффективной  работы других.

Наконец, конфликты нередко бывают порождены несоответствием поступков  одного из сотрудников принятым в  коллективе нормам и жизненным ценностям. Например, несовпадение ожиданий подчиненных  относительно поведения своего руководителя при распределении полномочий или  вознаграждении по итогам работы.